Rechnungslayout & Texte
Ausgangsrechnungen, Debitorenbuchungen und Mahnungen gestalten Sie in einem Live-Editor. Sie ändern rechts eine Einstellung und sehen links, wie sich die A4-Seite neu aufbaut. Speichern, sobald es passt.
Der Editor öffnet sich aus einem Dokument, nicht aus dem Menü System. Öffnen Sie eine Ausgangsrechnung, schauen Sie auf die Vorschau und klicken Sie in deren Werkzeugleiste auf das Regler-Symbol Layout bearbeiten. Aus einer Debitorenbuchung, einem Angebot oder einem Auftrag öffnet sich derselbe Editor.
Das Layout gehört zum Mandanten, nicht zur geöffneten Rechnung. Was Sie hier speichern, gilt für jede Rechnung und jede Mahnung Ihrer Firma.
Das Dokument wählen
Die Auswahl Vorlage bestimmt das Dokument:
| Vorlage | Verwendet für |
|---|---|
| Rechnung | Ausgangsrechnungen |
| Debitorenbuchung | Rechnungen aus der Maske Debitorenbuchung |
| Mahnung 1 / 2 / 3 | Die jeweilige Mahnstufe |
| Offerte / Auftrag | Angebote und Aufträge |
| Offertanfrage / Bestellung | Anfragen und Bestellungen |
Welche davon die Auswahl anbietet, hängt davon ab, woher Sie den Editor geöffnet haben. Aus einer Rechnung oder Debitorenbuchung erscheinen die Vorlagen Rechnung, Debitorenbuchung und Mahnung 1–3, aus einer Offerte oder einem Auftrag ausschliesslich die eigene Vorlage. So lassen sich Ihre Rechnungstexte beim Gestalten eines Auftrags nicht versehentlich verändern.
Die Arbeit verteilt sich auf zwei Reiter. Layout ist der Rahmen: Briefkopf, Logo, Farben, Seitenränder. Inhalt sind die Texte.
Mit einem Sternchen (*) markierte Bereiche gelten für alle Vorlagen. Sie stellen Seitenränder oder Kopfzeile einmal ein, und Rechnungen wie alle drei Mahnstufen ziehen mit. Alles ohne Sternchen gehört nur zur gewählten Vorlage.
Layout
| Bereich | Wofür |
|---|---|
| Briefköpfe * | Ein A4-PDF, das hinter der Seite liegt: vorgedruckter Briefkopf, Wasserzeichen, Fussgrafik. Hochladen, ersetzen oder entfernen. Auf der QR-Rechnungsseite wird es nie angewendet. |
| Kopfzeile * | Ihr Logo (anzeigen oder nicht, hochladen, ersetzen oder entfernen), ob die Firmenangaben gedruckt werden — mit eigener Position und Textausrichtung — und wo die Empfängeradresse sitzt: Rechts (Fensterumschlag) oder Links. |
| Fusszeile & Seitenzahlen * | Die Fusszeile und die Seitennummerierung. |
| Typografie * | Akzentfarbe, Schrift und Schriftgrösse. |
| Beschreibung & Notizen | Nicht bei Mahnungen. Gestaltet die Beschreibung unter der Kopfzeile und den Notizblock unter den Totalen. |
| Zahlungsinformationen * | Ein optionaler Block mit Überweisungsangaben — Name des Bankkontos, IBAN, BIC und Referenz — für Rechnungen, Debitorenbuchungen und Mahnungen, mit Position und Typografie. Wird nie zusammen mit einer QR-Rechnung gedruckt. |
| Mahnungstext | Typografie für den Brieftext der Mahnungen, für alle drei Stufen gemeinsam. |
| Schluss * | Der Schlussgruss und der Firmenname darunter. Die Schriftgrösse 0 übernimmt die Grösse des umgebenden Textes. |
| Seitenränder (mm) * | Oben, unten, links und rechts. Die Standardwerte sind 18, 16, 18 und 18. |
Wählen Sie die Position der Empfängeradresse passend zu Ihren Couverts. Rechts (Fensterumschlag) richtet die Adresse auf ein übliches Schweizer Fenstercouvert aus, Links eignet sich für Couverts, die Sie selbst beschriften.
Texte
Der Reiter Inhalt enthält die festen Texte: Zahlungsbedingungen, Grussformel, Mahntexte. So ändern Sie Ton und Formulierung, ohne das Layout anzufassen.
Die Texte werden pro Sprache geführt. Wählen Sie zuerst die Sprache: Deutsch (Schweiz), Deutsch (Deutschland), English, Français oder Italiano. Jeder Kunde erhält die Sprache aus seinem Datensatz, ersatzweise die Standardsprache des Mandanten aus System → Einstellungen, Registerkarte «Einstellungen». Bearbeiten Sie den englischen Text, bleibt der deutsche unberührt. Fünf Sprachen bedeuten also fünf Fassungen.
Auf einer Rechnung bearbeiten Sie:
| Feld | Erscheint |
|---|---|
| Zahlungsbedingungen | Über dem Schlussgruss |
| Schlussgruss * | Die Grussformel über dem Firmennamen |
| Hinweis «nicht MWST-pflichtig» | Nur, wenn die Rechnung keine MWST enthält |
Ist im Reiter «Layout» Zahlungsinformationen anzeigen eingeschaltet, lassen sich hier auch die Beschriftungen dieses Blocks (Überschrift, Empfänger, IBAN, BIC, Referenz) bearbeiten — sie gelten für alle Vorlagen.
Bei Mahnungen treten an deren Stelle eine gemeinsame Anrede, ein Feld Text pro Stufe — Absätze trennen Sie mit Zeilenumbrüchen — und derselbe gemeinsame Schlussgruss.
Offerten und Aufträge haben eine Einleitung, die über der Positionstabelle gedruckt wird, und einen Schlusstext über dem Gruss. Beide kennen {number}, {date}, {validuntil}, {reqdate}, {currency} und {total}. Gruss und MWST-Hinweis sind mit der Rechnung gemeinsam.
Die grauen Chips unter einem Feld zeigen die Variablen, die es kennt: {terms} und {duedate} bei den Zahlungsbedingungen, {company} beim MWST-Hinweis, im Mahntext {invnumber}, {invdate}, {invdescription}, {currency}, {due}, {iban} und {today}. Ein Klick fügt die Variable ein. neoo füllt sie pro Dokument aus. Lassen Sie sie deshalb im Text stehen, denn ein von Hand getipptes Fälligkeitsdatum friert ein. Text zwischen doppelten Sternchen wird fett gedruckt — **innert 10 Tagen** — deshalb enthalten die eingebauten Standardtexte **-Markierungen.
Ein Feld leer zu lassen ist in Ordnung: Der grau angezeigte Platzhaltertext ist der eingebaute Standard, und genau der wird gedruckt.
Die QR-Rechnung
Die Schweizer QR-Rechnung wird direkt auf die Rechnung gezeichnet — es gibt hier keine Einstellung, um sie einzuschalten, und der Briefkopf wird auf der QR-Seite nie angewendet. Die Referenz ist eine QRR-Referenz aus der Rechnungsnummer — deshalb stimmen Vorschau, PDF und gebuchte Transaktion immer überein.
Ob eine Rechnung eine QR-Seite erhält, entscheidet die Rechnung selbst, nicht das Layout — die Bedingungen finden Sie unter Schweizer QR-Rechnung.