Dienstleistungen
Eine Dienstleistung ist die gespeicherte Beschreibung dessen, was Sie verkaufen. Einmal angelegt — Text, Preis, Ertragskonto, MWST — ist das Verrechnen danach nur noch ein Griff in eine Liste. Beschreibung, Einheit und Preis landen auf der Rechnungsposition, der Ertrag auf dem richtigen Konto, und die Steuer wird berechnet, ohne dass jemand etwas entscheiden muss.
Genau deshalb lohnt sich der Katalog. Die MWST auf einer Ausgangsrechnung wird nicht von der Person gewählt, die die Rechnung erfasst — sie ergibt sich aus dem, was auf der Dienstleistung und auf dem Kunden angehakt ist. Stimmt der Katalog einmal, stimmen alle Rechnungen danach. Stimmt er nicht, gehen die Rechnungen ohne MWST hinaus, ohne dass auf dem Bildschirm irgendetwas warnt.
Sie finden alles unter Dienstleistungen im Menü: Dienstleistung erfassen zum Anlegen, Dienstleistungen suchen zum Wiederfinden. Erfassen und Bearbeiten setzt die entsprechende Berechtigung voraus, die Suchmaske hat ihre eigene.
Zuerst Konten und Steuern einrichten
Eine Dienstleistung besteht im Kern aus Verweisen auf Konten — also müssen die Konten vorher existieren. Im Kontenplan sind unter In Dropdown-Menüs aufnehmen diese Häkchen entscheidend:
| Damit die Dienstleistung … anbietet | Häkchen auf dem Konto |
|---|---|
| ein Ertragskonto unter Ertrag | Debitoren → Position und Nicht-inventarisierte Artikel → Ertrag |
| ein Aufwandskonto unter Aufwand | Kreditoren → Position und Nicht-inventarisierte Artikel → Aufwand |
| einen Steuersatz überhaupt | Nicht-inventarisierte Artikel → MWST |
Beide Häkchen sind nötig, nicht eines von beiden. Fehlt eines, erscheint das Konto schlicht nicht in der Auswahl — das steckt meistens hinter «Das Konto gibt es doch, warum kann ich es nicht auswählen?».
Den Satz selbst legen Sie danach auf der Seite Steuern fest. Ein Konto mit MWST-Häkchen erscheint dort; einen Satz ohne dahinterliegendes Steuerkonto kann es nicht geben.
Eine Dienstleistung erfassen
Dienstleistungen → Dienstleistung erfassen. Die Maske hat drei Reiter; fast alles Wesentliche steht auf dem ersten, Pflichtfeld.
| Feld | Wozu es dient |
|---|---|
| Nummer | Ihre Referenz. Lassen Sie das Feld leer — es zeigt Auto — und die nächste Nummer wird vergeben. Nummern müssen eindeutig sein; eine bereits vergebene wird abgelehnt. |
| Beschreibung | Pflichtfeld. Wird zum Text der Rechnungsposition — formulieren Sie ihn so, wie die Kundin ihn lesen soll. Pro Rechnung bleibt er änderbar. |
| Einheit | Stunden, Tage, Stück — worin Sie verrechnen. Maximal 5 Zeichen — nichts weist auf die Grenze hin, bis Sie sie überschreiten. Also Std. statt Stunden. |
| Verkaufspreis | Der Standardpreis pro Einheit. Er füllt die Rechnungsposition und bleibt dort änderbar — ein Ausgangswert, keine Vorschrift. |
| Ertrag | Pflichtfeld. Das Ertragskonto, dem der Verkauf gutgeschrieben wird. Dieses Feld sollten Sie von Anfang an richtig setzen — siehe unten. |
| Aufwand | Vorausgefüllt mit Ihrem Standard-Kostenkonto — jede Dienstleistung muss eines tragen. Ändern Sie es, wenn die Kosten woanders hingehören; ein geleertes Feld lässt das Speichern scheitern. |
| Notizen | Werden in die Artikelnotizen der Rechnungsposition übernommen und unter der Position auf der Kundenrechnung gedruckt. Dieser Text ist für die Kundschaft sichtbar — interne Bemerkungen gehören nicht hierhin. |
Darunter steht pro Steuersatz ein Kontrollkästchen, jeweils beschriftet mit der Beschreibung des Kontos aus Ihrem Kontenplan — was Sie hier sehen, hängt also von Ihrem Mandanten ab. Haken Sie jeden Satz an, mit dem diese Dienstleistung je verrechnet werden kann. Das ist die eine Hälfte davon, wie MWST auf eine Rechnung kommt; die andere Hälfte sitzt beim Kunden.
Buchen speichert. Als neu buchen speichert den Bildschirminhalt als zweite, eigenständige Dienstleistung — praktisch für eine fast identische Variante.
Warum auf der Rechnung die MWST fehlt
Das ist die häufigste Überraschung im Katalog — es lohnt sich, sie zu verstehen statt sie zu umgehen.
Ein Steuersatz wird nur verrechnet, wenn dasselbe Konto an zwei Stellen angehakt ist: auf der Dienstleistung und auf dem Kunden. neoo nimmt die auf der Dienstleistung angehakten Sätze, behält davon nur die, die auch beim Kunden angehakt sind, und verrechnet den Rest. Bleibt nichts übrig, wird die Rechnung einfach ohne MWST ausgestellt — keine Warnung, keine Meldung, nichts Rotes auf dem Bildschirm. Die Rechnung sieht fertig aus, denn für das System ist sie es.
Fehlt die MWST, prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- Ist der Satz auf der Dienstleistung angehakt? Öffnen Sie sie über Dienstleistungen suchen und schauen Sie die Steuerkästchen an.
- Ist derselbe Satz beim Kunden angehakt? Öffnen Sie den Kunden, Reiter MWST, Abschnitt MWST-Sätze. Alle auswählen setzt alle auf einmal.
- Erscheint der Satz überhaupt auf der Dienstleistungsmaske? Das ist der Punkt, der einen Nachmittag kostet. Ein Steuerkonto braucht Nicht-inventarisierte Artikel → MWST, um auf einer Dienstleistung angeboten zu werden, und Debitoren → MWST, um beim Kunden angeboten zu werden. Das sind zwei verschiedene Häkchen auf demselben Konto. Ein Konto mit nur Debitoren → MWST erscheint bei jedem Kunden und bei keiner Dienstleistung — kann also nie verrechnet werden, und die Dienstleistungsmaske verrät nicht einmal, dass es existiert. Fehlt ein erwarteter Satz in der Kästchenliste ganz, ist das der Grund.
- Ist der Satz abgelaufen? Sätze können ein Gültig bis tragen, und angewendet wird der Satz, der am Rechnungsdatum gültig war. Ein Satz, der vor dem Rechnungsdatum endete, trägt nichts bei — auch das stillschweigend. Siehe Gültigkeitsperioden von Steuersätzen.
Noch etwas, das Sie wissen sollten, bevor Sie einen Fehler suchen: Neue Kunden erben keine Steuerhäkchen. Ein rasch angelegter Kunde, bei dem der MWST-Reiter unberührt blieb, wird ohne MWST verrechnet — egal wie die Dienstleistung eingerichtet ist.
Der schnellste Weg, den Fehler einzugrenzen: Setzen Sie dieselbe Dienstleistung auf eine Rechnung für eine Kundin, von der Sie wissen, dass sie korrekt besteuert wird. Erscheint die MWST, liegt es am Kunden; erscheint sie nicht, liegt es an der Dienstleistung oder am Steuerkonto dahinter.
Ertrags- und Aufwandskonto
Ertrag bestimmt, wo das Geld landet. Verkaufen Sie eine Dienstleistung, wird ihr Ertragskonto mit dem Positionstotal gutgeschrieben — dieses Feld entscheidet also, wie Ihre Erfolgsrechnung aussieht. Den Ertrag auf einige Konten aufzuteilen (Beratung, Support, Lizenzen) kostet hier nichts und macht die Erfolgsrechnung später lesbar. Wollen Sie lieber nach Mandat oder Team auswerten als nach Konto, sind Projekte & Abteilungen das richtige Mittel.
Aufwand wird für Sie ausgefüllt und lässt sich nicht entfernen — jede Dienstleistung trägt ein Kostenkonto. Sie werden es selten anfassen müssen; spielt es eine Rolle, wohin die Kosten gebucht werden, ändern Sie es hier.
Die Aufwandsauswahl bietet etwas mehr Konten an, als sie akzeptiert. Scheitert das Speichern mit einer Meldung zum Aufwandskonto, fehlt dem Konto das Häkchen Nicht-inventarisierte Artikel → Aufwand — setzen Sie es im Kontenplan oder wählen Sie ein anderes Konto.
Eine Dienstleistung verrechnen
Auf einer Ausgangsrechnung wählen Sie in der Spalte Position eine Dienstleistung. Tippen durchsucht den Katalog nach Nummer und Beschreibung; bei der Auswahl werden Beschreibung, Einheit, Preis und Artikelnotizen übernommen und bleiben auf der Zeile änderbar. Was Sie auf der Rechnung ändern, ändert den Katalog nicht.
Auf der Karte Positionen sitzen zwei Abkürzungen:
- Neue Dienstleistung legt einen Katalogeintrag an, ohne die Rechnung zu verlassen — praktisch, wenn Sie etwas zum ersten Mal verrechnen. Er wird regulär gespeichert und ist danach überall verfügbar.
- Der Stift auf einer Position öffnet die zugehörige Dienstleistung zum Bearbeiten.
Beides setzt die Dienstleistungsberechtigung voraus. Und: Änderungen wirken nur auf künftige Rechnungen — bereits gebuchte behalten Text und Preis, mit denen sie gebucht wurden. Genau so soll es sein.
Eine Dienstleistung wiederfinden
Dienstleistungen → Dienstleistungen suchen listet Ihren Katalog. Das Suchfeld oben durchsucht Nummer, Beschreibung, Einheit und Notizen; Filter öffnet den Rest.
Artikelstatus filtert die Liste: Aktiv (Vorgabe), Veraltet und Verwaist. Verwaist zeigt Dienstleistungen, die noch nie auf einer Rechnung oder einem Auftrag verwendet wurden. Veraltet ist eine Markierung, die nichts in neoo setzt — sie zeigt also nur Dienstleistungen, die diese Markierung aus einem älteren System mitgebracht haben, und eine so markierte Dienstleistung erscheint weiterhin in der Artikelauswahl der Rechnung. Wollen Sie etwas ausser Gebrauch nehmen, das Sie nicht mehr verkaufen, benennen Sie es so um, dass der Status unübersehbar ist — ein Präfix wie NICHT VERWENDEN genügt. Die Historie ist so oder so sicher, denn das Bearbeiten einer Dienstleistung rührt bereits gebuchte Rechnungen nie an. In Bericht aufnehmen steuert, welche Spalten die Tabelle zeigt.
Eine Eigenheit, die Ihnen Rätselraten erspart: Leeren entfernt alle Spaltenhäkchen, auch die anfänglichen — die Tabelle bleibt leer zurück. Haken Sie wieder an, was Sie brauchen, oder verlassen Sie die Seite und kehren Sie zurück.
Die beiden anderen Reiter
Zusätzliche Details und Preisgestaltung enthalten optionale Referenzfelder — Herkunft, Zolltarifnummern, Listenpreis, letzter Preis. Keines davon wirkt sich auf eine Ausgangsrechnung aus: Der Positionspreis kommt aus Verkaufspreis, Konten und Steuer kommen vom ersten Reiter. Füllen Sie sie aus, wenn sie Ihnen als Notiz dienen; lassen Sie sie sonst leer. Nichts auf diesen Reitern ändert, was Ihrer Kundschaft verrechnet wird.