Rechnungen konsolidieren
Hat ein Kunde mehrere offene Rechnungen, können Sie diese zu einer einzigen Rechnung zusammenführen — das macht das Bezahlen für den Kunden einfacher und die Nachverfolgung für Sie übersichtlicher. Öffnen Sie Kunden → Stapel → Rechnungen konsolidieren.
Rechnungen eines Kunden konsolidieren
Die Seite listet gebuchte Ausgangsrechnungen mit offenem Saldo auf, gruppiert nach Währung und Kunde. Teilweise bezahlte Rechnungen sind enthalten — ihre Zahlungen werden auf die konsolidierte Rechnung übernommen. Fehlt eine Rechnung, die Sie erwarten, liegt ihr Datum in einer gesperrten Periode, sie ist zurückgestellt, oder sie wurde als Kundenbuchung statt als Ausgangsrechnung erfasst.
Haken Sie die zusammenzuführenden Rechnungen an — das Kontrollkästchen in der Gruppenkopfzeile wählt alle Rechnungen dieses Kunden auf einmal aus —, klicken Sie dann auf Ausgewählte konsolidieren und bestätigen Sie.
Eine Zusammenführung braucht mindestens zwei Rechnungen desselben Kunden in derselben Währung; ein Kunde mit nur einer ausgewählten Rechnung bleibt unangetastet. Sie können mehrere Kunden in einem Durchgang verarbeiten — jeder erhält seine eigene konsolidierte Rechnung.
Was mit den zusammengeführten Rechnungen geschieht
Innerhalb jeder Gruppe wird die zuerst ausgewählte Rechnung zur konsolidierten Rechnung und behält ihre Rechnungsnummer und ihr Datum — wählen Sie einen ganzen Kunden über das Gruppen-Kontrollkästchen aus, ist das die älteste Rechnung. Die Positionen und allfälligen Teilzahlungen der übrigen Rechnungen werden auf sie übertragen, und diese Rechnungen werden endgültig gelöscht. Ihre Beschreibungen und Notizen werden an den bestehenden Text der verbleibenden Rechnung angehängt — hat diese dort keinen Text, entfällt der Text der übrigen Rechnungen. Auftragsnummer und Abteilung der verbleibenden Rechnung werden geleert.
Die Konsolidierung lässt sich nicht rückgängig machen, und die Rechnungsnummern und Einzahlungsscheine der gelöschten Rechnungen verweisen nicht mehr auf eine offene Rechnung. Senden Sie dem Kunden die konsolidierte Rechnung, damit er auf die verbleibende Referenz bezahlt.