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Funktionsübersicht

neoo bringt Ihr Unternehmen vom rohen Dokument bis zu den eingereichten Zahlen – und automatisiert die meisten Schritte dazwischen. Diese Seite ist eine kompakte, überfliegbare Karte all dessen, was es für Sie tun kann. Jede Funktion ist in ein bis zwei Zeilen zusammengefasst; die Links führen zur ausführlichen Anleitung. Abgedeckt ist das tägliche Wesentliche – kleine Annehmlichkeiten, die sich am Bildschirm von selbst erklären, sind weggelassen.

Hauptbuch

Alles, was Sie verkaufen, einkaufen und bezahlen, landet am Ende im Hauptbuch – hier haben Sie die volle Kontrolle. Es hält Ihre Bücher dauerhaft im Gleichgewicht – Soll ist immer gleich Haben – und lässt Sie Buchungen von Hand erfassen oder korrigieren, mit der Gewissheit, dass nichts aus dem Lot gerät.

  • Manuelle Journalbuchungen – Erfassen Sie eine ausgeglichene Buchung über eine beliebige Kombination von Hauptbuchkonten, mit Soll/Haben, Beschreibung, Quelle und Referenz pro Zeile.
  • Zeilensteuer – Wenden Sie die Steuer Zeile für Zeile an, wobei jede Zeile auf ihr eigenes Steuerkonto bucht, statt eines einzigen Steuerbetrags für das ganze Dokument. Ideal für Buchungen mit gemischten Sätzen.
  • Bezugsteuer (Reverse Charge) – Buchen Sie die Schweizer Bezugsteuer auf im Ausland eingekauften Dienstleistungen mit einem Klick; die passenden Vorsteuer- und Umsatzsteuerzeilen werden automatisch erstellt.
  • Erfassung inklusive oder exklusive MWST – Erfassen Sie Beträge brutto oder netto; neoo berechnet den Steueranteil in beiden Fällen.
  • Sammelaktualisierung – Ändern Sie Datum, Abteilung, Projekt oder Konto über eine gefilterte Auswahl gebuchter Hauptbuchsätze auf einmal, statt jeden einzeln zu öffnen.
  • Abstimmung – Haken Sie Buchungen gegen einen Bank- oder Kontosaldo ab, um zu bestätigen, dass Ihre Bücher mit der Aussenwelt übereinstimmen.
  • Jahresabschluss & Periodensperre – Schliessen Sie ein Geschäftsjahr ins Eigenkapital ab und frieren Sie alles bis zu einem Stichtag ein, damit bereits eingereichte Zahlen sich nicht mehr verändern. Siehe Bücher abschliessen.
  • Audit-Protokoll – Eine vollständige, durchsuchbare Aufzeichnung, wer was wann geändert hat, damit jede Zahl bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgt werden kann.

Hier starten: Hauptbuchbuchungen · Journal & Berichte

Debitoren (Kunden)

Stellen Sie Kunden schnell Rechnungen, werden Sie früher bezahlt und wissen Sie jederzeit, wer Ihnen was schuldet. Die Debitoren decken den ganzen Zyklus ab – von der Rechnungsstellung über den Zahlungseingang bis zum Nachfassen bei überfälligen Konten.

  • Kundenstamm – Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen, Standardkonten, Steuereinstellungen, Sprache und Bankverbindung jedes Kunden an einem Ort. Siehe Kunden.
  • Ausgangsrechnungen – Erstellen Sie detaillierte Rechnungen für Ihre Dienstleistungen mit Steuer pro Zeile, prozentualen Rabatten, Zahlungsbedingungen, Projekt-/Abteilungszuordnung und Ihrem eigenen PDF-Layout. Siehe Ausgangsrechnung.
  • Zahlungen bei Rechnungsstellung erfassen – Erfassen Sie eine Anzahlung oder eine vollständige/teilweise Zahlung direkt auf der Rechnung, sodass Forderung und Geldeingang zusammen gebucht werden.
  • Dienstleistungen unterwegs speichern – Fügen Sie eine neue Dienstleistung Ihrem Katalog hinzu, ohne die Rechnung zu verlassen, wenn Sie sie zum ersten Mal verrechnen.
  • Debitorenbuchungen – Buchen Sie einen Kundenbeleg direkt auf Ihre Hauptbuchkonten, wenn Sie keine detaillierte Rechnung brauchen – Anpassungen, Korrekturen oder eingehende Dokumente. Siehe Debitorenbuchung.
  • Abgrenzungen – Verteilen Sie eine Debitorenbuchung gleichmässig über mehrere Perioden (monatlich, quartalsweise, jährlich), damit der Ertrag in den Monaten landet, in die er gehört – nicht alles auf einmal. Siehe Debitorenbuchung.
  • Schweizer QR-Rechnung – Erstellen Sie Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil (QR-IBAN, strukturierte Referenz, scanbarer Betrag), damit Kunden per Scan bezahlen können. Siehe QR-Rechnungen.
  • Gutschriften & Stornierungen – Kehren Sie jede gebuchte Rechnung mit einem Klick in eine spiegelbildliche Gutschrift um, oder erstellen Sie eine eigenständige Gutschrift. Siehe Gutschriften.
  • Wiederkehrende Rechnungen – Planen Sie Rechnungen, die sich täglich, wöchentlich oder monatlich selbst erzeugen, damit die wiederkehrende Verrechnung ohne Ihr Zutun läuft. Siehe Wiederkehrende Rechnungen.
  • Stapelversand & -druck – Versenden oder drucken Sie viele Rechnungen auf einmal und verfolgen Sie, welche bereits an Kunden hinausgegangen sind. Siehe Rechnungen im Stapel per E-Mail.
  • Rechnungen konsolidieren – Fassen Sie mehrere offene Rechnungen desselben Kunden zu einer zusammen, damit er einen einzigen Betrag begleicht. Siehe Rechnungen konsolidieren.
  • Mahnungen – Versenden Sie eskalierende, dreistufige Mahnungen für überfällige Rechnungen im Stapel und behalten Sie im Blick, welche Stufe jeder Kunde erreicht hat. Siehe Mahnungen.
  • Individuelle E-Mail- und Mahntexte – Schreiben Sie Ihre eigenen E-Mail-Texte für den Rechnungsversand und jede Mahnstufe, damit jede Nachricht nach Ihnen klingt und nicht nach einer generischen Vorlage. Legen Sie einen firmenweiten Standard fest, überschreiben Sie ihn für einzelne Kunden und fügen Sie Variablen ein – zum Beispiel {invnumber}, {duedate} oder {total} –, die beim Versand automatisch ausgefüllt werden. Siehe Kunden.
  • Debitorenberichte – Übersicht offener Posten, Liste der Debitorenbuchungen, Umsatzsteuer-Bericht und Kundensuche. Siehe Debitoren.

Kreditoren (Lieferanten)

Behalten Sie den Überblick über Ihre Verbindlichkeiten und bezahlen Sie Lieferanten pünktlich, ohne manuelles Nachjagen. Die Kreditoren decken den ganzen Zyklus ab – vom Erfassen einer Rechnung bis zu ihrer Begleichung – und halten die Bankverbindungen bereit, die Sie zum Bezahlen jedes Lieferanten brauchen.

  • Lieferantenstamm – Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen, Standard-Aufwandskonten, Steuereinstellungen und die Bankverbindung, über die neoo den Lieferanten bezahlt, an einem Ort. Siehe Lieferanten.
  • Kreditorenrechnungen & -buchungen – Erfassen Sie eine detaillierte Kreditorenrechnung, oder buchen Sie einen Lieferantenbeleg für einfache Aufwände und Anpassungen direkt auf Hauptbuchkonten. Siehe Kreditorenrechnung und Kreditorenbuchung.
  • Lastschriften & Stornierungen – Kehren Sie ein gebuchtes Lieferantendokument in eine Gegenbuchung um, oder erstellen Sie eine eigenständige Lastschrift. Siehe Kreditorenbuchung.
  • Abgrenzungen – Verteilen Sie eine Rechnung, die mehrere Perioden abdeckt – eine Jahresprämie, eine Jahreslizenz – gleichmässig über die Monate, in die sie gehört. Siehe Kreditorenbuchung.
  • Schweizer QR / DCN – Erfassen Sie die strukturierte Gläubigerreferenz (DCN) auf Lieferantenrechnungen, damit Zahlungen die Referenz tragen, die der Lieferant erwartet.
  • Sammelaktualisierung – Ändern Sie Datum, Fälligkeitsdatum, Lieferant, Abteilung, Projekt oder Konto über viele gebuchte Lieferantenbelege auf einmal, direkt aus einer gefilterten Liste.
  • Kreditorenberichte – Übersicht offener Verbindlichkeiten, Liste der Kreditorenbuchungen, Vorsteuer-Bericht und Lieferantensuche. Siehe Kreditoren.

Aufträge & Offerten

Halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest, bevor Sie verrechnen. Erfassen Sie, was bestellt oder offeriert wurde – auf beiden Seiten des Geschäfts – und behalten Sie im Blick, was noch offen ist.

  • Offerten & Auftragsbestätigungen – Unterbreiten Sie dem Kunden eine Offerte, bestätigen Sie sie mit In Auftrag umwandeln als Auftragsbestätigung und übergeben Sie beides mit Rechnung erstellen an eine vorausgefüllte Ausgangsrechnung – gebucht wird erst, wenn diese Rechnung gebucht ist. Siehe Angebote & Aufträge.
  • Offertanfragen & Einkaufsbestellungen – Fragen Sie einen Lieferanten nach einem Preis, bestellen Sie bei ihm und überführen Sie die Bestellung auf demselben Weg in eine Kreditorenrechnung. Siehe Anfragen & Bestellungen.
  • Auftragsberichte – Listen Sie offene und abgeschlossene Auftragsbestätigungen, Einkaufsbestellungen, Offerten und Offertanfragen auf und wandeln Sie direkt aus der Liste um.

Dienstleistungen

neoo ist für Dienstleistungsunternehmen gebaut. Richten Sie jede Dienstleistung einmal ein und verwenden Sie sie überall wieder – so bleiben Preise, Konten und Steuern auf jeder Rechnung und jedem Auftrag konsistent, ohne Neuerfassung.

  • Dienstleistungskatalog – Definieren Sie Ihre Dienstleistungen einmal mit Verkaufspreis, Ertragskonto und Steuer, damit sie ohne Neuerfassung in Rechnungen einfliessen — und damit die MWST jedes Mal stimmt.
  • Dienstleistungssuche – Finden, prüfen oder als veraltet ausmustern, ohne die Rechnungen anzurühren, die sie verwendet haben.

Projekte & Abteilungen

Verfolgen Sie Ergebnisse unterhalb der Kontoebene – nach Kundenmandat, Kostenstelle oder Standort – ohne für jedes ein eigenes Konto anzulegen. Siehe Projekte & Abteilungen.

  • Projekte & Abteilungen – Definieren Sie die Projekte und Abteilungen, über die Sie berichten möchten, und hängen Sie sie beim Buchen an die Transaktionen.
  • Projektzuordnung pro Zeile – Weisen Sie Projekte Zeile für Zeile zu, sodass eine einzelne Rechnung, Lieferantenrechnung oder Journalbuchung auf mehrere Projekte aufgeteilt werden kann.
  • Abteilungszuordnung – Ordnen Sie eine ganze Buchung einer Abteilung zu, um die Zahlen nach Team, Standort oder Kostenstelle zu verdichten.
  • Eine Erfolgsrechnung pro Mandat – Filtern Sie die Erfolgsrechnung nach Projekt oder Abteilung und sehen Sie, was jedes eingebracht und gekostet hat. Mehrere lassen sich nebeneinander dem Gesamttotal gegenüberstellen.

Berichte & Analysen

Machen Sie aus dem Hauptbuch die Zahlen, über die Sie tatsächlich berichten – bei jedem Aufruf frisch aus den gebuchten Transaktionen aufgebaut.

  • Dashboard – Ein Widget-Dashboard mit zwei Tabs bei jedem Login: die Inhabersicht (Liquidität, Reichweite, Umsatz, Debitoren) und die Finanzsicht (Erfolgsrechnung, Bilanz, Liquidität, Eigenkapital, Mehrjahresvergleich). Widgets sind berechtigungsabhängig und frei anordenbar. Siehe Dashboard.
  • Bilanz – Aktiven, Fremdkapital und Eigenkapital per beliebigem Stichtag, mit Datumsvergleich und Abweichungsspalten nebeneinander. Siehe Bilanz.
  • Erfolgsrechnung – Ertrag, Aufwand und Ergebnis über beliebige Perioden, nach vereinbarter oder vereinnahmter Methode. Siehe Erfolgsrechnung.
  • Saldenbilanz – Eröffnungssaldo, Bewegungen und Schlusssaldo jedes Kontos für eine Periode – die Checkliste des Buchhalters. Siehe Saldenbilanz.
  • MWST-Bericht – Prüfen Sie jede MWST-relevante Buchung mit automatischen Fehlerprüfungen, haken Sie Geprüftes ab, exportieren Sie dann die Schweizer MWST-Abrechnung als Excel-Formular oder E-Filing-XML und sperren Sie die Periode. Unterstützt die effektive und die Saldo-Methode, vereinbart oder vereinnahmt. Siehe MWST-Bericht.
  • Offene Posten – Wer Ihnen was schuldet und was Sie schulden, aufgeteilt in offen, überfällig, bezahlt und überzahlt, mit Trend-Diagramm. Siehe Offene Posten.
  • Journal – Eine durchsuchbare Liste aller Hauptbuchbuchungen, pro Konto gruppiert, mit laufenden Salden und Absprung in jede einzelne Buchung. Siehe Hauptbuch-Journal.
  • Kontobewegungen – Jede Bewegung auf einem einzelnen Konto über eine Periode, um einen Saldo Zeile für Zeile zu prüfen oder zu erklären.
  • Debitoren- & Kreditorenbuchungsregister – Durchsuchen Sie die vollständige gebuchte Historie der Kunden- und Lieferantenbelege mit detaillierten Filtern, wählbaren Spalten und Totalen. Siehe Debitoren- & Kreditorenbuchungen.
  • Umsatzsteuer / Vorsteuer – Steueraufstellungen pro Kunde und pro Lieferant über das, was Sie in einer Periode in Rechnung gestellt haben (Debitoren) bzw. was Ihnen verrechnet wurde (Kreditoren). Siehe Umsatzsteuer & Vorsteuer.
  • Exporte – Berichte und Listen lassen sich als Excel und PDF exportieren, zum Teilen oder für die Ablage.

Das Cockpit – KI-Automatisierung vom Dokument bis zur Zahlung

Das Cockpit ist der Teil von neoo, der arbeitet, während Sie es nicht tun: Die KI liest, was eintrifft, entwirft die Buchungen, schickt sie zur Freigabe, stellt sie zur Zahlung bereit und erkennt diese Zahlungen auf dem nächsten Bankauszug wieder. Wie die Teile zusammenspielen, zeigt die Cockpit-Übersicht.

Dokumenten-Posteingang

Tippen Sie Rechnungen nicht mehr von Hand ab – lassen Sie die KI jedes Dokument lesen und die Buchung für Sie entwerfen.

  • KI-Dokumentenerfassung – Legen Sie ein Lieferanten- oder Kundendokument ab; die KI liest es und entwirft die passende Kreditoren- oder Debitorenbuchung mit dem Original-PDF im Anhang – kein Abtippen Feld für Feld. Siehe Posteingang.
  • E-Mail-Eingang – Leiten Sie Rechnungen an die private Posteingangsadresse Ihres Mandanten weiter (oder lassen Sie Lieferanten direkt dorthin senden); sie reihen sich automatisch ein. Zusätzliche benannte Posteingangsadressen nehmen die von Ihnen gewählten Dokumentarten an — Lieferant, Kunde, Weitere oder alle — und leiten direkt an bestimmte Arbeitsstationen.
  • Aufteilung mehrerer Dokumente – Ein einzelnes PDF mit mehreren Rechnungen wird erkannt und in eine Buchung pro Dokument aufgeteilt.
  • Duplikatswarnungen – Dokumente, die wie bereits Gebuchtes aussehen (gleiche Datei, gleiche Referenz oder gleiche Partei/Betrag/Datum), tragen bis zur Freigabe eine sichtbare Markierung.
  • Gutschrifts-Erkennung – Die KI erkennt Lieferantengutschriften und bucht sie als Gutschrift, bereit zur Verrechnung mit offenen Zahlungen.
  • Skonto-Behandlung – Ein angebotener Skonto für frühzeitige Zahlung wird erkannt und automatisch als eigene Zeile gebucht, mit entsprechend angepasster Steuer.
  • Übrige Dokumente – Dateien, die weder Rechnung noch Beleg sind (Verträge, Auszüge, Briefe), werden separat klassifiziert und an ihre eigene Station zur Prüfung und Ablage geleitet.
  • Eigene KI-Anweisungen – Geben Sie einmalige Hinweise für einen Stapel mit, oder steuern Sie das Extraktionsverhalten global über die KI-Prompts.
  • Dokument-Wiederherstellung – Verarbeiten Sie hängengebliebene Dokumente erneut, markieren Sie sie als fehlgeschlagen oder räumen Sie sie weg, damit eine Problemdatei nie die Warteschlange blockiert.

Freigaben & Arbeitsstationen

Geben Sie jeder Buchung einen klaren Weg zur Freigabe, damit nichts ungesehen gebucht wird und nichts auf dem Pult einer einzelnen Person liegen bleibt.

  • Arbeitsstations-Routing – Entworfene Buchungen werden an eine Arbeitsstation (Prüf-Warteschlange) geleitet; die zugewiesenen Prüfer sehen eine gemeinsame Liste dessen, was wartet. Siehe Freigaben.
  • Genehmigungsregeln – Verlangen Sie oberhalb einer Betragsgrenze eine Freigabe, bevor eine Buchung gebucht werden kann. Regeln werden pro Arbeitsstation getrennt für Kreditoren (Lieferanten) und Debitoren (Kunden) festgelegt; eine Seite ohne Regel kann von allen mit Stationszugriff freigegeben werden. Siehe Arbeitsstationen verwalten.
  • Prüfketten – Leiten Sie eine Buchung mit einem Klick an die nächste Station einer definierten Abfolge weiter, oder übertragen Sie sie mit einer Notiz an eine beliebige Station.
  • Warteschlangen-Filter – Grenzen Sie Ihre Freigabe-Warteschlange nach Kunde, Lieferant, Datum, Betrag oder Beschreibung ein, wenn sie lang wird.
  • Risikohinweise auf einen Blick – Jeder wartende Eintrag zeigt seine Steuerkonten, eine Warnung, wenn keine Steuer gebucht ist, und bei Lieferantenzahlungen einen Hinweis auf fehlende IBAN/BIC.
  • Sammelfreigabe, -übertragung & -löschung – Bearbeiten Sie viele wartende Buchungen auf einmal.
  • Buchungsrechte pro Benutzer – Beschränken Sie, wer auf der Debitoren- oder Kreditorenseite erstellen, buchen oder löschen darf.

Bankauszug-Import & Abgleich

Stimmen Sie so schnell ab, wie Ihre Auszüge eintreffen – die meisten Zeilen gleichen sich selbst ab, und Sie kümmern sich nur um die Ausnahmen.

  • CAMT-Import – Lesen Sie Bankauszüge aus CAMT.053- (Vollauszug) und CAMT.054-Dateien (Belastungs-/Gutschriftsanzeige) ein; das Format wird automatisch erkannt, Einträge werden nach Konto gruppiert, und dieselbe Datei kann gefahrlos erneut importiert werden – Duplikate werden übersprungen. Siehe CAMT-Import.
  • Automatischer Abgleich beim Import – Jede Zeile wird gegen die richtige offene Rechnung abgeglichen, bevor sie Sie erreicht – zuerst über die strukturierte Referenz (DCN / End-to-End-ID / Gläubigerreferenz), dann über Gegenpartei-IBAN, Betrag und Währung. Siehe Bankabgleich.
  • Gegenpartei-Erkennung – Ist der Kunde oder Lieferant einer Bankzeile bereits erfasst, wird der Name hervorgehoben – Sie sehen auf einen Blick, was bekannt und was neu ist.
  • Manueller Abgleich – Für Zeilen, die das System nicht selbst zuordnen kann, wählen Sie aus nach Passgenauigkeit sortierten Rechnungsvorschlägen und bestätigen den Treffer.
  • Eine Zeile auf mehrere verteilen – Verteilen Sie einen einzelnen Bankbetrag auf mehrere Rechnungen und passen Sie an, wie viel auf jede entfällt.
  • Währungsübergreifender Abgleich – Gleichen Sie eine Bankzeile in einer Währung mit Rechnungen in einer anderen ab; Sie erfassen den Wechselkurs, und neoo bucht die Differenz korrekt.
  • Differenzbehandlung – Wenn der bezahlte Betrag nicht der Rechnung entspricht, wählen Sie, wie der Rest beglichen wird: die Überzahlung als Guthaben erfassen, eine Gutschrift erstellen oder die Differenz auf ein Hauptbuchkonto buchen (Bankspesen, Rundung, Kursgewinn/-verlust).
  • Abgleichregeln – Schreiben Sie wiederverwendbare Regeln (bis zu zehn Bedingungen auf Bankcode, Betrag, Name/IBAN der Gegenpartei oder Beschreibung), die wiederkehrende Zeilen wie Löhne, Gebühren und Lastschriften automatisch abgleichen und vorlagenbasierte Hauptbuch-/Kreditoren-/Debitorenbuchungen mit Werten direkt aus der Bankzeile erzeugen.
  • Regeln auf alle anwenden – Lassen Sie nach einem Import alle aktiven Regeln in einem Durchgang über sämtliche nicht abgeglichenen Zeilen laufen, um die einfachen Fälle sofort zu erledigen.
  • Wildcard-Suche & Filter – Durchsuchen Sie Verwendungszweck und Referenztext mit Platzhaltern und filtern Sie Zeilen nach Datum, Konto oder Abgleichart.
  • Als erledigt markieren – Markieren Sie die seltene Zeile, die keine Buchung braucht (z. B. eine interne Umbuchung), als erledigt, ohne zu buchen.
  • Kartenzahlungen an Auslagen übergeben – Machen Sie aus einer ausgehenden Bankzeile mit einem Klick (oder automatisch per Regel) eine Mitarbeiterauslage: Wer das Geld ausgegeben hat, liefert den Beleg, die Freigabe bucht sie. Siehe Auslagen.
  • Manuelle Abstimmung – Haken Sie Buchungen gegen einen Auszugssaldo ab, um zu bestätigen, dass ein Konto mit der Bank übereinstimmt. Siehe Abstimmung.

Ausgehende Zahlungen

Bezahlen Sie freigegebene Rechnungen direkt aus Ihren Büchern, so wie Ihre Bank es erwartet – ohne Doppelerfassung.

  • Zahlungswarteschlange – Freigegebene Kreditorenrechnungen fliessen in eine Zahlungswarteschlange und durchlaufen klare Status (Erstellt → Exportiert → Hochgeladen → Abgeschlossen, plus ein wiederherstellbarer Tab Gelöscht). Siehe Zahlungen.
  • PAIN.001-Export – Erzeugen Sie eine standardkonforme ISO-20022-PAIN.001-Datei, die jede Bank akzeptiert.
  • Sammelbuchung – Wählen Sie eine Sammelbelastung und eine einzige E-Banking-Freigabe pro Zahlungsdatei statt einer Buchung pro Zahlung, mit firmenweitem Standard in den Einstellungen.
  • Teil- & terminierte Zahlungen – Bezahlen Sie weniger als den Rechnungsbetrag, setzen Sie pro Zahlung ein künftiges Ausführungsdatum, oder legen Sie ein Valutadatum für den ganzen Stapel fest.
  • Gutschriften verrechnen – Liegt eine freigegebene Lieferantengutschrift vor, verrechnen Sie sie mit offenen Zahlungen, bevor etwas verschickt wird – der Zahlbetrag schrumpft oder erledigt sich ganz, ohne die Bank zu berühren.
  • Nachvollziehbare Uploads – Jeder exportierte oder hochgeladene Stapel speichert, wer ihn wann gesendet hat, samt Anbieterreferenz zum Nachschlagen im Bankportal.
  • Schweizer QR- / DCN-Prüfung – Zahlungen an eine QR-IBAN werden vor dem Versand auf eine gültige strukturierte Referenz geprüft.
  • Spesenregelung bei Überweisungen – Wählen Sie bei grenzüberschreitenden Überweisungen, wer die Bankspesen trägt (geteilt, Sie zahlen alles, oder der Begünstigte zahlt).
  • Lieferantendaten direkt ergänzen – Ergänzen Sie eine fehlende IBAN oder BIC direkt aus der Zahlungszeile, ohne die Seite zu verlassen.

Auslagen

Mitarbeiterausgaben von A bis Z – Firmenkartenzahlungen und Auslagen aus der eigenen Tasche – vom Foto des Belegs bis zur gebuchten, erstatteten Auslage. Siehe Auslagen.

  • Meine Auslagen – Die eigene Warteschlange jedes Mitarbeiters: Beleg anhängen, Kategorie wählen, einreichen; die KI entwirft die Buchung mit dem richtigen Konto und der richtigen MWST.
  • Beleg-Scanner – Fotografieren Sie Papierbelege mit dem Handy: automatischer Zuschnitt, Aufbereitung und mehrere Fotos zu einem sauberen PDF zusammengefasst – alles direkt auf dem Gerät.
  • Belege per E-Mail – Leiten Sie einen Beleg von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse weiter, und er landet in Ihrer Auslagen-Warteschlange.
  • Firmenkartenzahlungen – Kartenzahlungen kommen von der Bank oder aus einer Kartenabrechnung bereits dem Karteninhaber zugewiesen an; er ergänzt nur noch den Beleg.
  • Kreditkartenabrechnungs-Import – Importieren Sie eine Kreditkartenabrechnung als PDF, und die Ausgaben jeder Karte werden zu Bankzeilen und fertig vorbereiteten Auslagen pro Karteninhaber. Siehe Kreditkartenabrechnungen.
  • Freigabe mit Auszahlung – Vorgesetzte prüfen alles an einem Ort – inklusive Abweichungs- und Duplikatswarnungen – und können freigeben, mit eingereihter Zahlung freigeben oder sofort auszahlen.
  • Erstattung über die Zahlungswege – Persönliche Auslagen laufen über dieselben Zahlungswege wie Lieferantenrechnungen und springen automatisch auf Bezahlt, sobald die Auszahlung auf dem Bankauszug erscheint.

Bankintegrationen

Verbinden Sie einen Bankanbieter, und der ganze Kreislauf läuft ohne Dateien – kein CAMT-Upload, keine PAIN-Datei für Ihre Bank. Und weist die Bank eine Zahlung zurück, erfahren Sie es. Siehe Bankintegrationen.

  • Buchungen kommen von selbst – Auszugszeilen treffen aus dem verbundenen Konto im Bankabgleich ein, wo möglich bereits zugeordnet, ohne CAMT-Import. Einen Zeitraum können Sie jederzeit auch selbst nachziehen.
  • Direkt bezahlen – Senden Sie freigegebene Zahlungen direkt an den Anbieter, statt eine Datei zu exportieren.
  • Ablehnungen kommen zurück – Eine von der Bank zurückgewiesene Zahlung wird als fehlgeschlagen markiert und trägt die Begründung der Bank, statt in Ihren Büchern still als bezahlt zu gelten.
  • Konfipay – Erreicht gewöhnliche Schweizer Bankkonten. Die einzige Verbindung mit Sammelbuchung und Wahl der Gebührenregelung. Wird vom Support für Sie eingerichtet.
  • Amnis – Verbinden Sie ein Amnis-Mehrwährungs-Geschäftskonto, um Transaktionen zu importieren und Lieferanten zu bezahlen, auch in Fremdwährungen.
  • Revolut – Verbinden Sie ein Revolut-Business-Konto, um Transaktionen zu importieren und Auszahlungen abzuwickeln.
  • Kontenzuordnung – Ordnen Sie jedes verbundene Anbieterkonto dem passenden Bankkonto in Ihrem Mandanten zu, damit Importe und Zahlungen am richtigen Ort landen.

Benachrichtigungen

Behalten Sie die Bücher im Blick, ohne sich zum Nachschauen einzuloggen – planen Sie E-Mail-Zusammenfassungen für das, was zählt, und lassen Sie sie zu sich kommen, in der Sprache des Empfängers.

  • Ausstehende Freigaben – Eine Erinnerung an Rechnungen, die in Ihrem Workflow auf Freigabe warten, gefiltert nach Lieferanten (Kreditoren), Kunden (Debitoren) oder beidem.
  • Hochgeladene Zahlungen – Eine Meldung, wenn neue Zahlungen an die Bank gesendet werden.
  • Bezahlte Rechnungen – Ein Hinweis, wenn Rechnungen als bezahlt markiert werden.
  • Unbezahlte Forderungen – Ein regelmässiger Anstoss zu ausstehenden Kundenrechnungen, die noch unbezahlt sind.
  • Auslagen zur Genehmigung ausstehend – Eine Zusammenfassung der Mitarbeiterauslagen, die noch auf einen Genehmigungsentscheid warten.
  • Nach Ihrem Zeitplan – Wählen Sie, wie oft jede Benachrichtigung eintrifft – täglich, wöchentlich (Wochentage wählbar) oder monatlich (Kalendertage wählbar, inklusive letzter Tag des Monats) – und zu welcher Uhrzeit sie versendet wird.
  • An die richtigen Personen – Senden Sie standardmässig an Ihre Konto-E-Mail-Adresse, oder legen Sie einen bestimmten Empfänger fest und setzen Sie weitere in Kopie, damit alle Beteiligten informiert bleiben.

KI-Chat

Stellen Sie Ihren Büchern eine Frage in normaler Sprache, statt drei Berichte zu öffnen, um festzustellen, dass sich die Frage nicht gelohnt hat. Siehe KI-Chat.

  • Antworten aus Ihrem eigenen Hauptbuch – Liquiditätslage, grösste Kunden nach offenem Saldo, überfällige Rechnungen – als Tabelle, mit verlinkten Rechnungs- und Kontonummern, über die Sie ins Detail springen.
  • Wie mache ich …? – Fragen zur Bedienung von neoo, beantwortet aus dieser Dokumentation, mit Link zur Seite und zur passenden Maske.
  • Sammeländerungen, die Sie bestätigen – Bitten Sie darum, ein Quartal von einem Konto auf ein anderes umzubuchen, und Sie erhalten eine Karte mit jeder betroffenen Buchung. Geschrieben wird erst, wenn Sie bestätigen; was in einer gesperrten Periode liegt, wird übersprungen, sofern Sie nichts anderes sagen.

Shopify-Integration

Verbinden Sie Ihren Shopify-Shop, und jede Bestellung wird zu einer gebuchten Rechnung – Positionen über von Ihnen gesteuerte Regeln auf Ihre Dienstleistungen abgebildet, Zahlungen pro Zahlungsanbieter gebucht, Rückerstattungen in Gutschriften verwandelt, alles per Webhooks synchron gehalten. Derzeit in der Einführung als Early Access. Siehe Shopify.

Support

Hilfe ist eingebaut: Eröffnen Sie überall in der App über das Menü Einstellungen ein Support-Ticket, hängen Sie Screenshots an und verfolgen Sie jede Antwort in der App oder direkt aus Ihrer E-Mail. Die Benachrichtigungsglocke hält Sie über Antworten und Statusänderungen auf dem Laufenden. Siehe Support.

Mehrwährungsfähigkeit & Steuern

Arbeiten Sie souverän mit internationalen Kunden und Lieferanten und bleiben Sie im Einklang mit der Schweizer MWST – neoo übernimmt die Wechselkurs- und Steuermechanik, damit Sie nicht von Hand rechnen müssen.

  • Fremdwährungen – Handeln und fakturieren Sie in jeder Währung; neoo erfasst Wechselkursgewinne und -verluste automatisch. Siehe Währungen.
  • Flexible Steuereinrichtung – Definieren Sie Steuersätze und -schlüssel und steuern Sie, wie die Steuer auf Debitoren- und Kreditorenseite berechnet und gebucht wird. Siehe Steuern.

Einrichtung & Administration

Formen Sie neoo nach der Art, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet. Jeder Mandant ist eine in sich geschlossene Buchhaltung: einmal eingerichtet und danach weitgehend sich selbst überlassen.

  • Kontenplan – Bauen und organisieren Sie Ihre Konten; gruppieren Sie mit Kategorien und versehen Sie Konten mit GIFI-Codes für standardisierte Auswertungen. Siehe Kontenplan.
  • Bankkonten – Erfassen Sie Ihre Konten mit IBAN/QR-IBAN und BIC, damit QR-Rechnungen, Abstimmung, Zahlungen und Bankimport funktionieren. Siehe Bankkonten.
  • Rechnungslayout & Texte – Gestalten Sie Rechnungen und Mahnungen im Live-Editor: Briefkopf, Logo, Akzentfarbe, Seitenränder und die Texte selbst, pro Sprache getrennt geführt, damit Dokumente in der Sprache Ihres Kunden hinausgehen. Siehe Rechnungslayout & Texte.
  • Belegnummerierung – Definieren Sie eigene Nummernmuster für Rechnungen, Aufträge, Offerten und Journalbuchungen aus festem Text, Datums-Platzhaltern und automatisch hochzählenden Zählern, mit optionaler Sperrung. Siehe Einstellungen.
  • Cloud-Speicher – Erzeugte PDFs und hochgeladene Dokumente werden automatisch in sicherem Cloud-Speicher abgelegt – ohne Konfigurationsaufwand. Siehe Cloud-Speicher.
  • Benutzerdefinierte Felder – Definieren Sie eigene Felder auf Debitoren- und Kreditorenbuchungen (Text, Betrag, Datum oder Auswahl), machen Sie sie vor dem Buchen zur Pflicht und bringen Sie der KI bei, sie vom eingehenden Beleg abzulesen. Siehe Benutzerdefinierte Felder.
  • Benutzer & Rollen – Laden Sie Personen von der Startseite aus ein, erstellen Sie Rollen mit präzisen Berechtigungen und blenden Sie ganze Menübereiche pro Rolle aus, damit jede Person nur sieht, was sie soll. Siehe Benutzer & Rollen.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung – Jedes Konto ist durch einen Code von Ihrem Handy geschützt, eingerichtet bei der ersten Anmeldung. Neues Handy? Richten Sie Ihren Authenticator direkt über Ihre Profilseite neu ein – der alte funktioniert weiter, bis der neue verifiziert ist.
  • KI-Prompts – Steuern Sie mandantenweit, wie die KI Ihre Dokumente liest und kategorisiert. Siehe KI-Prompts.
  • Standard-E-Mail-Texte – Schreiben Sie die Standardformulierung für jede Art von E-Mail, die Sie versenden, pro Sprache, mit automatisch eingesetzten Variablen. Siehe Standard-E-Mail-Nachrichten.
  • E-Mail-Stapeljobs – Sehen Sie nach, wie ein Rechnungsversand gelaufen ist: was verschickt wurde, was fehlschlug, was noch läuft. Siehe Stapelverarbeitungen.

Datenimport

Wechseln Sie zu neoo, ohne Ihre Historie neu abzutippen – laden Sie bestehende Daten beim Go-live gesammelt, oder ergänzen Sie sie jederzeit später.

  • Massenimport – Fügen Sie Kunden, Lieferanten, Ausgangsrechnungen, Debitorenbuchungen, Kreditorenrechnungen, Kreditorenbuchungen und Hauptbuchbuchungen direkt aus Ihrer Tabelle ein — mit Trockenlauf, bevor etwas geschrieben wird.
  • Bankimport – Laden Sie Bankauszüge via CAMT, wie oben beschrieben.