KI-Chat

Manche Fragen sind schneller gestellt als geklickt. «Wer schuldet mir am meisten?» heisst sonst: Bericht wählen, Filter setzen, Spalte lesen. Der KI-Chat beantwortet die Frage in einem Satz — aus Ihren eigenen Büchern, mit verlinkten Rechnungsnummern, damit Sie das Ergebnis nachprüfen können.

Er kann dreierlei: Fragen zu Ihren Daten beantworten, erklären, wie etwas in neoo geht, und Sammelkorrekturen vorbereiten, die Sie bestätigen. Von sich aus ändert er nichts.

Öffnen Sie Cockpit → KI-Chat (erfordert die Berechtigung für den KI-Chat).

Was Sie fragen können#

Fragen zu Ihren Büchern. «Die Liquidität dieses Monats zusammenfassen», «Meine wichtigsten Kunden nach offenem Saldo anzeigen», «Alle über 30 Tage überfälligen Rechnungen auflisten». Die Zahlen stammen direkt aus Ihrem Hauptbuch — unterwegs wird nichts geschätzt oder gerundet — und die Antwort kommt als Tabelle oder kurze Liste, in der Rechnungsnummern, Kunden- und Lieferantennamen sowie Kontonummern zu Links werden, die den Beleg oder das gefilterte Journal dahinter öffnen. Genau das ist der Nutzen: Die Antwort ist ein Ausgangspunkt, in den Sie hineinklicken können, keine Sackgasse.

Wie mache ich …? «Wie richte ich Bankkonten ein?» Fragen zur Bedienung beantwortet der Assistent aus dieser Dokumentation — mit einem Link auf die verwendete Seite und, wo vorhanden, auf die passende Seite in der Anwendung. Ist ein Thema hier nicht behandelt, sagt er das und verweist auf den Support, statt Schritte zu erfinden.

Sammelkorrekturen. «Alles, was letztes Quartal auf 6500 gebucht wurde, auf 6510 umbuchen.» Das ist die einzige Stelle, an der der Assistent Ihre Daten anfasst statt sie nur zu lesen — und er tut es, indem er vorschlägt, nie indem er ausführt. Die nächsten beiden Abschnitte behandeln das im Detail.

Wirklich schneller als Klicken ist er bei der explorativen Frage — jener, für die Sie sonst drei Berichte öffnen, um festzustellen, dass sie sich nicht gelohnt hat. Für eine Zahl, die Sie einreichen oder weitergeben, nehmen Sie den Bericht, der dafür gebaut wurde.

Was er sieht#

Er ist auf die Firma beschränkt, die Sie geöffnet haben. Er liest deren Bücher und sonst nichts — zu den Daten einer anderen Firma hat er keinen Weg, ganz gleich, auf welche Sie sonst Zugriff haben.

Innerhalb dieser Firma liest er Ihre Buchhaltungsdaten: Journal- und Hauptbuchbuchungen, Debitoren- und Kreditorenbuchungen, Rechnungen, Ihre Kunden und Lieferanten samt Adressen und Kontaktpersonen, den Kontenplan, Steuersätze, Währungen und Wechselkurse, Projekte und Abteilungen, Ihre Dienstleistungen, Bankkonten, Bankbuchungen und Abgleichsregeln, Zahlungen sowie Ihre Arbeitsstationen mit ihren Genehmigungsregeln und dem Übertragungsverlauf. Auch Ihre benutzerdefinierten Felder kennt er beim Namen, sodass Sie danach so fragen können, wie Sie sie beschriftet haben.

Die Belegdateien selbst liest er nicht — er arbeitet mit den Buchungen, die aus diesen Dokumenten entstanden sind, nicht mit den PDF. Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen sieht er nicht. Und auf alles, was weder Ihre Buchhaltungsdaten noch die Bedienung von neoo betrifft, antwortet er nicht, sondern lehnt höflich ab.

Vorgeschlagene Änderungen — Sie sind die Bestätigung#

Der Assistent kann Ihre Daten nicht ändern. Er kann eine Änderung vorbereiten und sie Ihnen zur Freigabe vorlegen. Erst die Bestätigung schreibt etwas — und bestätigen können nur Sie.

Was er vorschlagen darf, ist bewusst eng gefasst: eine Sammelaktualisierung bereits gebuchter Transaktionen in einem von drei Bereichen — Kreditorenbuchungen, Debitorenbuchungen oder Hauptbuch — und nur für eine kleine, fest umrissene Auswahl von Feldern:

Alles andere liegt ausserhalb seiner Reichweite. Er kann keinen Betrag ändern, nichts buchen, löschen, stornieren, bezahlen oder anlegen — fragen Sie ihn danach, sagt er klar, dass er das nicht kann, und wo Sie es selbst tun.

Zwei Grenzen greifen, bevor überhaupt eine Karte erscheint. Jeder der drei Bereiche ist durch eine eigene Berechtigung zur Sammelaktualisierung geschützt — der Assistent bietet nur an, was Ihre Berechtigungen erlauben, er ist also nie ein Weg an einer Berechtigung vorbei, die Sie nicht haben. Für Kreditorenbuchungen und das Hauptbuch sind das dieselben Berechtigungen wie für die manuellen Masken der Sammelaktualisierung; für Debitorenbuchungen ist der Assistent der einzige Weg für Sammelkorrekturen. Und Buchungen, die noch auf Genehmigung warten, bleiben unberührt; nur gebuchte kommen infrage.

Was die Karte zeigt#

Passt eine Anfrage, folgt auf die Antwort eine Karte Vorgeschlagene Änderung. Zu diesem Zeitpunkt ist nichts geschehen.

• Eine Zusammenfassung der Änderung und der betroffene Bereich.
• Änderungen — jedes Feld mit dem Wert, auf den es gesetzt würde, in lesbarer Form aufgelöst: der tatsächliche Name des Lieferanten, das Konto mit Nummer und Bezeichnung, Keine, wo eine Zuordnung entfernt wird. Existiert das Ziel nicht mehr, erhalten Sie eine Erklärung statt einer Karte.
• Die Buchungen selbst — eine Anzahl («12 Transaktionen werden aktualisiert») und die Liste mit Rechnungsnummer oder Referenz, Datum, Name oder Beschreibung, dem Konto, wo eines betroffen ist, und Betrag. Die ersten acht sind sichtbar, Alle anzeigen öffnet den Rest. Diese Liste ist die Änderung. Lesen Sie sie und nicht den Zusammenfassungssatz.
• Aktualisierung bestätigen (12) und Abbrechen. Die Zahl auf der Schaltfläche ist genau die Anzahl der betroffenen Buchungen.

Buchungen in einer gesperrten Periode#

Was von der Änderung erfasst wird und in eine gesperrte Periode fällt, erscheint separat mit eigener Warnung und wird standardmässig übersprungen. Ein Bestätigen lässt diese Buchungen unangetastet.

Der Schalter Auch Transaktionen in der abgeschlossenen Periode aktualisieren bezieht sie ein, und die Zahl auf der Bestätigungsschaltfläche passt sich an. Er ist für den Fall da, dass Sie es tatsächlich so meinen — eine eingereichte Periode wieder anzufassen ist eine Entscheidung und kein Nebeneffekt, deshalb wird sie Ihnen nie abgenommen. Was eine Sperre bedeutet, steht unter Periode sperren.

Was das Bestätigen bewirkt#

Aktualisierung bestätigen prüft zuerst nach, ob die betroffenen Buchungen noch genau jene sind, welche die Karte aufgelistet hat. Hat sich in der Zwischenzeit etwas geändert — jemand hat eine davon bearbeitet, während Sie gelesen haben —, läuft nichts, und Sie erhalten eine neue Karte mit dem aktuellen Stand zur erneuten Prüfung. Ausgeführt wird, was Sie bestätigt haben, oder gar nichts.

Danach werden die Änderungen einzeln angewendet — über denselben Weg wie eine Sammelaktualisierung von Hand — und die Karte meldet zurück, wie viele aktualisiert, wie viele fehlgeschlagen und wie viele übersprungen (abgeschlossene Periode) wurden — und, falls Sie sie einbezogen haben, wie viele in abgeschlossener Periode aktualisiert wurden. Fehlschläge stehen einzeln mit Grund und Empfehlung da und halten die übrigen nicht auf. Jede Änderung landet mit Ihrem Namen im Verlauf der Buchung, gekennzeichnet mit über KI-Assistent — es ist Ihre Änderung, und die Revision sagt das auch so.

Abbrechen verwirft den Vorschlag; die Karte meldet «Abgebrochen — es wurde nichts geändert», und nichts wird angerührt. Ein Vorschlag gilt zudem rund fünfzehn Minuten — bleibt er länger liegen, läuft er ab, und Sie fragen einfach erneut nach einer frischen Vorschau.

Ein einzelner Vorschlag umfasst höchstens 500 Buchungen. Darüber werden Sie gebeten, die Anfrage einzugrenzen — etwa mit einem Zeitraum —, statt eine Karte zu erhalten, die zu gross zum Lesen ist. Die Obergrenze gibt es, weil eine Änderung, die Sie nicht prüfen können, keine ist, die Sie bestätigen können.

Mit den Antworten arbeiten#

Jede Antwort lässt sich mit Kopieren übernehmen. Enthält sie eine Tabelle, geben PDF exportieren und Excel exportieren die Tabellen so heraus, wie sie dastehen — praktisch, um jemandem schnell eine Zahl zu schicken, der nicht den ganzen Bericht braucht.

Die Konversation lebt so lange wie die Seite. Der Assistent erinnert sich an das zuvor Gefragte, Anschlussfragen wie «und dasselbe für letztes Jahr» funktionieren also — aber ein Seitenwechsel oder Konversation löschen beginnt von vorn. Zum nächsten Besuch wird nichts mitgenommen.

Grenzen und gute Gewohnheiten#

• Prüfen Sie alles, worauf es ankommt. Der Assistent liest echte Zahlen, entscheidet aber auch, wie er eine Frage auslegt — welche Daten, welche Konten, ob «Umsatz» das meint, was Sie gemeint haben. In dieser Auslegung kann er danebenliegen und dabei völlig überzeugt klingen. Klicken Sie eine der verlinkten Zeilen an und sehen Sie nach, ob die dahinterliegenden Buchungen jene sind, die Sie im Kopf hatten.
• Eine leere Antwort ist meist die Frage. Kein Ergebnis heisst fast immer: ein Zeitraum oder ein Filter, der nicht gepasst hat — nicht, dass die Daten fehlen. Er sagt das auch; fragen Sie mit engerer oder weiterer Periode nochmals.
• Grosse Fragen können abbrechen. Jede Datenabfrage hinter einer Frage hat rund eine halbe Minute Zeit. Eine Frage über Jahre hinweg auf Buchungsebene kann darüber laufen; fragen Sie dann Periode für Periode.
• Unschärfe gibt eine Rückfrage. Ist etwas mehrdeutig, bittet er Sie um Eingrenzung, statt zu raten — bei Änderungen besonders. Das ist gewollt: Beantworten Sie die Rückfrage, statt sie zu umschreiben.
• Er ist nicht der Bericht. Für alles, was Sie einreichen, versenden oder unterschreiben, sind die Berichte massgebend. Der Assistent ist für das schnelle Nachsehen da — und für die mühsamen Korrekturen dazwischen.