Daten importieren

Niemand möchte fünf Jahre Historie neu abtippen. Das Menü Importieren übernimmt, was Sie bereits in einer Tabelle haben — Kunden, Lieferanten, Rechnungen, Eröffnungssaldi — und lädt es als Ganzes. Beim Start ist es das Erste, was Sie tun; danach bleibt es für gelegentliche Stapel nützlich.

Eines vorweg: Es gibt keine Datei zum Hochladen. Sie kopieren die Spalten aus Ihrer Tabelle und fügen sie in ein Raster auf der Seite ein. Das klingt nach Behelf, ist aber keiner — Sie können einen Wert korrigieren, einen Block neu einfügen und prüfen, was Sie gleich laden, alles bevor etwas geschrieben wird.

Lassen Sie sich beim ersten Mal Zeit. Ein Import lässt sich nicht rückgängig machen, und die Reihenfolge zählt mehr als alles andere auf dieser Seite.

Das muss vorher stehen — in dieser Reihenfolge#

Der Import prüft jeden Wert gegen bereits vorhandene Daten. In falscher Reihenfolge geladen, scheitert jede Zeile an einem Bezug, den es noch nicht gibt.

1. Kontenplan, Steuern und Währungen — jede Kontonummer und jeder Währungscode wird dagegen geprüft. Vorher lässt sich nichts anderes importieren.
2. Kunden und Lieferanten — Rechnungen verweisen über deren Nummer auf sie.
3. Dienstleistungen — Rechnungspositionen verweisen über die Artikelnummer auf sie, und für den Katalog gibt es keinen Massenimport. Wenn Sie Rechnungen importieren wollen, müssen die darin verrechneten Dienstleistungen vorher von Hand angelegt sein.
4. Eröffnungssaldi als Hauptbuch-Import.
5. Rechnungen und Buchungen zuletzt.

Abteilungen und Projekte müssen ebenfalls existieren, wenn Sie darauf verweisen. Der Hauptbuch-Import meldet eine ungültige Projektnummer; überall sonst wird eine unbekannte Abteilung oder ein unbekanntes Projekt stillschweigend verworfen statt gemeldet.

Die Masken#

Alles liegt unter Importieren, und jeder Eintrag ist dasselbe Raster mit anderen Spalten:

Bank- und Kartenauszüge stehen ebenfalls in diesem Menü, funktionieren aber völlig anders — siehe CAMT-Import und Kartenauszüge.

Bei den Berechtigungen lauert eine Falle. Jede Maske braucht ihre eigene Berechtigung (import.customer und so weiter) — aber jede Maske braucht zusätzlich die Berechtigung für den Hauptbuch-Import, um die Konten und Währungen zu laden, gegen die sie prüft; mit nur der eigenen Berechtigung kann eine Maske nichts validieren und lehnt jede Zeile ab. Fürs eigentliche Buchen braucht es eine dritte: die Berechtigung, diesen Datensatztyp auf dem normalen Weg anzulegen — Kunde erfassen / Lieferant erfassen, Ausgangsrechnung / Kreditorenrechnung, Kundenbuchung / Lieferantentransaktion. Einzig der Hauptbuch-Import kommt mit seiner Import-Berechtigung allein aus. Scheitert der Import bei einer Kollegin und klappt bei Ihnen, ist das der Grund — vergeben Sie alle drei.

So funktioniert das Raster#

Spalten wählen, Zeilen einfügen, prüfen, buchen.

Spalten auswählen bestimmt, was das Raster zeigt. Pflichtspalten sind immer gesetzt und lassen sich nicht abwählen. Standardspalten gibt Ihnen den üblichen Satz, Nur Erforderliche das Minimum, Alle auswählen zeigt alles Verfügbare. Haken Sie die Spalten an, die zu Ihrer Tabelle passen, in der Reihenfolge, in der Sie einfügen wollen.

Kopieren Sie dann den passenden Block aus Ihrer Tabelle und fügen Sie ihn ins Raster ein. Es startet mit 50 leeren Zeilen; Zeilen hinzufügen zusammen mit Zeilen einfügen gibt Ihnen mehr.

Daten validieren prüft alles, ohne irgendetwas zu senden. Fehlerhafte Zellen werden markiert und die Probleme aufgelistet. Das ist ein echter Trockenlauf — nutzen Sie ihn, so oft Sie wollen.

Daten importieren validiert erneut und sendet nicht, solange noch etwas falsch ist. Ein «gute Zeilen importieren, schlechte überspringen» gibt es nicht — Sie korrigieren, bis es sauber ist, dann geht es raus.

Eine abgewählte Spalte wird nicht geprüft. Blenden Sie eine Spalte aus, in der ein Problem steckte, wird das Problem nicht mehr gemeldet — verschwunden ist es damit nicht.

Einige Tastenkürzel sparen viel Tipparbeit. Alle nutzen Ctrl + Shift und wirken auf die gewählte Zelle. N und T schreiben direkt in die Zelle; die übrigen öffnen eine durchsuchbare Auswahl unter dem Raster, und der Wert landet in der Zelle, sobald Sie ihn wählen:

Es erscheinen nur die Auswahlen, die zur jeweiligen Maske passen — Dienstleistungen auf den Rechnungsmasken, Zeilen- und Zahlungskonten auf den Buchungsmasken.

Was in die Spalten gehört#

Pflichtspalten lassen sich nicht abwählen; alles andere ist Ihre Wahl.

Hauptbuch — Pflicht: Referenz, Buchungsdatum, Währung, Konto-Nr., Soll, Haben. Häufig genutzt: Abteilung, Beschreibung, Quelle, Memo. Ebenfalls verfügbar: Notizen, Wechselkurs, Projektnummer, Steuerkonto, Steuerbetrag.

Alle Zeilen mit derselben Referenz werden ein Buchungssatz, und jede Gruppe muss aufgehen — Soll gleich Haben — sonst nennt die Validierung die Referenz und die Differenz. Genau so laden Sie Eröffnungssaldi: eine Referenz, eine Zeile pro Konto.

Kunden / Lieferanten — Pflicht: Kundennummer (bzw. Lieferantennummer), Name, Währung, Startdatum. Dazu die üblichen Stammdaten: Kontakt, Strassenname, Hausnummer, Ort, PLZ, Land, Telefon, E-Mail, Zahlungsbedingungen, Rabatt, Kreditlimite, Steuernummer und unter Alle auswählen weitere, inklusive Bankverbindung und zweiter Adresszeile.

Strassenname und Hausnummer sind bewusst getrennt. Schweizer Zahlungsstandards verlangen eine strukturierte Adresse — die Hausnummer in einem eigenen Feld — für QR-Rechnungen und Zahlungsdateien. Steht in Ihrer Tabelle «Bahnhofstrasse 12» in einer Spalte, trennen Sie sie vor dem Einfügen, sonst fehlt in jeder Zahlungsdatei für diesen Lieferanten die Hausnummer.

Ausgangsrechnung / Kreditorenrechnung — Pflicht: Kundennummer (bzw. Lieferantennummer), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, Konto, Artikelnummer, Artikelbeschreibung, Menge, Preis. Optional: Beschreibung, Inklusive MWST, Rabatt, Einheit, und unter Alle auswählen etwa Wechselkurs, Auftragsnummer und Abteilung.

Kundenbuchungen / Lieferantentransaktionen — Pflicht: Kundennummer (bzw. Lieferantennummer), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, Konto, Zeilenbeschreibung, Zeilenbetrag, Zeilenkonto. Nutzen Sie das, wenn der Beleg direkt auf Konten bucht und kein Katalogartikel im Spiel ist.

Eine Zahlung lässt sich zusammen mit einer Buchung importieren, aber nur wenn Zahlungsdatum, Zahlungsbetrag und Zahlungskonto alle drei gefüllt sind. Fehlt eines, wird keine Zahlung erfasst — stillschweigend.

Formate, über die man stolpert#

• Zahlen. Schweizer Schreibweise funktioniert: 1'250.00 wird als 1250 gelesen. Aber 1.250 im Sinne von eintausendzweihundertfünfzig wird als 1.25 gelesen — das letzte Trennzeichen gilt als Dezimalpunkt. Unlesbares wird zu 0 statt zu einem Fehler, und das ist der gefährliche Teil. Exportieren Sie Ihre Tabelle mit einfachen Zahlen.
• Daten. tt.mm.jjjj ist die sichere Wahl. Mehrere Formate werden akzeptiert, aber Tag-zuerst wird vor Monat-zuerst versucht: 03/04/2026 ist der 3. April, nicht der 4. März.
• Währung muss aus genau drei Buchstaben bestehen und bereits existieren. Jede Währung ausser Ihrer Basiswährung braucht einen Wechselkurs. Der Hauptbuch-Import erzwingt das — ein leerer Kurs ist ein Validierungsfehler, solange die Spalte eingeblendet ist. Die Rechnungs- und Buchungsimporte prüfen ihn dagegen nicht, und eine ausgeblendete Spalte wird nie geprüft: Dort wird ein leerer Kurs stillschweigend zu 1.0 — bei einer Fremdwährung fast nie das, was Sie wollen.
• Inklusive MWST akzeptiert nur 1 oder true. Alles andere heisst «nicht inklusive».
• Umlaute und Akzente sind unproblematisch.

Erneut importieren — und was bleibt#

Kunden werden über ihre Nummer zugeordnet. Fügen Sie eine bereits vorhandene Kundennummer ein, wird dieser Datensatz aktualisiert; eine neue Nummer legt einen neuen Kunden an. Damit lässt sich eine korrigierte Datei gefahrlos erneut importieren — es entstehen keine Dubletten.

Lieferanten werden nur aktualisiert. Die Maske Lieferanten prüft jede Lieferantennummer gegen Ihre bestehenden Lieferanten und weist unbekannte schon bei der Validierung ab — neue Lieferanten kann sie also nicht anlegen. Legen Sie diese zuerst unter Lieferanten → Buchungen → Lieferant erfassen an und füllen Sie den Rest anschliessend per Import. Der erneute Import eines bestehenden Lieferanten aktualisiert ihn, genau wie bei einem Kunden.

Rechnungen, Buchungen und Hauptbuchsätze werden über nichts zugeordnet. Importieren Sie dieselbe Datei zweimal, haben Sie alles doppelt. Hat ein Import nur halb funktioniert, prüfen Sie erst, was tatsächlich angekommen ist, bevor Sie ihn erneut starten.

Es gibt kein Rückgängig. Kein Zurückrollen, kein «diesen Import stornieren». Einen fehlerhaften Import zu korrigieren heisst, die Datensätze einzeln zu löschen — was Periodensperre und Löscheinstellungen unter Umständen gar nicht zulassen. Siehe Bücher abschliessen.

Also: Importieren Sie zuerst eine Handvoll Zeilen. Schauen Sie sich an, was daraus geworden ist — öffnen Sie einen Kunden, eine Rechnung im Hauptbuch-Journal. Fügen Sie dann den Rest ein.

Wenn etwas scheitert#

Gelingt jede Zeile, leert sich das Raster und Sie erhalten die Erfolgsmeldung.

Scheitert etwas, bleiben Ihre Zeilen im Raster stehen, damit Sie sie korrigieren können, und Sie erfahren, wie viele gelungen sind, wie viele gescheitert und woran jede einzelne gescheitert ist. (Eine Ausnahme: Scheitert bei einem Hauptbuch-Import jeder Buchungssatz, erscheint nur eine allgemeine Fehlermeldung und Daten importieren wird ausgegraut — mit Daten validieren sehen Sie die einzelnen Probleme.) Die gelungenen Zeilen sind bereits gespeichert — korrigieren Sie also die Fehler und senden Sie nur diese erneut. Bei Kunden und Lieferanten ist auch das erneute Senden der ganzen Datei unbedenklich, da vorhandene Nummern aktualisiert statt verdoppelt werden.

Zeilen werden einzeln verarbeitet, nicht alles-oder-nichts — ein Teilimport ist also ein normales Ergebnis und kein kaputter Zustand. Grosse Dateien laufen in einer einzigen Anfrage; teilen Sie eine sehr lange Historie deshalb lieber in Blöcke von einigen tausend Zeilen, statt alles auf einmal einzufügen.