Cockpit

Das Cockpit ist der Teil von neoo, der arbeitet, während Sie es nicht tun. Die KI liest eingehende Dokumente, erstellt die Buchungsentwürfe, schickt sie an die Person, die freigeben muss, stellt sie zur Zahlung bereit und erkennt diese Zahlungen auf dem nächsten Bankauszug wieder.

Die Seiten in diesem Abschnitt folgen diesem Kreislauf von Anfang bis Ende. Am besten wirken sie zusammen, aber jede ist auch für sich allein nützlich.

Es gibt zwei Wege durch den Kreislauf, je nach Art der Arbeit. Die meisten Kreditorenrechnungen folgen dem Standardablauf: Ein Dokument trifft ein, wird zur Buchung, Sie genehmigen es, bezahlen es und ordnen die Zahlung wieder zu — damit ist der Kreislauf geschlossen. Kartenzahlungen und aus eigener Tasche bezahlte Ausgaben folgen dem Auslagenablauf: Das Geld ist bereits geflossen, also beginnen Sie bei der Bankbewegung und lassen die Person, die das Geld ausgegeben hat, den Beleg nachliefern.

Standardablauf — zuerst das Dokument#

Verwenden Sie diesen Weg, wenn die Rechnung eintrifft, bevor das Geld fliesst. So laufen die meisten Kreditorenrechnungen und die meisten Kundendokumente durch das System.

   ┌───────────────────┐
   │  1. Posteingang   │     Lieferanten- oder Kunden-
   │  Dokument trifft  │     dokument hochladen oder
   │  ein              │     per E-Mail senden
   └────────┬──────────┘
            │
            ▼
   ┌───────────────────┐
   │  Kreditoren-/     │     KI erstellt den Buchungs-
   │  Debitorenbuchung │     entwurf und hängt das
   │  als Entwurf      │     Original-PDF an
   └────────┬──────────┘
            │
            ▼
   ┌───────────────────┐
   │  2. Freigaben     │     Prüfer der zuständigen
   │  Freigabe auf der │     Arbeitsstation genehmigt
   │  Arbeitsstation   │     → wird verbucht
   └────────┬──────────┘
            │
            ▼     (nur Kreditorenrechnungen — AR-Zahlungen gehen ja ein)
   ┌───────────────────┐
   │  3. Zahlungen     │     Zahlung per PAIN.001-Export
   │  Lieferant        │     oder über einen verbundenen
   │  bezahlen         │     Anbieter
   └────────┬──────────┘
            │
            ▼
   ┌───────────────────┐
   │  4. CAMT-Import   │     Der nächste Bankauszug
   └────────┬──────────┘     trifft ein
            │
            ▼
   ┌───────────────────┐
   │  5. Bankabgleich  │     Ausgehende Zahlung (oder
   │  schliesst den    │     eingehende Kundenzahlung)
   │  Kreislauf        │     der Originalrechnung zuordnen
   └───────────────────┘

1. Dokument trifft im Posteingang ein#

Legen Sie ein Lieferanten- oder Kundendokument im Posteingang ab oder leiten Sie es an Ihre Posteingangs-E-Mail-Adresse weiter. neoo liest das Dokument und erstellt automatisch die passende Kreditoren- oder Debitorenbuchung. Dokumente, die weder Rechnung noch Forderung sind (Verträge, Auszüge, Briefe), werden als weitere Dokumente klassifiziert und zur Ablage an ihre eigene Station geleitet.

2. Freigabe auf einer Arbeitsstation#

Der Buchungsentwurf wird an eine Arbeitsstation geleitet. Die ihr zugewiesenen Benutzer sehen ihn auf der Seite Freigaben und genehmigen ihn zur Verbuchung. Administratoren richten Arbeitsstationen und Genehmigungslimiten unter Arbeitsstationen verwalten ein.

3. Ausgehende Zahlung (Kreditorenrechnungen)#

Genehmigte Kreditorenrechnungen erscheinen auf der Seite Zahlungen. Exportieren Sie sie als PAIN.001-Datei für eine beliebige Bank, oder senden Sie sie direkt an einen verbundenen Anbieter (Amnis, Konfipay, Revolut).

4–5. Der Bankauszug schliesst den Kreislauf#

Holen Sie Ihren nächsten Bankauszug herein — entweder durch Hochladen einer CAMT-Datei über den CAMT-Import, oder indem einer der verbundenen Anbieter die Transaktionen automatisch abruft. Im Bankabgleich wird die ausgehende Zahlung ihrer Bankzeile zugeordnet — die Rechnung ist damit in einem einzigen Schritt vollständig bezahlt und abgestimmt. Derselbe Abgleichsschritt verarbeitet auch eingehende Kundenzahlungen zu Debitorenrechnungen.

Auslagenablauf — zuerst die Zahlung#

Verwenden Sie diesen Weg, wenn das Geld bereits geflossen ist und das Papier dazu ein Beleg ist: Kartenzahlungen, Lastschriften und aus eigener Tasche bezahlte Ausgaben. Statt selbst Dokumente auf Bankzeilen zu legen, übergeben Sie jede Ausgabe der Person, die sie getätigt hat — sie liefert den Beleg, eine Führungsperson genehmigt, und die Bücher bleiben sauber.

   ┌───────────────────────┐
   │  1. Bankzeile         │     Auszugsimport, Anbieter-
   │  trifft ein           │     Sync oder Kartenabrechnung
   └────────┬──────────────┘
            │
            ▼
   ┌───────────────────────┐
   │  2. Auslage erstellen │     Zahlung der Person zuweisen,
   │  (oder Bankregel /    │     die das Geld ausgegeben hat
   │  Kartenimport tut es) │
   └────────┬──────────────┘
            │
            ▼
   ┌───────────────────────┐
   │  3. Meine Auslagen    │     Sie hängt den Beleg an und
   │  Beleg + Kategorie    │     wählt eine Kategorie — die KI
   └────────┬──────────────┘     erstellt den Buchungsentwurf
            │
            ▼
   ┌───────────────────────┐
   │  4. Auslagen          │     Eine Führungsperson genehmigt
   │  verwalten            │     — die Auslage wird verbucht,
   │  Genehmigung bucht    │     die Bankzeile zugeordnet
   └───────────────────────┘

Die Bausteine: Weisen Sie eine Zahlung im Bankabgleich mit Auslage erstellen zu (oder lassen Sie das eine Bankregel automatisch erledigen), importieren Sie ganze Kartenabrechnungen auf einmal über Kreditkartenabrechnungen, und wickeln Sie das Einfordern der Belege und die Genehmigungen auf den Auslagen-Seiten ab. Aus eigener Tasche bezahlte Auslagen funktionieren genauso, beginnen aber beim Mitarbeitenden statt bei der Bankzeile — die Genehmigung kann sie über die üblichen Zahlungswege auszahlen.

Die Einrichtung der Arbeitsstationen selbst finden Sie unter System → Stationen verwalten — siehe Arbeitsstationen verwalten.