Benutzer in einen Mandanten einladen
Eine Kollegin oder einen Kollegen in Ihre Buchhaltung zu holen, braucht eine einzige Einladung: Sie legen fest, wie viel die Person administrieren darf (die Zugriffsebene) und womit sie im Alltag arbeitet (ihre Rolle), und sie nimmt die Einladung auf ihrer eigenen Startseite an. Keine geteilten Passwörter, keine manuelle Kontoeinrichtung.
Nur der Eigentümer des Mandanten und Benutzer mit der Zugriffsebene Admin können Personen einladen und Zugriffe verwalten.
Eine Einladung senden
Klicken Sie auf der Startseite auf das Symbol Benutzer einladen neben der Benutzerzahl des Mandanten (oder verwenden Sie die Schaltfläche Benutzer einladen unter Datensatz verwalten).
| Feld | Was einzutragen ist |
|---|---|
| E-Mail-Adresse | Die Adresse, mit der sich die Person bei neoo anmeldet (oder anmelden wird) |
| Zugriffsebene | Admin oder Benutzer – siehe unten |
| Rolle | Optional, aber für die Ebene Benutzer empfohlen: das Berechtigungsset, mit dem die Person arbeitet. Jeder Benutzer hat genau eine Rolle. |
| Arbeitsstationen | Optional, sichtbar wenn der Mandant Arbeitsstationen verwendet: die Freigabestationen, auf denen die Person arbeiten soll. Die Zuweisung erfolgt automatisch, sobald sie die Einladung annimmt – kein separater Schritt nach der Registrierung. |
Klicken Sie auf Einladung senden. Bis zur Annahme erscheint die Einladung unter Datensatz verwalten → Einladungen, wo Einladung zurückziehen sie zurücknimmt.
Richten Sie Ihre Rollen ein, bevor Sie einladen – so startet jeder neue Benutzer vom ersten Tag an mit den richtigen Berechtigungen. Siehe Benutzer & Rollen.
Eine Einladung annehmen
Die eingeladene Person erhält umgehend eine E-Mail. Nutzt sie neoo bereits, führt die E-Mail zur Anmeldung; hat sie noch kein Konto, enthält sie einen Link, um eines zu erstellen – Sie können also eine externe Treuhänderin oder einen neuen Mitarbeiter einladen, ohne dass die Person etwas vorbereiten muss.
Nach der Anmeldung findet sie die Einladung in der Karte Ausstehende Einladungen auf ihrer eigenen Startseite. Akzeptieren fügt Ihre Firma ihrer Mandantenliste hinzu; Ablehnen verwirft sie.
Zugriffsebene vs. Rolle
Die beiden Einstellungen beantworten unterschiedliche Fragen:
| Beantwortet | Werte | |
|---|---|---|
| Zugriffsebene | Wer darf die Firma administrieren? | Eigentümer – wer den Mandanten erstellt hat; volle Kontrolle, nicht änderbar. Admin – Vollzugriff, verwaltet Benutzer, Rollen und Einstellungen. Benutzer – arbeitet innerhalb der Grenzen der eigenen Rolle. |
| Rolle | Welche Seiten und Aktionen kann diese Person nutzen? | Ein benanntes Berechtigungsset, das Sie pro Mandant definieren – «Buchhaltung», «Freigeber» und so weiter. Menüeinträge, für die eine Rolle keine Berechtigung hat, bleiben ausgeblendet – Benutzer sehen nur, was sie betrifft. |
Admins brauchen keine Rolle, um alles zu dürfen; für die Ebene Benutzer ist die Rolle das, was die Anwendung öffnet (und begrenzt). Rollen werden unter Datensatz verwalten → Rollen erstellt und bearbeitet – die Details stehen in Benutzer & Rollen.
Zugriff später ändern oder entziehen
Öffnen Sie Datensatz verwalten → Benutzer:
- Benutzerzugriff bearbeiten – stufen Sie eine Person zwischen Admin und Benutzer um, oder geben Sie ihr eine andere Rolle. Der Zugriff des Eigentümers kann nicht geändert werden.
- Zugriff entfernen – nimmt die Firma von der Startseite der Person. Ihr neoo-Konto selbst bleibt unangetastet, und sie behält den Zugriff auf alle anderen Mandanten.