Auslagen

Das Auslagen-Modul deckt die zwei Arten ab, wie Mitarbeitende Geld für das Unternehmen ausgeben:

• Firmenkarte — das Geld hat ein Firmenkonto bereits verlassen. Die Bankbuchung wird in eine Auslage umgewandelt, der Mitarbeitende hängt den Beleg an, und die Genehmigung verbucht sie sauber.
• Private Rückerstattung — der Mitarbeitende hat aus eigener Tasche bezahlt. Er reicht den Beleg ein, und nach der Genehmigung wird die Rückerstattung über die üblichen Zahlungswege ausbezahlt.

Zwei Seiten steuern das Ganze: Meine Auslagen (die eigene Warteschlange jedes Benutzers) und Auslagen verwalten (die Übersicht der genehmigenden Person).

Meine Auslagen#

Öffnen Sie Cockpit → Meine Auslagen. Diese Seite zeigt nur Ihre eigenen Auslagen, in drei Tabs danach gruppiert, bei wem der nächste Schritt liegt:

• Aktion nötig — neue Auslagen, die darauf warten, dass Sie einen Beleg anhängen und die Ausgabe beschreiben; Auslagen, deren KI-Verarbeitung fehlgeschlagen ist (die Fehlermeldung wird angezeigt); und Auslagen, die eine Führungsperson mit Begründung abgelehnt hat — korrigieren und erneut einreichen, oder löschen.
• In Bearbeitung — die KI liest gerade Ihren Beleg, die Auslage wartet auf eine Führungsperson, oder eine genehmigte Rückerstattung wartet auf ihre Auszahlung — sie bleibt hier, bis das Geld tatsächlich ausbezahlt ist.
• Erledigt — bezahlte Rückerstattungen und genehmigte Firmenkarten-Auslagen.

Eine Auslage einreichen#

1. Klicken Sie auf Neue Auslage (oder öffnen Sie eine aus Aktion nötig).
2. Wählen Sie die Auslagenart — siehe unten. Privat bezahlt ist vorausgewählt.
3. Hängen Sie den Beleg an — wählen Sie eine Datei oder nutzen Sie die Kamera-Schaltfläche auf Ihrem Telefon. PDF- und Fotoformate werden akzeptiert; mehrere Fotos eines mehrseitigen Belegs werden zugeschnitten und zu einem einzigen PDF zusammengefügt, das Sie bestätigen. Zu jeder Auslage wird ein Beleg erwartet: Sie werden vor dem Einreichen darum gebeten, einen anzuhängen.
4. Ergänzen Sie eine kurze Beschreibung (Pflicht) und, wenn Sie möchten, eine Kategorie («Kundenessen», «Treibstoff», «Büromaterial», …) — bleibt sie leer, liest die KI sie aus dem Beleg. Kategorien werden im Hintergrund den richtigen Konten zugeordnet, und Ihr Administrator pflegt die Liste (Kategorienamen folgen Ihrer Spracheinstellung).
5. Betrag, Währung und Datum liest die KI aus dem Beleg; was Sie eintippen, ist nur ein Ausgangspunkt und wird durch das ersetzt, was die KI liest. Sind Fremdwährung und Datum gesetzt, erscheint ein Feld Wechselkurs mit dem offiziellen Kurs zu diesem Datum als Vorschlag; überschreiben Sie ihn bei Bedarf.
6. Einreichen. Die KI liest den Beleg, erstellt den Buchungsentwurf mit dem richtigen Konto und der richtigen MWST und schickt ihn zur Genehmigung.

Ist im Mandanten die Steuer pro Zeile aktiviert, bieten privat und mit Karte bezahlte Auslagen zusätzlich einen optionalen Steuercode: Wählen Sie das auf dem Beleg ausgewiesene Vorsteuerkonto, und genau so wird gebucht (die KI übernimmt es, statt selbst eines zu wählen); bleibt das Feld leer, wird das Konto für Sie bestimmt — beziehungsweise, bei aktiven KI-Vorschlägen, ohne MWST gebucht.

KI-Vorschläge beim Hochladen#

Schalten Sie in Ihrem Profil KI-Vorschläge für Auslagen ein (eine Administratorin kann das unter Benutzerverwaltung für Sie tun), dreht sich die Reihenfolge um: Sie wählen zuerst die Auslagenart und fügen den Beleg hinzu — Foto oder Datei —, und während Beleg wird gelesen… angezeigt wird, liest die KI ihn und füllt das Formular aus: Händler, Datum, Betrag und Währung, eine kurze Beschreibung, die Kategorie und den Steuercode. Ein Hinweis sagt, was Sie prüfen sollten — ein Trinkgeld auf dem Kartenbeleg, zwei MWST-Sätze auf einem Beleg, eine Fremdwährung, die der Mandant nicht kennt, eine bereits eingereichte Datei —, und Sie korrigieren, was nötig ist, bevor Sie Einreichen. Weil Sie die Zahlen selbst bestätigt haben, wird die Auslage sofort daraus verbucht, mit dem Beleg als Anhang, und geht direkt in die Genehmigung; nichts wartet mehr auf eine Verarbeitung im Hintergrund. Eine Datei, die gar kein Beleg und keine Rechnung ist (ein Foto eines Gegenstands, ein fremder Screenshot), wird mit einem Hinweis abgewiesen, und Sie können eine andere wählen. Bestellbestätigungen, Zahlungsbestätigungen und Screenshots aus der Banking-App zählen: Was sie zeigen, wird ausgefüllt, den Rest tippen Sie ein. Schliessen Sie den Dialog vor dem Einreichen, wird der Upload verworfen. Für Benutzer ohne die Einstellung bleibt der oben beschriebene Ablauf unverändert.

Kein Beleg zur Hand? Aktivieren Sie Kein Beleg vorhanden, und die Auslage wird direkt aus Ihren Eingaben verbucht: Betrag, Währung, Datum und MWST werden Pflicht (plus der Wechselkurs bei einer Fremdwährung), und im Feld Notizen können Sie die Ausgabe erläutern. Eine solche Auslage überspringt die KI-Verarbeitung und geht direkt in die Genehmigung, wo die genehmigende Person die Markierung Kein Beleg sieht.

Anhänge sind Belegdokumente, die nicht der Beleg selbst sind — eine Reiseroute, eine Veranstaltungsbestätigung oder der Nachweis hinter einem Kein Beleg vorhanden. Fügen Sie sie in der Auslage unter Anhänge hinzu; sie werden nie von der KI gelesen, sondern einfach zur Auslage gespeichert und auf die verbuchte Transaktion übernommen, wo die genehmigende Person sie öffnen kann. Sie stehen unabhängig davon zur Verfügung, wie Sie die Auslage erfassen — eine ohne Beleg eingereichte Auslage kann also trotzdem Dokumente mitführen. Entfernen Sie einen Anhang mit dem × neben dem Namen, solange die Auslage noch von Ihnen bearbeitet werden kann.

Bei Firmenkarten-Auslagen stammen Betrag, Währung und Datum aus der Bankbuchung und können nicht bearbeitet werden; die KI vergleicht Ihren Beleg mit dem Bankbetrag und markiert Abweichungen für die genehmigende Person.

Auslagenarten#

Die Art entscheidet, wohin das Dokument geht:

• Privat bezahlt — Sie haben aus eigener Tasche bezahlt und möchten das Geld zurück. Das ist die oben beschriebene normale Rückerstattung.
• Mit Karte bezahlt — Sie haben mit einer Firmenkarte bezahlt und haben den Beleg bereits, die Kartentransaktion wurde aber noch nicht importiert. Wählen Sie die Karte (angezeigt als Karte endet auf 1234) und erfassen Sie Betrag, Währung und Datum — danach wird der Beleg zugeordnet. Nach dem Speichern wartet die Auslage unter Aktion nötig mit der Markierung Wartet auf Kartentransaktion. Wird die Kartenzahlung später importiert, wird sie automatisch Ihrem Beleg zugeordnet und läuft von selbst weiter: Nichts wird doppelt verbucht, und war der Beleg bereits vollständig, geht er ohne weiteres Zutun direkt in die Genehmigung. Die Option erscheint nur, wenn Ihnen eine Karte zugewiesen ist (siehe Firmenkarten-Auslagen von der Bankseite her).
• Zu bezahlen — das Dokument ist gar keine eigene Auslage, sondern eine Rechnung, welche die Firma noch bezahlen muss (etwa eine Lieferantenrechnung, die man Ihnen ausgehändigt hat). Hängen Sie sie an, wählen Sie optional eine Kategorie und ergänzen Sie Zusätzliche Anweisungen für die KI-Verarbeitung — einen Hinweis, wofür das Dokument ist — und klicken Sie An Workflow senden. Sie geht in den normalen Kreditoren-Workflow und landet auf jener Arbeitsstation, die sie auch per E-Mail oder Inbox-Upload erreicht hätte; Kategorie und Anweisungen werden mitgegeben, damit die Buchung auf dem richtigen Konto beginnt. Es wird keine Auslage erstellt, und von Ihnen wird nichts weiter erwartet.

Wege, auf denen eine Auslage in Ihre Warteschlange gelangt#

• Sie erstellen sie auf dieser Seite (oder über den Tab Meine Auslagen auf der Startseite, der für Telefone optimiert ist).
• Eine Firmenkarten-Zahlung wird Ihnen zugewiesen — manuell aus den Bankbuchungen oder automatisch durch eine Bankregel (zum Beispiel alles, was mit Ihrer Karte bezahlt wurde). Sie erscheint unter Aktion nötig.
• Sie senden einen Beleg per E-Mail an Ihre persönliche Auslagen-Adresse (auf der Seite angezeigt). Es werden nur Mails von Ihrer eigenen Konto-E-Mail akzeptiert; der Anhang trifft als neue Auslage ein, die auf ihre Angaben wartet.
• Eine Kreditkartenabrechnung wird importiert — eine Firmenkreditkarten-Abrechnung erzeugt pro Einkauf eine Auslage für den Karteninhaber (siehe Kreditkartenabrechnungen).

Hinter der Schaltfläche Meine Regeln liegen Ihre persönlichen Kategorieregeln: Enthält eine Zeile der Kartenabrechnung einen von Ihnen definierten Text (Händlername oder Kartenkategorie — etwa «DHL»), trifft Ihre Auslage bereits mit dieser Kategorie ein; ändern können Sie sie jederzeit. Beim Speichern einer neuen Regel können Sie sie in einem Zug auf Ihre offenen Kartenauslagen ohne Kategorie anwenden.

Ihre Auszahlungsangaben (private Rückerstattungen)#

Wenn Sie zum ersten Mal eine private Auslage einreichen, werden Sie nach Ihren Auszahlungsangaben gefragt: Vor- und Nachname, Adresse (Strassenname und Hausnummer getrennt, PLZ, Ort, Land) und IBAN. Sie werden in Ihrem zentralen Profil gespeichert — unabhängig von jedem Mandanten — und in Ihren Rückerstattungs-Lieferanten übernommen, benannt wie «Anna Muster (Spesen)», über den die Zahlungswege Sie auszahlen. Um die Angaben später zu vervollständigen oder zu ändern, nutzen Sie die Schaltfläche Auszahlungsangaben vervollständigen im Banner Auszahlungsangaben unvollständig unter Meine Auslagen (oder den Hinweis Jetzt vervollständigen auf der Startseite) — Speichern dort aktualisiert Ihren Rückerstattungs-Lieferanten automatisch. Ihre Profilseite (Einstellungen → Mein Profil) zeigt dieselben Angaben; eine Änderung nur dort wird jedoch nicht in einen bestehenden Lieferanten übernommen.

Fehlt etwas, das für Ihre Auszahlung nötig ist, zeigt der Tab Meine Auslagen auf der Startseite den Hinweis «Auszahlungsangaben fehlen» mit einem Link Jetzt vervollständigen direkt in Ihr Profil; sobald alles da ist, verschwindet der Hinweis. Die Bankangaben sind bewusst minimal — eine IBAN plus optional ein BIC/SWIFT für ausländische Konten ist alles, was eine Auszahlung braucht.

Profileinstellungen für Auslagen#

Auf Ihrer Profilseite können Sie ausserdem festlegen:

• Auslagen zuerst auf dem Mobilgerät — auf Telefonen öffnet die Startseite direkt den Auslagen-Tab statt der Mandantenliste, sodass das Fotografieren eines Belegs nur einen Fingertipp entfernt ist.
• KI-Vorschläge für Auslagen — der Beleg wird beim Hinzufügen sofort gelesen und das Auslagenformular zur Kontrolle ausgefüllt; gebucht wird aus den Angaben, die Sie bestätigen (siehe KI-Vorschläge beim Hochladen). Standardmässig aus.
• Auslagen-Mandant (erscheint, sobald die Option darüber aktiv ist) — der Mandant, der im Tab Meine Auslagen der Startseite vorausgewählt wird; praktisch, wenn Sie in mehreren Mandanten arbeiten.

Muss eines davon für eine Kollegin oder einen Kollegen geändert werden, stellt es der Support ein.

Auslagen verwalten#

Öffnen Sie Cockpit → Auslagen verwalten (erfordert die Verwaltungsberechtigung). Die Seite folgt dem Arbeitsablauf in vier Tabs — Warten auf Angaben, Zu genehmigen, Auszahlung ausstehend, Abgeschlossen — und öffnet auf Zu genehmigen, Ihrer Arbeitsliste. In jedem Tab fasst ein Bereich Firmenauslagen die Kartenausgaben zusammen, gefolgt von einem Bereich pro Mitarbeitendem mit den Rückerstattungen. Suche, Filter (Status, Benutzer, Typ, Kategorie, Datumsbereich) und Summen pro Bereich helfen, den Überblick zu behalten; abgeschlossene Auslagen, die älter als 90 Tage sind, bleiben ausgeblendet, bis Sie in der Werkzeugleiste auf Verlauf anzeigen klicken.

Zeilen tragen Warnhinweise, wo Sie zweimal hinschauen sollten: eine Abweichung zwischen Beleg- und Bankbetrag, ein Mögliches Duplikat, Auszahlungsangaben fehlen beim Mitarbeitenden, Bankzahlung fehlt oder Hängt (ins Stocken geratene KI-Verarbeitung).

Zeilen lassen sich unter Zu genehmigen und Warten auf Angaben auswählen — eine Auswahl bleibt innerhalb eines Bereichs, sodass sich Kartenausgaben und die Rückerstattungen eines Mitarbeitenden nie vermischen. Unter Zu genehmigen können Sie die ganze Auswahl auf einmal genehmigen oder ablehnen; unter Warten auf Angaben steht Erinnerung senden bereit, und für Auslagen mit der Markierung Hängt erscheint Auf Entwurf zurücksetzen, um sie an den Mitarbeitenden zurückzugeben. Löschen entfernt Auslagen samt ihren Buchungen — aus der Auswahl oder aus jeder Zeile, in jeder Phase, auch genehmigte oder bezahlte.

Über eine Auslage entscheiden#

Für jede ausstehende Auslage können Sie die Buchung öffnen — den Buchungsentwurf (Konto, Steuer, Betrag) vor dem Entscheid prüfen oder anpassen — oder sie ablehnen, was die Auslage mit Ihrer Begründung an den Mitarbeitenden zurückgibt (er wird per E-Mail benachrichtigt) und den Buchungsentwurf entfernt. Der Mitarbeitende kann korrigieren und erneut einreichen, oder löschen.

Die Buchung öffnet sich im selben Tab und enthält einen Link Zurück zu Auslagen verwalten, damit Sie Ihren Platz in der Warteschlange behalten; wenn Sie die Auslage dort genehmigen, kehren Sie automatisch zur Liste zurück.

Kartenbelege, die vor ihrer Bankbuchung erfasst wurden, tragen die Markierung Wartet auf Kartentransaktion und nach der Zuordnung Automatisch zugeordnet, wenn der Import sie über Betrag und Datum verknüpft hat. Prüfen Sie bei solchen Auslagen die verknüpften Bankangaben vor dem Genehmigen: Zuordnung der Auslage aufheben löst eine falsche Verknüpfung (der Beleg wartet wieder, die Bankzeile gilt erneut als nicht zugeordnet), und über das Verknüpfungssymbol an einem wartenden Beleg wählen Sie selbst die richtige Bankbuchung. Dieselben Korrekturen stehen in den Bankbuchungen zur Verfügung.

Bei einer Firmenkarten-Auslage verbucht Genehmigen alles in einem Schritt: Die temporäre Zwischenbuchung auf dem Übergangskonto wird durch die endgültige Buchung ersetzt, sodass das Bankkonto jederzeit stimmt — vorher wie nachher.

Bei einer Rückerstattung gehört zum Genehmigen immer der Entscheid, wie das Geld hinausgeht — Sie wählen einen Auszahlungsmodus:

• Genehmigen & ausgleichen (der Standard) — verbucht die Auszahlung ab dem von Ihnen gewählten Zahlungskonto und schliesst die Auslage in einem Schritt ab; die Zahlung wird auf das Buchungsdatum verbucht. Nutzen Sie diesen Modus, wenn die Rückerstattung ausserhalb der Zahlungswege beglichen wird — etwa bar oder über Ihr eigenes E-Banking.
• Genehmigen + Zahlungsdatei — stellt die Auszahlung mit dem gewählten Ausführungsdatum in die Bankzahlungen ein.
• Genehmigen + jetzt auszahlen — sendet die Zahlung sofort über einen verfügbaren Weg (pain.001-Download, Konfipay, Amnis, Revolut oder Wise). Sie bestätigen zuerst Betrag und Empfänger — hier bewegt sich echtes Geld. Dieser Modus steht nur beim Genehmigen einer einzelnen Auslage zur Verfügung; die Massengenehmigung bietet die ersten beiden.

Rückerstattungen, die über eine Zahlungsdatei laufen oder direkt ausbezahlt werden, wechseln automatisch auf Bezahlt, sobald die Auszahlung auf einem Bankauszug zugeordnet wird. In der Zwischenzeit sieht der Mitarbeitende den Zahlungsstand an seiner eigenen Auslage («Zahlung erstellt», «Zahlung hochgeladen»).

Jeder Mitarbeiterbereich hat eine Aktion Erinnerung senden: Sie mailt dem Benutzer (in seiner Sprache) zu Auslagen, die auf ihn warten, und zu fehlenden Auszahlungsangaben.

Die Schaltfläche Kategorien verwaltet die Auslagenkategorien. Die Liste beginnt mit den Standardkategorien — «Kundenessen», «Kantine», «Treibstoff», «Büromaterial» und so weiter. Diese sind in jedem Mandanten gleich, bereits den richtigen Konten zugeordnet und werden zentral aktuell gehalten. Sie können eine dennoch für Ihren Mandanten anpassen — ein geänderter Name, ein anderes Konto oder Symbol übersteuert die zentrale Vorgabe (die Zeile ist als Angepasst markiert, Auf Standard zurücksetzen macht es rückgängig), alles Unveränderte wird weiterhin aktualisiert —, löschen lassen sie sich aber nicht; schalten Sie eine aus, wenn sie für Ihr Unternehmen nicht zutrifft. Darunter können Sie eigene Kategorien für alles anlegen, bearbeiten, deaktivieren und löschen, was nur diesen Mandanten betrifft.

Benachrichtigung über ausstehende Genehmigungen#

Unter Cockpit → E-Mail-Benachrichtigungen können Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Auslagen eine periodische E-Mail Auslagen zur Genehmigung ausstehend abonnieren, die alles auflistet, was auf einen Entscheid wartet. Benachrichtigungstypen sind generell an Berechtigungen gebunden — Sie können nur eine Benachrichtigung einrichten (und weiterhin erhalten), deren zugrunde liegende Daten Sie sehen dürfen; wird die Berechtigung später entzogen, stoppen die E-Mails automatisch.

Firmenkarten-Auslagen von der Bankseite her#

In den Bankbuchungen bietet jede nicht zugeordnete ausgehende Zahlung Auslage erstellen an: Weisen Sie sie einem Benutzer zu, und sie landet mit den angehängten Bankdetails in dessen Tab Aktion nötig, damit klar ist, wofür die Zahlung war. Bankregeln können Zahlungen automatisch übergeben — etwa alles, was mit einer bestimmten Karte bezahlt wurde. Die Mechanik auf der Bankseite — auch wie die Bankzeile gesperrt bleibt, bis über die Auslage entschieden ist — beschreibt jene Seite.

Beim Erstellen einer solchen Regel können Sie Kartenzahlung aktivieren und die letzten 4 Ziffern der Karte hinterlegen. Der zugewiesene Benutzer kann dann Belege für diese Karte bereits vor Eintreffen der Zahlung erfassen («Mit Karte bezahlt», oben), und der Import ordnet sie automatisch zu, statt eine zweite Auslage anzulegen. Für die Zuordnung müssen Benutzer und Karte übereinstimmen, der Betrag darf um höchstens 50 Rappen abweichen, und das Belegdatum muss kurz vor der Buchung liegen. Ein Einkauf in Fremdwährung ist kein Problem: Erfassen Sie den Beleg in seiner eigenen Währung (etwa USD 179.94) — der Import gleicht ihn mit dem Originalbetrag ab, den die Bank auf der CHF-Belastung angibt, oder, falls die Bank keinen nennt, über den Tageskurs, und vermerkt auf der Auslage, was als was abgerechnet wurde. Falsche oder fehlende Zuordnungen korrigieren Sie von beiden Seiten: Zuordnung der Auslage aufheben und Zugeordnete Auslage ändern an der Bankzeile, oder dieselben Aktionen in Auslagen verwalten.

Hinweise#

• Der Buchungsentwurf einer Auslage erscheint erst nach der Genehmigung in Ihren Berichten; bei Firmenkarten-Ausgaben bleibt die Bankbewegung selbst die ganze Zeit sichtbar.
• Auslagenbuchungen werden über die Auslagen-Seiten oder den Buchungseditor genehmigt, nie über die Massenaktionen der Arbeitsstationen, die Sie hierher verweisen. Öffnen Sie eine im Buchungseditor, wird angezeigt, zu welcher Auslage sie gehört; Sie können die Buchung dort in jeder Phase korrigieren — ausstehend, genehmigt oder bezahlt — und jede Korrektur wird im Protokoll der Buchung und der Auslage festgehalten. Eine ausstehende Auslage können Sie von diesem Bildschirm aus genehmigen, sofern Sie Auslagen genehmigen dürfen oder Ihre Genehmigungsrechte der Arbeitsstation den Betrag der Buchung abdecken. Löschen Sie die Buchung dort, wird die Auslage mitgelöscht (und umgekehrt auf den Auslagen-Seiten) — wer die Buchung löschen darf, darf das tun; die Auslage bringt keine eigene Einschränkung mit. Dasselbe gilt für die Massenlöschung in der Stapelverarbeitung und in den Arbeitsstationen. Eine Führungsperson kann eine Auslage auch löschen, während die KI ihren Beleg noch liest: Was der Auftrag verbucht, wird mitentfernt (Mitarbeitende können ihre eigenen Auslagen nur löschen, solange sie neu oder abgelehnt sind).
• Benutzer brauchen die Auslagen-Berechtigung, um Meine Auslagen zu sehen, und die Berechtigung Auslagen verwalten für Auslagen verwalten; denken Sie daran, sie bestehenden Rollen hinzuzufügen.