Offertanfragen & Einkaufsbestellungen

Eine Offertanfrage erkundigt sich beim Lieferanten nach dem Preis. Eine Einkaufsbestellung verpflichtet zum Kauf. Wie auf der Debitorenseite wird dabei nichts gebucht — in Ihre Bücher gelangt erst die Kreditorenrechnung.

Öffnen Sie Aufträge & Offerten → Buchungen → Offertanfrage oder Einkaufsbestellung (erfordert die Berechtigung Offertanfrage bzw. Einkaufsbestellung). Es ist dieselbe Maske wie bei den Offerten und Auftragsbestätigungen, nur an einen Lieferanten gerichtet: links erfassen, rechts das Dokument live sehen.

Die Kette#

Offertanfrage → Einkaufsbestellung → Kreditorenrechnung.

• In Auftrag umwandeln macht aus einer gespeicherten Offertanfrage eine Einkaufsbestellung, nummeriert aus Ihrem Nummernkreis für Einkaufsbestellungen; die Offertanfrage wird abgeschlossen.
• Rechnung erstellen öffnet die Kreditorenrechnung vorausgefüllt — auch direkt aus einer Offertanfrage, wenn sich eine Einkaufsbestellung nicht lohnt. Gebucht wird erst dort; mit dem Buchen wird das Ausgangsdokument geschlossen und die entstandene Rechnung festgehalten.

Umwandeln können Sie auch aus den Berichten: Zeilen ankreuzen und die Schaltflächen über der Liste verwenden — In Auftrag umwandeln verarbeitet beliebig viele Offertanfragen aufs Mal, Rechnung erstellen genau ein Dokument. Angezeigt wird nur, wozu Sie berechtigt sind.

Unterschiede zur Debitorenseite#

• Kein E-Mail-Versand. Lieferantendokumente lassen sich drucken und herunterladen, neoo versendet sie aber nicht. Einkaufsbestellungen laufen üblicherweise über das Portal des Lieferanten oder das Postfach des Einkaufs.
• Das Dokument ist an den Lieferanten adressiert und zeigt die Lieferantennummer statt einer Kundennummer.

Alles Übrige — Positionen samt Detailfeldern, Rabatte, MWST-inbegriffen-Preise, Notizen, Umsortieren, Live-Vorschau — verhält sich genau wie auf der Debitorenseite.

Layout#

Das Schieberegler-Symbol in der Vorschau öffnet den Layout-Editor, begrenzt auf das geöffnete Dokument: die Vorlage der Offertanfrage oder der Einkaufsbestellung. Der Rahmen gilt für alle Dokumente Ihres Unternehmens — eine Einkaufsbestellung trägt also dasselbe Briefpapier wie eine Rechnung. Siehe Rechnungslayout & Texte.

Wiederfinden#

Aufträge & Offerten → Berichte → Offertanfrageberichte und Einkaufsbestellberichte öffnen sich ohne Suchen auf Ihren offenen Dokumenten — mit demselben Suchfeld, Filter-Bereich, Spalten-Wähler, der Zeilenauswahl und den Kontrollkästchen Offen / Abgeschlossen wie auf der Debitorenseite.