Wiederkehrende Rechnungen

neoo kann Rechnungen automatisch nach einem wiederkehrenden Zeitplan erstellen — täglich, wöchentlich oder monatlich —, damit Sie dieselbe Rechnung nicht jede Periode von Hand neu erfassen müssen. Sie richten die Rechnung einmal ein, definieren den Zeitplan, und neoo erledigt den Rest.

Öffnen Sie Kunden → Stapel → Wiederkehrende Rechnungen, um alle Ihre konfigurierten Zeitpläne zu sehen. Die Liste erfordert die Berechtigung Debitorenbuchungen; zum Erstellen oder Ändern eines Zeitplans ist zusätzlich die Berechtigung Ausgangsrechnung nötig.

Ihre Zeitpläne für wiederkehrende Rechnungen#

Die Liste zeigt alle aktiven und inaktiven wiederkehrenden Zeitpläne. Für jeden sehen Sie:

Aus der Liste heraus können Sie:

• Ausführungsverlauf — Jede Rechnung sehen, die dieser Zeitplan erstellt hat, ob sie erfolgreich war, und einen Link zur erstellten Rechnung.
• Bearbeiten — Die Rechnungsvorlage oder die Zeitplaneinstellungen anpassen.
• Pausieren / Fortsetzen — Den Zeitplan auf Inaktiv setzen, ohne ihn zu verlieren, und wieder zurück.
• Löschen — Den Zeitplan entfernen. Bereits erstellte Rechnungen sind nicht betroffen.

Eine wiederkehrende Rechnung einrichten#

Klicken Sie auf Wiederkehrende Rechnung erstellen. Es öffnet sich das gewohnte Formular der Ausgangsrechnung, in dem Sie Kunde, Positionen, Beschreibung und weitere Angaben genau wie bei einer einmaligen Rechnung ausfüllen. Im wiederkehrenden Modus gibt es ein paar Unterschiede:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum werden nicht ausgefüllt — jeder Lauf setzt sie automatisch. Die erzeugte Rechnung erhält die nächste Nummer aus Ihrem Rechnungsnummernkreis, ihr Rechnungsdatum ist der Tag ihrer Erstellung, und ihr Fälligkeitsdatum ergibt sich aus Fällig in (Tagen) des Zeitplans.
• Der Bereich Zahlungen fehlt — Zahlungen werden separat auf jeder erzeugten Rechnung erfasst.
• Unten erscheint ein Bereich Wiederkehrender Zeitplan, in dem Sie festlegen, wann die Rechnung laufen soll.

Klicken Sie zum Abschluss auf Wiederkehrende Rechnung speichern. Die erste Rechnung wird beim nächsten geplanten Lauf automatisch erstellt.

Dynamische Texte mit Datumsvariablen#

Die Felder Beschreibung, die Positionsbeschreibungen, Notizen und Interne Notizen akzeptieren Datumsvariablen, die bei jedem Lauf neu eingesetzt werden: {month}, {month-1}, {month+1} und {year}. Tippen Sie in einem dieser Felder {, um eine Variable aus einer Liste auszuwählen. Die Monatsnamen erscheinen in der Sprache des Kunden.

Eine Positionsbeschreibung wie Retainer {month} {year} wird beim Juli-Lauf beispielsweise als «Retainer Juli 2026» verschickt — Ihre Monatsrechnungen beschriften sich selbst, ganz ohne Nachbearbeitung.

Den Zeitplan konfigurieren#

Der Bereich Wiederkehrender Zeitplan legt fest, wann Rechnungen erstellt werden:

Bei wöchentlichen Zeitplänen wählen Sie einen oder mehrere Wochentage — Mo bis So. Bei monatlichen Zeitplänen wählen Sie ein oder mehrere Daten von 1 bis 31, oder Letzter für den letzten Tag des Monats, damit der Lauf unabhängig von der Monatslänge immer auf den letzten Tag fällt. Die Schnellwahl-Schaltflächen 1. & 15. und Letzter Tag machen gängige Einstellungen einfach. Mindestens ein Tag muss gewählt sein, bevor der Zeitplan gespeichert werden kann.

Die Rechnung automatisch per E-Mail senden#

Aktivieren Sie E-Mail senden, wenn Rechnung erstellt wird, damit neoo dem Kunden bei jeder erzeugten Rechnung automatisch eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang schickt. Die E-Mail geht an die Adresse im Feld An — oder, wenn dieses leer bleibt, an die im Kundenstamm hinterlegte E-Mail-Adresse.

Ist keine der beiden Adressen ausgefüllt, wird die Rechnung trotzdem erstellt, aber keine E-Mail verschickt — stellen Sie sicher, dass eine Adresse vorhanden ist, bevor Sie sich auf den automatischen Versand verlassen.

Beim Auswählen des Kunden wird das Feld Nachricht mit dessen Standard-Rechnungsnachricht in seiner Sprache vorausgefüllt; passen Sie den Text bei Bedarf an. Es unterstützt Nachrichtenvariablen wie Kundenname und Rechnungsnummer. Wenn Sie das Feld leeren, wird stattdessen ein kurzer Standardtext gesendet.

Änderungen vornehmen#

Klicken Sie bei einem Zeitplan auf Bearbeiten, um ihn wieder zu öffnen. Aktualisieren Sie die Rechnungsangaben oder die Zeitplaneinstellungen und klicken Sie dann auf Wiederkehrende Rechnung aktualisieren zum Speichern.

Änderungen wirken nur auf künftige Rechnungen — bereits Erstelltes bleibt unverändert.

Laufverlauf#

Klicken Sie bei einem Zeitplan auf Ausführungsverlauf, um das Protokoll vergangener Läufe zu sehen: