Kontenplan
Jede Buchung in neoo läuft über eines oder mehrere der hier definierten Konten. Damit ist der Kontenplan das eine Stück Einrichtung, auf das sich alles andere stützt. Beim Erstellen Ihres Mandanten wird ein vollständiger Kontenplan aus einer Vorlage eingerichtet; im Alltag geht es also meist um Feinschliff: ein Konto für eine neue Aufwandsart hinzufügen, ungenutzte Konten schliessen oder Konten mit Dashboard-Kategorien versehen. Ihre Konten prüfen und verwalten Sie unter System → Kontenplan → Kontenliste. (Die Liste sowie die Masken Konto erfassen, GIFI und Kategorien erfordern je eine eigene Kontenplan-Berechtigung — wem eine davon fehlt, dem wird der betreffende Menüeintrag schlicht nicht angezeigt.)
Der Kontenplan, mit dem Ihr Mandant gestartet ist
neoo liefert zwei Schweizer Kontenpläne mit, und jeder Mandant wird aus einem der beiden erstellt. Welcher es ist, ergibt sich daraus, wie Sie die MWST mit der Steuerverwaltung abrechnen — es ist keine Geschmacksfrage:
- NEO-Corporate-Effective — für die effektive Methode: Sie verrechnen MWST auf Ihren Verkäufen, ziehen die auf Ihren Einkäufen bezahlte Vorsteuer ab und zahlen die Differenz.
- NEO-Corporate-Saldo — für die Schweizer Saldo-Methode (Pauschalsatz): Sie stellen Ihrer Kundschaft weiterhin die normalen Sätze in Rechnung, rechnen aber zu einem reduzierten Pauschalsatz auf dem Umsatz ab und ziehen keine Vorsteuer ab.
Beide Kontenpläne teilen dieselbe Schweizer Struktur und Nummerierung, dieselben Währungen und dieselben MWST-Sätze — jeder führt aber nur die MWST-Konten, die seine Methode braucht. Der Saldo-Kontenplan ergänzt die Pauschalsatz-Konten — unter anderem 3802 MWST Saldosteuer, 2201 Abrechnungskto. MwSt., 6730 Bezugsteuer und ertragsseitige MWST-Konten (34970–34990) — und lässt die Vorsteuerkonten sowie die Umsatzsteuerkonten der effektiven Methode weg, die nur der effektive Kontenplan hat. Ausserdem stellt der Saldo-Kontenplan den Mandanten auf die Saldo-Methode ein, sodass die Pauschalsteuer bei jeder Ertragsbuchung automatisch gebucht wird.
Diese Voreinstellung ist die Einstellung MWST-Methode; Sie sehen und ändern sie unter Einstellungen → Buchhaltung. Ein Wechsel dort fügt keine Konten hinzu und entfernt keine. Ein Mandant, der auf dem effektiven Kontenplan gestartet ist und später auf Saldo wechselt, braucht seine Saldo-Konten also zuerst von Hand. Ändert sich Ihre MWST-Vereinbarung, ist das die Reihenfolge: zuerst die Konten, dann die Einstellung.
Kontenplansprache
Beide Kontenpläne gibt es auf Deutsch und auf Englisch; die Sprache wird bei der Erstellung des Mandanten gewählt. Sie betrifft ausschliesslich die Bezeichnungen der Konten und Überschriften — Kontonummern, MWST-Sätze und Struktur sind in beiden Sprachen identisch, Auswertungen und Buchungen verhalten sich also gleich.
Die Kontenplansprache steht in den Konten selbst und kann deshalb nachträglich nicht automatisch gewechselt werden. Ein bestehender Mandant lässt sich nur umstellen, indem die Konten von Hand umbenannt werden. Wählen Sie bei der Erstellung die Sprache, in der Ihre Buchhaltung geführt wird.
Sie ist ausserdem unabhängig von der gleichzeitig gewählten Vorlagensprache. Diese bestimmt die Sprache von Rechnungen und weiteren Dokumenten, die Sie versenden, und lässt sich jederzeit wieder ändern — es ist das Feld Standardsprache unter Einstellungen — ein englischer Kontenplan mit deutschen Rechnungen (oder umgekehrt) ist also völlig normal.
Die Kontenliste
Die Liste zeigt jedes Konto und jede Überschrift Ihres Kontenplans:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Konto | Die Kontonummer. Klicken Sie darauf, um den Kontoeditor zu öffnen. |
| Übergeordnet | Die Überschrift oder das Konto, unter dem dieses Konto in Berichten gruppiert wird. |
| GIFI | Ein alternativer Gruppierungscode für Berichte — in den Standard-Kontenplänen die Kontengruppe des Schweizer KMU-Kontenrahmens, zu der das Konto gehört. |
| Beschreibung | Der Kontoname. |
| Typ | Aktiva, Passiven, Eigenkapital, Ertrag oder Aufwand — bei Überschriften leer. |
| Dropdown | Wo das Konto in Erfassungsmasken angeboten wird (siehe «In Dropdown-Menüs aufnehmen» weiter unten). |
| Abgeschlossen | Markiert, wenn das Konto geschlossen und für die Datenerfassung ausgeblendet ist. |
| Einzelheiten | Eine ausführlichere Beschreibung, was auf das Konto gehört. |
| Kategorien | Die dem Konto zugewiesenen Dashboard-Kategorien, mit einer Schnellzuweisen-Schaltfläche pro Zeile. |
Mit Exportieren laden Sie die Liste als Excel-Datei herunter; Drucken öffnet eine Druckansicht im Druckdialog Ihres Browsers — dort können Sie bei Bedarf als PDF speichern.
Ein Konto hinzufügen
Neue Konten erstellen Sie unter System → Kontenplan → Konto erfassen — die Listenseite selbst hat keine Hinzufügen-Schaltfläche.
Kontenplantyp — Überschrift oder Konto
Die Auswahl Kontenplantyp bestimmt, was Sie erstellen:
- Überschrift — eine Strukturzeile, die die darunterliegenden Konten im Kontenplan, in der Erfolgsrechnung und in der Bilanz gruppiert. Überschriften gliedern; sie erhalten nie Buchungen.
- Konto — ein echtes Konto, auf das gebucht wird. Nur Konten erhalten einen Kontotyp, Sammelkonto-Markierungen und Dropdown-Zuweisungen.
Kontofelder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kontonummer | Muss eindeutig sein. Verwenden Sie ein Nummernschema, das zum Rest Ihres Kontenplans passt. |
| Beschreibung | Verständlicher Name (z. B. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen). |
| Kontotyp | Aktiva, Passiven, Eigenkapital, Ertrag oder Aufwand. Bestimmt, wo das Konto in den Finanzberichten erscheint: Die ersten drei bilden die Bilanz, die letzten zwei die Erfolgsrechnung. |
| Übergeordnetes Konto | Die Überschrift (oder das Konto), unter der dieses Konto gruppiert wird. Jedes Konto hat genau ein direkt übergeordnetes Element. |
| Gegenkonto | Kennzeichnet ein Korrekturkonto (z. B. kumulierte Abschreibungen), dessen Saldo in Berichten gegen seine Gruppe geführt wird. |
| Hauptbuch erlauben? | Häkchen entfernen, um das Konto aus der Kontoauswahl der Journalbuchungs-Masken herauszuhalten; überall sonst bleibt es verfügbar. Das Hauptbuch-Gegenstück zu den Dropdown-Kontrollkästchen weiter unten. |
| GIFI | Die Kontengruppe, unter der das Konto gruppiert wird, wenn ein Bericht auf GIFI umgestellt ist — siehe GIFI-Codes. |
| Einzelheiten | Eine ausführlichere Beschreibung, was auf das Konto gehört — hilfreich für Kolleginnen und Kollegen und für die KI bei der Kontowahl. |
| Kategorien | Die Dashboard-Kategorien des Kontos — siehe «Kategorien — die Basis des Dashboards» weiter unten. |
| Abgeschlossen | Markiert das Konto als inaktiv; siehe «Ein Konto schliessen» weiter unten. |
Sammelkonten
Die Sammelkonto-Kontrollkästchen — AR, AP und Inventar — kennzeichnen ein Konto als Sammelkonto (Kontrollkonto): das eine Bilanzkonto, das den Gesamtsaldo eines ganzen Nebenbuchs führt. Das Debitoren-Sammelkonto trägt das Total aller offenen Kundenrechnungen, das Kreditoren-Sammelkonto das Total aller offenen Lieferantenrechnungen. Die Buchungen entstehen dort automatisch, wenn Sie Rechnungen buchen — auf ein Sammelkonto buchen Sie nie von Hand.
Ihre Kontenplanvorlage bestimmt normalerweise bereits ein Sammelkonto pro Rolle; ändern Sie das nur, wenn Sie wissen, dass Ihr Kontenplan umstrukturiert werden muss.
In Dropdown-Menüs aufnehmen
Dieser Abschnitt (nur sichtbar, wenn der Kontenplantyp Konto ist) steuert, wo das Konto bei der Datenerfassung angeboten wird. Ein Konto erscheint nur dann in der Auswahl einer Maske, wenn hier das passende Kästchen gesetzt ist — diese Kontrollkästchen sind also die Antwort auf «Warum kann ich dieses Konto auf jener Maske nicht auswählen?».
| Spalte | Optionen | Macht das Konto auswählbar als… |
|---|---|---|
| AR | Position, Zahlung, Rabatt, MWST | …Ertragsposition, Zahlungskonto, Rabattkonto oder Steuerkonto auf Kundenbuchungen und -rechnungen (Debitoren). |
| AP | Position, Zahlung, Rabatt, MWST | …Aufwandsposition, Zahlungskonto, Rabattkonto oder Steuerkonto auf Lieferantenbuchungen und -rechnungen (Kreditoren). |
| Nachverfolgung | Ertrag, Wareneinsatz, MWST | …Ertrags-, Kosten- oder Steuerkonto bei nachverfolgten Positionen im Dienstleistungskatalog. |
| Nicht-inventarisierte Artikel | Ertrag, Aufwand, MWST | …Ertrags-, Aufwands- oder Steuerkonto bei nicht nachverfolgten Dienstleistungen. |
Beim Speichern setzt die Maske einige Exklusivitätsregeln durch: Ein Konto kann innerhalb der Spalte AR nur eine Rolle tragen und ebenso nur eine innerhalb der Spalte AP, höchstens eine der Sammelkonto-Markierungen AR/AP/Inventar führen, und ein Sammelkonto kann nicht zusätzlich Dropdown-Zuweisungen haben.
Zwei Zuweisungen wirken über die normale Datenerfassung hinaus:
- Ein Konto mit gesetztem Zahlung-Kästchen gilt als Zahlungskonto — genau das lässt es auf der Seite Bankkonten erscheinen, wo Sie IBAN und QR-Angaben hinterlegen.
- Ein Konto mit gesetztem MWST-Kästchen wird auf der Seite Steuern konfigurierbar, wo Sie seinen Satz festlegen.
Die Spalte Nicht-inventarisierte Artikel ist das, was Ihr Dienstleistungskatalog liest. Ein Steuerkonto braucht Nicht-inventarisierte Artikel → MWST, um auf einer Dienstleistung angeboten zu werden, und AR → MWST, um beim Kunden angeboten zu werden — zwei verschiedene Häkchen auf demselben Konto, und verrechnet wird ein Satz nur, wenn beide Seiten ihn haben. Diese Asymmetrie ist der übliche Grund, warum auf einer Rechnung die MWST fehlt.
Ein Konto bearbeiten
Klicken Sie in der Liste auf eine Kontonummer, um den Editor zu öffnen. Der Dialog bietet Abbrechen, Löschen, Als neu speichern (ein neues Konto mit diesen Einstellungen erstellen) und Speichern.
- Löschen ist nur möglich, solange das Konto unbenutzt ist — keine Buchungen, keine Verweise aus Dienstleistungen oder Einstellungen und keine darunter gruppierten Konten. Sobald etwas auf das Konto verweist, schliessen Sie es stattdessen.
- Sobald ein Konto Buchungen hat (oder von einer Dienstleistung oder einer Einstellung referenziert wird), sind seine Strukturfelder gesperrt: Der Editor meldet Kontoart, Kontotyp und Sammelkonto sind gesperrt, weil dieses Konto Buchungen enthält, und die Dropdown-Zuweisungen sind mitgesperrt. Umbenennen, Einzelheiten, GIFI und Kategorien bearbeiten sowie Schliessen bleibt weiterhin möglich.
Ein Konto schliessen
Setzen Sie Abgeschlossen und speichern Sie. Das Konto wird in den Kontoauswahlen der Erfassungsmasken nicht mehr angeboten — auf Rechnungen, Debitoren-/Kreditorenbuchungen und Journalbuchungen. Alle bestehenden Buchungen und die Berichtshistorie bleiben erhalten, und Sie können das Konto jederzeit wieder öffnen, indem Sie Abgeschlossen entfernen.
GIFI-Codes — Berichte nach Kontoklasse gruppieren
Jedes Konto kann einen GIFI-Code tragen — trotz des historischen Namens sind diese Codes in den Standard-Kontenplänen die Kontengruppen des Schweizer KMU-Kontenrahmens: die Klassen (Aktiven, Passiven, Personalaufwand und so weiter) und ihre Untergruppen (Flüssige Mittel, Verwaltungsaufwand, …). Sie geben Bilanz und Erfolgsrechnung eine zweite Gruppierungsart: Aktivieren Sie GIFI in einem der beiden Berichte, gruppiert er nach Kontengruppe statt nach der Kontenhierarchie — eine kompakte Sicht auf dieselben Zahlen auf Ebene der Klassifikation.
Die Codes selbst verwalten Sie unter System → Kontenplan → GIFI; welchem Code ein Konto angehört, legt das Feld GIFI im Kontoeditor fest. Die mitgelieferten Codes passen bereits zu den Standard-Kontenplänen — die meisten Mandanten brauchen diese Maske also nie. Sie wird erst relevant, wenn Sie Konten hinzufügen, die unter einer Klasse erscheinen sollen, oder die Klassifikation selbst umbauen.
Ein GIFI-Code, der noch Konten zugewiesen ist, lässt sich nicht löschen — neoo lehnt ab und nennt die Anzahl betroffener Konten. Weisen Sie diese Konten zuerst einem anderen Code zu.
Kategorien — die Basis des Dashboards
Kategorien sind Markierungen auf Konten, aus denen die Dashboard-Widgets gebaut werden: Die Kennzahlen, Diagramme und Aufschlüsselungen auf Ihrem Dashboard gruppieren Beträge nach Kontokategorie. Sie sind eine eigene Dimension neben der Übergeordnet-Struktur und beeinflussen Journal, Erfolgsrechnung oder Bilanz nie — trägt ein Konto aber keine Kategorie, fehlen seine Zahlen in den Widgets, die darauf aufbauen. Halten Sie neue Konten deshalb kategorisiert.
Ein Konto kann mehreren Kategorien angehören, und ein Konto, das ohne Kategorie gespeichert wird, erhält die Kategorie seiner übergeordneten Überschrift. Mit der Schnellzuweisen-Schaltfläche in der Spalte Kategorien der Liste (Kategorien hinzufügen oder bearbeiten) passen Sie die Markierungen eines einzelnen Kontos direkt an.
Die Kategorien selbst verwalten Sie unter System → Kontenplan → Kategorien. Die Maske zeigt sie als aufklappbaren Baum — Kategorien können in anderen Kategorien verschachtelt sein, und jede listet die Konten auf, die sie abdeckt; so sehen Sie auf einen Blick, welche Konten ein bestimmtes Widget speisen. Klicken Sie auf eine Kategorie, um sie umzubenennen oder zu löschen, oder erstellen Sie mit Neu erfassen eine neue Markierung. Für neue Mandanten wird automatisch ein Standardsatz an Kategorien angelegt — meist verfeinern Sie also nur, statt bei null zu beginnen.