Projekte & Abteilungen

Ihr Kontenplan sagt Ihnen, was Sie eingenommen und ausgegeben haben. Projekte und Abteilungen sagen Ihnen, für wen und wo — ohne für jeden Kunden ein eigenes Ertragskonto oder für jeden Standort einen zweiten Kontenplan anzulegen.

Die beiden funktionieren unterschiedlich, und genau dieser Unterschied entscheidet, was Sie brauchen:

• Ein Projekt wird pro Zeile zugeordnet. Eine einzelne Lieferantenrechnung lässt sich so auf drei Mandate aufteilen — eine Zeile je Mandat.
• Eine Abteilung kennzeichnet die ganze Buchung. Alles auf diesem Beleg gehört zu einem Team, einem Standort oder einer Kostenstelle.

Also: Projekte für Arbeiten, die Sie pro Mandat gewinnen, verrechnen und kalkulieren; Abteilungen für die feste Struktur Ihres Unternehmens. Beides ist freiwillig, und beides lässt sich kombinieren.

Projekte#

Ein Projekt erfassen#

Gehen Sie zu System → Projekte (erfordert die Projekte-Berechtigung). Projekt erfassen öffnet das Formular; Bearbeiten in einer Zeile öffnet ein bestehendes Projekt zum Ändern.

Die Daten bestimmen, wann ein Projekt verfügbar ist#

Das ist der einzige wirklich überraschende Punkt bei Projekten — und die Ursache der meisten Rückfragen nach dem Muster «das Projekt steht nicht in der Liste».

Das Projekt-Dropdown wird nach dem Buchungsdatum gefiltert, nicht nach dem heutigen Datum. Ein Projekt erscheint nur, wenn das Buchungsdatum in sein Zeitfenster fällt:

• Kein Start, kein Ende — immer verfügbar.
• Nur Start — verfügbar auf Buchungen ab diesem Datum.
• Nur Ende — verfügbar auf Buchungen bis zu diesem Datum.
• Beides — nur innerhalb des Zeitraums verfügbar.

Ändern Sie das Datum einer halbfertigen Buchung, filtert sich die Liste darunter neu. Wenn also jemand ein fehlendes Projekt meldet: zuerst das Buchungsdatum prüfen — an der Berechtigung liegt es so gut wie nie.

Lassen Sie beide Daten leer, wenn das Projekt offen läuft. Setzen Sie ein Enddatum, wenn ein Projekt auf neuen Buchungen nicht mehr angeboten werden soll — das kommt einem Projektabschluss am nächsten, denn Projekte lassen sich nicht deaktivieren.

Ein Projekt löschen#

Ein nie verwendetes Projekt können Sie löschen. Sobald es auf einer Buchung oder Rechnung vorkommt, verweigert neoo das Löschen — es würde das Projekt still aus bereits ausgewerteter Geschichte entfernen. Setzen Sie stattdessen ein Enddatum.

Abteilungen#

Eine Abteilung erfassen#

Gehen Sie zu System → Abteilungen (erfordert die Abteilungen-Berechtigung).

Kostenstelle oder Profitcenter#

Ein Profitcenter erwirtschaftet Ertrag: eine Filiale, ein Laden, ein Geschäftsbereich. Es lässt sich überall zuordnen — auf Ausgangsrechnungen, Lieferantenrechnungen und Journalbuchungen.

Eine Kostenstelle verbraucht nur: IT, Infrastruktur, Administration. neoo nimmt das wörtlich — eine Kostenstelle wird auf der Kundenseite nie angeboten. Sie finden sie weder auf einer Ausgangsrechnung noch auf einer Debitorenbuchung oder einer Mahnung. Sie erscheint ausschliesslich auf Lieferantenbelegen und Journalbuchungen.

Diese eine Regel erklärt die häufigste Überraschung: Fehlt eine Abteilung im Dropdown Ihrer Ausgangsrechnung, ist es meist eine Kostenstelle — und das ist so gewollt. Die andere Möglichkeit: Sie wurde ganz ohne Rolle gespeichert — dazu gleich mehr.

Zwei Dinge, bevor Sie sich festlegen:

• Die Wahl sperrt sich selbst. Sobald eine Abteilung Buchungen trägt, ist die Auswahl Kostenstelle/Profitcenter deaktiviert. Später umentscheiden heisst: zweite Abteilung anlegen und neu zuordnen.
• Keine der beiden Optionen ist vorausgewählt — und neoo speichert eine Abteilung auch ganz ohne Auswahl. Eine Abteilung ohne Rolle zeigt in der Liste in keiner der beiden Spalten ein Häkchen und wird — wie eine Kostenstelle — auf der Kundenseite nie angeboten. Wählen Sie immer eine Rolle; im Zweifel Profitcenter, das funktioniert überall.

Eine Abteilung löschen#

Gleiches Prinzip wie bei Projekten: Sobald eine Abteilung Buchungen trägt, verschwindet die Löschaktion. Anders als beim Projekt blendet sich die Schaltfläche aus, statt es Sie versuchen zu lassen.

Beim Buchen verwenden#

Auf den Positionsbelegen — Ausgangs- und Kreditorenrechnungen — liegt das Projekt je Zeile hinter dem Pfeil, der die Zeile aufklappt, neben den Positionsnotizen. Ausgangsrechnungen haben zusätzlich ein Feld Projekt (alle Zeilen) im Kopf: Wählen Sie es, bevor Sie Zeilen hinzufügen, und jede neue Zeile startet mit diesem Projekt — eine Abkürzung für den häufigen Fall, dass die ganze Rechnung zu einem Mandat gehört. Es ist kein eigenes Feld auf Belegebene — es füllt lediglich die Zeilen vor, bereits vorhandene Zeilen behalten ihr Projekt, und jede Zeile lässt sich danach einzeln überschreiben.

Beide Auswahlfelder erscheinen erst, wenn mindestens ein Projekt oder eine Abteilung existiert. Deshalb ist in einem frischen Mandanten zunächst nichts davon zu sehen.

Bei der Sammeländerung gilt eine Abteilung immer für die ganze Buchung — auch wenn Sie nur eine einzelne Zeile ausgewählt haben. Ändern Sie die Abteilung auf einer Zeile einer mehrzeiligen Buchung, wird die gesamte Buchung neu zugeordnet.

Die Auswertung lesen#

Erfolgsrechnung — hier zahlen sich Projekte aus#

Die Erfolgsrechnung ist der Bericht, für den Projekte gemacht sind — und es lohnt sich zu verstehen, warum: Eine Erfolgsrechnung besteht aus Ertrags- und Aufwandzeilen, und genau diese Zeilen tragen das Projekt. Filtern Sie nach Projekt, erhalten Sie die eigene Erfolgsrechnung dieses Mandats: was es eingebracht hat, was es gekostet hat, was übrig bleibt.

Zwei Punkte dazu:

• Nur zugeordnete Zeilen zählen. Nicht zugeordnete Zeilen fallen ganz weg. Ihre Projekt-Erfolgsrechnungen ergeben also nur dann die Unternehmens-Erfolgsrechnung, wenn wirklich alles zugeordnet ist. Das ist kein Mangel, sondern die ehrliche Antwort auf die Frage «Was weiss ich über dieses Projekt?».
• Nutzen Sie die Spalte «Gesamt», wenn Sie Projekte nebeneinanderstellen. Sie zeigt das ungefilterte Total daneben — die Differenz zwischen «alle Projekte zusammen» und «das ganze Unternehmen» wird damit sichtbar statt vermutet. Diese Differenz ist Ihre nicht zugeordnete Arbeit.

Der Filter nach Abteilung funktioniert gleich und ist ebenso solide — er beantwortet nur eine gröbere Frage.

Bilanz#

Die Bilanz bietet dieselben zwei Filter, doch sie verhalten sich sehr unterschiedlich. Es lohnt sich zu wissen, welcher welcher ist, bevor Sie die Zahlen jemandem vorlegen.

Nach Abteilung: sinnvoll. Eine Abteilung kennzeichnet ganze Buchungen. Der Filter zieht deshalb sämtliche Zeilen jeder gekennzeichneten Buchung mit, und der Ausschnitt bleibt in sich stimmig. Einschränkung: Alles ohne Kennzeichnung — typischerweise Eröffnungsbilanz und vorgetragenes Eigenkapital — fällt vollständig heraus.

Nach Projekt: besser nicht. Ein Projekt lebt auf den Ertrags- und Aufwandzeilen Ihrer Belege — und eine Bilanz zeigt Ertrags- und Aufwandkonten gar nicht. Die Zeilen, die tatsächlich in die Bilanz gehören — Debitor, Kreditor, MWST, Bank — tragen nie ein Projekt. Eine nach Projekt gefilterte Bilanz zeigt Ihnen deshalb fast nichts; und was sie zeigt, haben Sie bewusst per Journalbuchung auf ein Bilanzkonto gebucht.

Ein Hinweis, denn hier liegt die Falle: Der Bericht weist trotzdem ein sauberes, ausgeglichenes Total aus. Das ist Arithmetik, keine Bestätigung — die Passivseite wird aus der Aktivseite abgeleitet, die Totale stimmen also unabhängig davon, was der Filter angerichtet hat. Eine ausgeglichen wirkende Projektspalte ist kein Beleg dafür, dass der Ausschnitt etwas bedeutet. Für Projekte nehmen Sie die Erfolgsrechnung.

Welcher Bericht kennt welchen Filter#

Die Kontobuchungen haben keine eigenen Filter — Abteilung und Projekt werden automatisch übernommen, wenn Sie aus einer gefilterten Erfolgsrechnung per Drilldown in ein Konto wechseln.

Auf Ihrem Dashboard liegt zusätzlich ein Widget Projekte & Kostenstellen — es wechselt zwischen Projekte und Kostenstellen, sobald beide Buchungen tragen: Jede Zeile zeigt Umsatz, Deckungsbeitrag 1, EBITDA und Gewinn, jeweils mit der Marge in Prozent des Umsatzes. Sortiert wird nach Umsatz, gezeigt werden die Top 25.

Ein benutzerdefiniertes Feld «Projekt» ist kein Projekt#

Diese beiden sollte man auseinanderhalten, denn benutzerdefinierte Felder können eine Projektnummer aufnehmen — und auf dem Bildschirm sehen sie gleich aus.

Ein echtes Projekt ist eine Auswertungsdimension: Es sitzt auf der Buchungszeile, filtert Ihre Berichte und speist das Dashboard-Widget. Ein benutzerdefiniertes Feld ist ein Text auf dem Beleg. Die KI kann ein benutzerdefiniertes Feld aus einer eingehenden Rechnung füllen, was ausgesprochen nützlich ist — aber ein benutzerdefiniertes Feld namens «Projekt» taucht nie in einem Projektfilter oder im Projekte-Widget auf.

Wollen Sie darüber auswerten, nehmen Sie ein Projekt. Wollen Sie festhalten, was der Lieferant auf seine Rechnung gedruckt hat, nehmen Sie ein benutzerdefiniertes Feld.