Debitorenbuchung
Verwenden Sie eine Debitorenbuchung, wenn Sie einen Kundenbetrag direkt auf Ihre Hauptbuchkonten buchen müssen — eine Anpassung, eine Korrektur oder ein Dokument, das ausserhalb von neoo entstanden ist — ohne eine Rechnung mit Positionen aufzubauen. Wenn Sie Dienstleistungen aus Ihrem Katalog verrechnen, verwenden Sie stattdessen eine Ausgangsrechnung; die Debitorenbuchung gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, welche Konten genau betroffen sind.
Öffnen Sie Kunden → Buchungen → Kundenbuchung, um eine zu erstellen oder zu öffnen.
Buchungen aus dem Posteingang
Wenn Kundendokumente über den Posteingang eintreffen, landet jedes als prüfbereite Debitorenbuchung auf einer Arbeitsstation, vorausgefüllt mit den aus dem Dokument gelesenen Angaben — nichts muss von Hand abgetippt werden. Prüfen Sie sie, korrigieren Sie, was die KI falsch gelesen hat, und genehmigen oder buchen Sie. Die Registerkarte AI-Verarbeitung zeigt, wie das Dokument gelesen wurde.
Die Seite im Überblick
Die Buchung ist in Registerkarten gegliedert:
- Details — die Buchung selbst, in Karten: der Kopfbereich, Positionen, Zahlungen, Benutzerdefinierte Felder (wenn Ihr Mandant welche definiert) und Übertragungsverlauf für Buchungen, die durch Arbeitsstationen laufen.
- Dokumente — Referenzdokumente zur Buchung. Klicken Sie auf Hinzufügen zum Hochladen.
- Abgrenzung — den Betrag über mehrere Perioden verteilen (siehe unten).
- Letzte Transaktionen — die neuesten Debitorenbuchungen, mit einem Klick wieder geöffnet; sobald ein Kunde ausgewählt ist, zeigt die Liste nur noch dessen Buchungen (erfordert die Berechtigung, Kundenbuchungen aufzulisten).
- Verlauf — wer wann was geändert hat (sobald die Buchung gespeichert ist).
- AI-Verarbeitung — wie die KI das Quelldokument von Buchungen aus dem Posteingang gelesen hat. Die Registerkarte erscheint auf jeder gespeicherten Buchung und erfordert die Berechtigung KI-Prompts.
Die Aktionsschaltflächen und eine Live-Vorschau des druckbaren Dokuments stehen daneben, und der Link Zurück zu oben bringt Sie zum Bericht oder zur Arbeitsstation zurück, von der Sie gekommen sind.
Die Buchung ausfüllen
Kopfbereich
| Feld | Hinweise |
|---|---|
| Kunde | Tippen Sie, um nach Name oder Nummer zu suchen. Adresse, Kreditlimite und verbleibender Kredit erscheinen unter dem Feld; das Stiftsymbol bearbeitet den Kunden, das +-Symbol erstellt einen neuen. |
| Rechnungsnummer | Wird aus Ihrem Nummernkreis vergeben. Neue Nummer reserviert die nächste Nummer vorab. |
| Dokumentnummer | Die auf dem Originaldokument aufgedruckte Nummer (die Rechnungsnummer gegenüber dem Kunden, wenn sie von Ihrem Nummernkreis abweicht). Optional; in der Übersicht durchsuchbar. KI-verarbeitete Dokumente füllen sie automatisch. |
| Auftragsnummer | Optionale Referenz auf die Bestellung des Kunden. |
| Rechnungsdatum / Fälligkeitsdatum | Das Fälligkeitsdatum wird aus Rechnungsdatum plus Zahlungsziel des Kunden berechnet; beide können übersteuert werden. |
| Währung / Wechselkurs | Bei Auswahl einer Fremdwährung erscheint das Kursfeld. Mit CHF als Basiswährung holt das Pfeilsymbol den offiziellen Monatsmittelkurs. |
| Buchen in | Das Debitorenkonto, auf das die Buchung gebucht wird — aus dem Kundendatensatz vorausgewählt. Hier erscheinen nur Konten mit der Verknüpfung AR im Kontenplan. |
| Beschreibung | Eine kurze Beschreibung der Buchung. |
| Skonto (%) / Skontofrist (Tage) | Skonto für frühzeitige Zahlung — aus dem Kundendatensatz vorausgefüllt. |
| Abteilung | Nur sichtbar, wenn Abteilungen konfiguriert sind. |
Positionen
Jede Zeile bucht einen Betrag direkt auf ein Hauptbuchkonto — das unterscheidet die Buchung von einer Rechnung.
| Spalte | Hinweise |
|---|---|
| Beschreibung | Wofür diese Zeile steht. |
| Konto | Das Ertragskonto, auf das gebucht wird. Hier erscheinen nur Konten mit der Verknüpfung AR_amount im Kontenplan. |
| Betrag | Der Zeilenbetrag. |
| Projekt | Nur sichtbar, wenn zum Buchungsdatum Projekte existieren. |
| Steuerkonto / Steuerbetrag | Sichtbar, wenn Zeilensteuer unter System → Einstellungen (Registerkarte Einstellungen) eingeschaltet ist: Wählen Sie den Satz pro Zeile, der Steuerbetrag wird automatisch berechnet (anpassbar). |
Zeile hinzufügen fügt eine leere Zeile hinzu, das X auf einer Zeile entfernt sie, und Zeilen lassen sich per Ziehen am Griff neu anordnen.
Unterhalb der Zeilen begleiten zwei Notizfelder die Buchung: Notizen erscheint auf dem Dokument für den Kunden, während Interne Notizen nur für Ihr Team sichtbar bleibt und aus dem Kundendatensatz vorausgefüllt wird.
Steuern
Inklusive MWST behandelt die Beträge als steuerinklusive — die Steuer wird aus den Totalen herausgerechnet statt aufgeschlagen. Wird die Steuer auf Buchungsebene berechnet, trägt jede Steuerzeile in den Totalen ein eigenes Kontrollkästchen, sodass Sie einen einzelnen Satz für diese Buchung weglassen können, ohne die MWST-Einstellungen des Kunden anzutasten.
Bezugsteuer (Reverse Charge): Die Wahl eines Bezugsteuer-Satzes auf einer Zeile bucht beim Speichern beide Seiten der Bezugsteuer automatisch — die geschuldete Steuer und die passende Gegenbuchung —, sodass eine einzige Zeile den ganzen Bezugsteuer-Eintrag abdeckt. Die Bezugsteuer erfordert Beträge exklusive MWST; ist Inklusive MWST aktiv, stoppt das Speichern mit «Bezugsteuer muss exklusive MWST sein – «Inklusive MWST» ausschalten.»
Zahlungen
Auf die Buchung eingegangenes Geld kann direkt in der Karte Zahlungen erfasst werden — Datum, Quelle als Referenz, optionales Memo, Betrag und das Bank-Konto, auf dem es eingegangen ist (bei Fremdwährungsbuchungen zusätzlich ein Wechselkurs) — oder für den späteren Abgleich offengelassen werden. Offen zeigt das Total abzüglich aller Eingänge.
Benutzerdefinierte Felder
Hat Ihr Administrator benutzerdefinierte Felder für Debitorenbuchungen definiert (System → Einstellungen → Benutzerdefinierte Felder), erscheinen sie in einer eigenen Karte — Text-, Betrags-, Datums- oder Auswahlfelder, teils mit Mehrfachwerten. Als Pflicht markierte Felder müssen ausgefüllt sein, bevor die Buchung gebucht werden kann; eine Meldung «Erforderliche benutzerdefinierte Felder fehlen» nennt alle noch leeren.
Speichern, Genehmigen und Buchen
Die Hauptschaltfläche passt sich dem Stand der Buchung an und bietet immer den wahrscheinlichsten nächsten Schritt:
- Genehmigen — die Buchung ist auf einer Arbeitsstation ausstehend und Sie dürfen sie genehmigen.
- Übertragen → (Station) — die aktuelle Arbeitsstation hat einen konfigurierten nächsten Schritt in der Prüfkette.
- Buchen / Speichern — solange die Buchung noch auf Genehmigung wartet, heisst die Schaltfläche Speichern und sichert Ihre Änderungen, ohne etwas zu buchen. Nach der Genehmigung (oder wenn kein Genehmigungsablauf gilt) heisst sie Buchen und schreibt die Buchung in Ihre Bücher. Nach dem Buchen bleiben Sie auf der Seite.
Die übrigen Aktionen stehen daneben, soweit anwendbar: Als neu buchen (als neue Buchung duplizieren), Neue Nummer, Stornierung (die gespeicherte Buchung auf dem Bildschirm in eine spiegelnde Gutschrift umwandeln, die geprüft und gebucht wird) und Löschen. Genehmigungslimiten — wer genehmigen darf und bis zu welchem Betrag — werden pro Arbeitsstation unter Arbeitsstationen verwalten konfiguriert; Prüfer arbeiten ihre Warteschlange auf der Seite Freigaben ab.
Haben-Buchungen
Eine Haben-Buchung ist die Gutschrift, die eine Debitorenbuchung spiegelt. Verwenden Sie Stornierung auf einer gespeicherten Buchung, um eine vorausgefüllte vorzubereiten, oder erstellen Sie eine neue unter Kunden → Buchungen → Haben-Buchung — dieselbe Maske, mit dem Titel Gutschrift. Das gedruckte Dokument trägt nie einen QR-Zahlteil.
An eine Arbeitsstation senden
Solange eine Buchung ausstehend ist, können Sie sie an die Arbeitsstation einer Kollegin oder eines Kollegen weitergeben — keine Übergaben ausserhalb des Systems:
- Übertragen → (Station) leitet sie mit einem Klick direkt an die konfigurierte nächste Station weiter.
- Verschieben nach… lässt Sie eine beliebige Station wählen; ergänzen Sie Übertragungsnotizen, damit die Empfängerin oder der Empfänger weiss, warum sie kommt, und klicken Sie dann auf Verschieben.
Jeder Schritt wird in der Karte Übertragungsverlauf festgehalten — woher die Buchung kam (einschliesslich Uploads und Posteingangs-Eingängen, mit Quelle und allfälligen Notizen der KI-Verarbeitung), wer sie verschoben hat und wann. Sobald eine Buchung gebucht ist, wechselt sie nicht mehr zwischen Stationen.
Über Perioden verteilen (Registerkarte Abgrenzung)
Manche Beträge gehören in eine andere Periode als das Buchungsdatum — zum Beispiel eine Gebühr für ein Jahr Dienstleistung. Schalten Sie auf der Registerkarte Abgrenzung den Schalter Zeitpunkt der Erfolgswirksamkeit anpassen ein und wählen Sie einen Modus:
- Über Periode verteilen — der Betrag wird gleichmässig verteilt, sodass jede Periode ihren Anteil trägt, statt dass der volle Betrag auf einmal anfällt: Wählen Sie die Periode (Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich), die Anzahl Perioden und das Startdatum.
- An Datum erfolgswirksam buchen — der gesamte Betrag wird abgegrenzt und an einem einzigen Datum der Erfolgswirksamkeit erfasst.
Eine Zusammenfassungszeile zeigt, was geschehen wird; sobald die Buchung gebucht ist, listet die Registerkarte die resultierenden Buchungen auf.
Die Live-Dokumentvorschau
Für Kundenbuchungen rendert die Vorschau den druckbaren Beleg der Buchung (auf deutschen Dokumenten mit dem Titel Debitorenbuchung) genau so, wie er erzeugt wird. Layout bearbeiten öffnet den Layout-Editor für Briefkopf, Ränder und Texte, und Herunterladen, In neuem Tab öffnen sowie Drucken liefern Ihnen das Dokument selbst. Zeigt die erste Zahlungszeile auf ein Bankkonto mit QR-IBAN, trägt das Dokument den Schweizer QR-Zahlteil.
Ungespeicherte Änderungen
Aktionen, die auf dem gespeicherten Datensatz arbeiten — Übertragen, Stornieren, Drucken —, werden zurückgehalten, solange das Formular ungespeicherte Änderungen hat. Die Seite weist Sie darauf hin und bietet oder Änderungen verwerfen an, was zum zuletzt gespeicherten Stand zurückkehrt; andernfalls speichern Sie zuerst und fahren dann fort.