E-Mail-Benachrichtigungen
Sie müssen sich nicht einloggen, nur um zu sehen, ob etwas Ihre Aufmerksamkeit braucht. E-Mail-Benachrichtigungen senden Ihnen (oder wem immer Sie möchten) geplante Zusammenfassungen der Dinge, die es zu beobachten lohnt — Rechnungen in der Freigabe, Zahlungen, die an die Bank gingen, Rechnungen, die bezahlt wurden, noch offene Forderungen, Auslagen vor dem Entscheid — im Rhythmus Ihrer Wahl.
Öffnen Sie Cockpit → E-Mail-Benachrichtigungen, um Ihre Abonnemente zu verwalten (erfordert die Berechtigung für Benachrichtigungen).
Was Sie abonnieren können
| Abonnement | Inhalt der E-Mail |
|---|---|
| Ausstehende Rechnungen in Stationen | Buchungen, die auf Ihren Arbeitsstationen auf Genehmigung warten — siehe Freigaben. Sie wählen die zu beobachtenden Stationen, und Benachrichtigen bei grenzt den Typ ein: Alle Typen, nur Kreditoren (Lieferanten), nur Debitoren (Kunden) oder nur weitere Dokumente. |
| Zahlungen hochgeladen | Jede Zahlung, die seit der letzten E-Mail aus Bankzahlungen an die Bank gesendet wurde — stellen Sie das Abonnement auf Täglich, damit die Person, die im E-Banking freigibt, zeitnah erfährt, dass ein Stapel wartet. |
| Bezahlte Rechnungen | Kundenrechnungen, auf die seit der letzten Zusammenfassung eine Zahlung eingegangen ist — das Gegenstück zu «Unbezahlte Forderungen» für die Geldeingänge. |
| Unbezahlte Forderungen | Eine regelmässige Übersicht der offenen Kundenrechnungen — eine ständige Erinnerung daran, wer Ihnen noch etwas schuldet. |
| Auslagen zur Genehmigung ausstehend | Alles, was unter Auslagen verwalten auf einen Entscheid wartet. Erfordert die Berechtigung zum Verwalten von Auslagen. |
Zeitplanung
Jedes Abonnement läuft nach eigenem Zeitplan, sodass eine dringende Meldung und eine Wochenübersicht nebeneinander bestehen können:
- Täglich — jeden Tag.
- Wöchentlich — wählen Sie die Wochentage (etwa Montag und Donnerstag).
- Monatlich — wählen Sie die Kalendertage, inklusive letzter Tag für eine verlässliche Zusammenfassung zum Monatsende.
Zu jedem Zeitplan gehört auch eine Uhrzeit, damit die Übersicht dann eintrifft, wenn Sie Ihre Mails tatsächlich lesen — offene Forderungen zum Beispiel jeden Montag um 08:00, Zahlungsübersichten täglich.
Ein neues Abonnement versendet seine erste E-Mail sofort — an Ihre eigene Konto-Adresse und nur, wenn es bereits etwas zu berichten gibt —, so können Sie den Inhalt prüfen, ohne auf den Zeitplan zu warten. Danach geht eine E-Mail nur hinaus, wenn es etwas zu berichten gibt: Ein Lauf ohne Neuigkeiten wird übersprungen, weshalb eine ruhige Woche keine Übersicht ergibt. Die Abonnementsliste zeigt zu jedem Abonnement Zuletzt gesendet, und Verlauf öffnet alle Läufe mit Status und Anzahl der enthaltenen Einträge.
Empfänger und Sprache
Standardmässig geht die E-Mail an Ihre eigene Konto-Adresse. Sie können stattdessen einen eigenen Empfänger festlegen — nützlich, wenn die Zusammenfassung an ein gemeinsames Postfach oder eine externe Buchhaltung gehen soll — und CC- sowie BCC-Adressen ergänzen (jeweils mehrere möglich). Die E-Mails werden in Ihrer eigenen Kontosprache verfasst; auch ein selbst festgelegter Empfänger erhält sie in dieser Sprache, da es keine Spracheinstellung pro Empfänger gibt.
Berechtigungen
Abonnemente folgen Ihren Berechtigungen: Sie können nur eine Benachrichtigung einrichten, deren zugrunde liegende Daten Sie sehen dürfen — «Auslagen zur Genehmigung ausstehend» etwa braucht die Berechtigung zum Verwalten von Auslagen.
Wird eine Berechtigung später entzogen, stoppen die entsprechenden E-Mails automatisch. Eine Benachrichtigung wird nie zur Hintertür zu Daten, die ihr Empfänger nicht mehr sehen darf.