Zahlungen

Jede genehmigte, zur Zahlung vorgemerkte Rechnung landet hier als ausgehende Zahlung, bereit, Ihre Bank zu verlassen. Von dieser Seite aus erzeugen Sie eine Standard-PAIN.001-Datei für jede Bank der Welt oder senden Zahlungen — wenn Sie einen der unterstützten Anbieter verbunden haben — direkt hinaus.

In die Warteschlange gelangt eine Rechnung, sobald ihre Kreditorenbuchung genehmigt ist und die Option Zahlungsdatei angehakt ist — setzen Sie sie auf der Lieferantentransaktion oder aktivieren Sie sie standardmässig über die Einstellungen Zahlungsdatei und Zahlungsdatei für Workflow unter System → Einstellungen. Gutschriften gelangen nie in die Warteschlange; sie werden über Gutschriften verrechnen mit der nächsten Zahlung an den Lieferanten verrechnet.

Öffnen Sie die Seite über Cockpit → Bankzahlungen (erfordert die Berechtigung für Bankzahlungen).

Zuerst ein Bankkonto wählen#

Alles auf der Seite bezieht sich auf das Bankkonto, das Sie oben wählen. Exportieren, Zu Konfipay hochladen und Mit Revolut bezahlen bleiben deaktiviert, bis ein Konto gewählt ist; Mit Amnis bezahlen hängt nicht von der Auswahl ab.

Die Auswahl selbst warnt, wenn dem gewählten Konto Angaben für die Auszahlung fehlen:

• IBAN fehlt — das Konto hat keine IBAN oder QR-IBAN hinterlegt.
• BIC fehlt — das Konto hat keinen BIC.

Beides blockiert die Schaltfläche Exportieren (siehe PAIN.001-Export weiter unten). Beheben Sie es im Bankkonto-Stammsatz unter System → Bankkonten.

Status-Tabs — wie eine Zahlung fliesst#

Die Seite hat fünf Tabs. Eine Zahlung durchläuft die ersten vier der Reihe nach; der fünfte enthält, was Sie entfernt haben:

Status bewegen sich nur vorwärts — Erstellt → Exportiert → Hochgeladen → Abgeschlossen. Meist schreiten sie automatisch voran, während Sie mit den Zahlungen arbeiten; über das Drei-Punkte-Menü jeder Zeile (oder den Sammel-Dialog Status aktualisieren) rücken Sie eine Zahlung von Hand vor — zurück geht es nie. Ist etwas schiefgelaufen, löschen Sie die Zahlung — aus jedem Status möglich —, und Wiederherstellen bringt sie später in den Status zurück, aus dem sie gelöscht wurde.

Zahlungen auswählen#

Jede Zeile hat ein Kontrollkästchen. Eine Zeile kann nicht auswählbar sein — ihr Kästchen ist dann ausgegraut. Die Gründe sind gewollt und lohnen das Verständnis:

• Kein Lieferanten-Bankkonto — der Lieferant hat kein Bankkonto hinterlegt, es gibt also nichts, wohin gezahlt werden könnte. Öffnen Sie den Lieferantenstammsatz (Stift-Symbol in der Lieferanten-Spalte) und ergänzen Sie eines auf der Registerkarte Bankkonten.
• QR-IBAN mit ungültiger DCN — ist das Lieferantenkonto eine Schweizer QR-IBAN, muss die Zahlung eine gültige strukturierte Zahlungsreferenz (DCN, Document Control Number) tragen. Die Spalte Bankkonto zeigt Valid DCN in Grün oder Invalid DCN in Rot — Letzteres verhindert die Auswahl.

Sind keine Ihrer Anbieter konfiguriert, sind Zahlungen ohne Lieferanten-Bankkonto für den PAIN-Export doch auswählbar — viele Banken akzeptieren die Datei trotzdem und schlagen die IBAN nachgelagert selbst nach.

Wissenswerte Spalten#

Zahlungsbetrag, Ausführungsdatum, Lieferant und Bankkonto lassen sich alle direkt in der Liste ändern — siehe Zahlungsdetails direkt bearbeiten.

Stapel-Einstellungen — Valutadatum und Sammelbuchung#

Zwei Bedienelemente in der Werkzeugleiste gelten für alles, was Sie in einem Durchgang senden:

• Valutadatum — das bei der Bank gewünschte Ausführungsdatum. Jede Zahlung des Stapels wird mit diesem Datum gesendet, und die Rechnungen werden entsprechend aktualisiert. Nutzen Sie es, um einen ganzen Zahlungslauf auf einen Tag zu legen, statt jede Zeile einzeln zu bearbeiten.
• Sammelbuchung — ist sie aktiviert, belastet die Bank Ihr Konto einmal für die ganze Datei, und Sie geben im E-Banking eine einzige Sammelzahlung frei statt einer Buchung (und einer Freigabe) pro Zahlung. Gilt für den PAIN.001-Export und den Konfipay-Upload. Der Schalter startet mit dem Standardwert Sammelbuchung unter System → Einstellungen → Einstellungen; hier umschalten übersteuert ihn für diesen Stapel.

PAIN.001-Export — immer verfügbar#

Die Schaltfläche Exportieren erzeugt eine Standard-Zahlungsdatei ISO 20022 PAIN.001, die jede Bank akzeptieren kann.

Die Schaltfläche ist aktiv, wenn:

1. ein Bankkonto gewählt ist,
2. mindestens eine Zahlungszeile angehakt ist,
3. das gewählte Bankkonto eine IBAN (oder QR-IBAN) und einen BIC hat.

Fehlt eine Bedingung, zeigt das Überfahren der Schaltfläche den Grund. Der Export-Dialog fasst vor der Erzeugung alles zusammen: die Anzahl der gewählten Zahlungen, den Gesamtbetrag, den Gebührenmodus, ob die Sammelbuchung aktiv ist und das Valutadatum. Bestätigen Sie, um die Datei herunterzuladen. Validierungsfehler (z. B. Zahlungen, denen noch das Lieferantenkonto fehlt) werden vor der Erzeugung aufgelistet, damit Sie wissen, was zu beheben ist.

Wenn Ihr Bankkonto noch keine IBAN und keinen BIC hat, ergänzen Sie beides auf dem Bankkonto unter System → Bankkonten. Ohne sie bleibt Exportieren deaktiviert.

Nach dem Export wechseln die Zahlungen in den Status Exportiert. Reichen Sie die Datei wie jede andere PAIN.001 über das Portal Ihrer Bank ein.

Überweisungsgebühren#

Grenzüberschreitende Überweisungen können eine Bankgebühr auslösen, und Sie entscheiden, wer sie trägt. Standardmässig geht jede Zahlung als geteilt hinaus — Sie zahlen die Gebühren Ihrer Bank, der Empfänger die seinen. Das ist die übliche Regelung und die einzig zulässige für Schweizer Inlandszahlungen und EUR-Zahlungen innerhalb des SEPA-Raums; dort sehen Sie deshalb keine Auswahl.

Sobald Ihre Auswahl mindestens eine echte grenzüberschreitende Überweisung enthält — eine Währung wie USD, eine CHF-Zahlung an ein Konto im Ausland oder eine EUR-Zahlung an ein Konto ausserhalb des SEPA-Raums (zum Beispiel Kosovo oder die Türkei) —, erscheint neben den Massenaktionen eine Auswahl Überweisungsgebühren. Sie können umschalten auf:

• Wir zahlen alle Gebühren — die gesamten Überweisungskosten gehen zu Lasten Ihres Kontos; der Empfänger erhält den exakten Betrag.
• Empfänger zahlt Gebühren — die Gebühren werden vom Betrag abgezogen; der Empfänger erhält etwas weniger.

Der gewählte Modus gilt sowohl für die Export-Datei als auch für Zu Konfipay hochladen und funktioniert genauso mit aktivierter Sammelbuchung. In einer gemischten Auswahl erreicht der Modus nur die Auslandszahlungen — Schweizer Inlands- und SEPA-Zahlungen gehen immer als «geteilt» hinaus, unabhängig von Ihrer Wahl. Ändern Sie den Modus weg von «geteilt», wird die Anpassung im Verlauf jeder Zahlung festgehalten, für die er tatsächlich galt.

Direkte Zahlungsanbieter#

Zusätzlich zum PAIN-Export kann neoo Zahlungen direkt an einen verbundenen Anbieter übergeben — und Ihnen im Gegensatz zu einer von Hand übergebenen Datei danach sagen, wenn die Bank eine davon zurückgewiesen hat. Diese Schaltflächen erscheinen erst, wenn die Verbindung aktiv ist; eine fehlende Schaltfläche heisst also eher, dass die Verbindung Aufmerksamkeit braucht, als dass Ihnen eine Berechtigung fehlt.

Ist eine Schaltfläche deaktiviert, erklärt der Tooltip warum — typische Meldungen:

• «Dem ausgewählten Bankkonto fehlt die IBAN»
• «Dem ausgewählten Bankkonto fehlt der BIC»
• «Wählen Sie ein mit Revolut verknüpftes Bankkonto (Konten unter Integrationen → Revolut verknüpfen).»
• «Bitte wählen Sie mindestens eine Zahlung aus»

Beachten Sie: Ihr eigenes Bankkonto braucht IBAN und BIC, bevor Sie eine PAIN-Datei exportieren oder zu Konfipay hochladen können — das ist die übliche Ursache für eine ausgegraute Export-Schaltfläche, und Sie beheben es unter Bankkonten. Der BIC Ihres Lieferanten ist etwas anderes: Er wird von keinem Weg mehr verlangt und blockiert nie eine Zahlung. Er lohnt sich nur bei echt grenzüberschreitenden Überweisungen — die Seite markiert die Zahlungen, bei denen er etwas bringt.

Amnis und Revolut verbinden Sie selbst; Konfipay wird vom Support für Sie eingerichtet. Siehe Bankintegrationen.

Konfipay-Status-Dialog#

Nach Zu Konfipay hochladen öffnet sich ein Dialog mit der Datei-ID und dem von Konfipay zurückgemeldeten Rohstatus. Der Dialog fragt Konfipay alle paar Sekunden nach einem Update; mit Jetzt aktualisieren erzwingen Sie eine sofortige Prüfung. Sie können ihn jederzeit schliessen — die Abfrage stoppt automatisch.

Wenn die Bank eine Zahlung zurückweist#

Eine zurückgewiesene Zahlung verschwindet nicht — sie bleibt im Tab Hochgeladen, mit einem roten Chip Fehlgeschlagen und dem Ablehnungsgrund der Bank darunter (Überfahren zeigt die vollständige Meldung). Beim Öffnen der Seite werden ausstehende Konfipay-Stapel automatisch erneut geprüft, und Sie werden gewarnt, wenn Zahlungen zurückgewiesen wurden.

Gelingt ein Amnis- oder Revolut-Upload nur teilweise, listet ein Dialog Upload teilweise fehlgeschlagen auf, welche Zahlungen die Bank erreicht haben — diese werden ausgeführt und dürfen nicht erneut gesendet werden — und welche fehlgeschlagen sind, damit Sie nur diese korrigieren und erneut senden.

Nachvollziehen, was gesendet wurde#

Jede Zahlung, die die Warteschlange verlassen hat, behält einen Nachweis des Versands. Zeilen in den Tabs Exportiert, Hochgeladen und Abgeschlossen zeigen, wer den Stapel wann hochgeladen hat, sowie eine Referenz — klicken Sie sie an, um sie zu kopieren, und fügen Sie sie im Portal des Anbieters ein, um den passenden Eintrag zu finden. Konfipay verwendet eine Referenz für den ganzen Stapel; Amnis und Revolut vergeben eine pro Zahlung.

Um einen bestimmten Stapel später zu finden, nutzen Sie die Schnellsuche oder die Schaltfläche Filter mit den Filtern Hochgeladen von, Referenz und Hochladedatum. Der Filter Ausführungsdatum grenzt die Liste auf Zahlungen ein, die in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt werden sollen — praktisch, um zu prüfen, was an einem Tag die Bank verlassen soll.

Möchten Sie eine E-Mail, sobald Zahlungen an die Bank gehen — etwa damit eine zweite Person immer weiss, dass Geld unterwegs ist —, abonnieren Sie die Benachrichtigung Zahlungen hochgeladen unter E-Mail-Benachrichtigungen.

Massenaktionen#

Wählen Sie mehrere Zahlungen aus, um sie gemeinsam zu bearbeiten:

• Status aktualisieren — öffnet einen Dialog, der die Auswahl zusammenfasst, und verschiebt jede gewählte Zahlung auf einmal in einen neuen Status. Angeboten werden nur Status, die jede gewählte Zahlung regulär erreichen kann.
• Ausführungsdatum — setzt ein Ausführungsdatum für jede gewählte Zahlung, die noch im Status Erstellt ist. Bereits exportierte oder hochgeladene Zeilen gehören zu einer Bankdatei und werden übersprungen (der Dialog zeigt, wie viele).
• Die Anbieter-Schaltflächen (Amnis, Konfipay, Revolut) und Exportieren wirken alle auf die gesamte Auswahl.
• Ein kleines X neben dem Zähler leert die Auswahl.

Zahlungsdetails direkt bearbeiten#

Zahlungen lassen sich nur bearbeiten, solange sie im Tab Erstellt liegen — einmal exportiert oder hochgeladen, gehört die Zeile zu einer Bankdatei und ist schreibgeschützt. Bis dahin können Sie vier Dinge anpassen, ohne die Seite zu verlassen:

• Zahlungsbetrag — klicken Sie auf den unterstrichenen Zahlungsbetrag einer Zeile. Geben Sie den tatsächlich zu zahlenden Betrag ein (null oder positiv). Für Teilzahlungen oder zum Runden auf die nächste Einheit.
• Ausführungsdatum — über Ausführungsdatum bearbeiten in der Spalte Daten. Nützlich, um eine einzelne Zahlung auf ein künftiges Datum zu legen (für den ganzen Lauf nutzen Sie das Valutadatum des Stapels). Mehrere Zahlungen legen Sie gemeinsam um, indem Sie sie auswählen und die Massenaktion Ausführungsdatum nutzen.
• Bankkonto — wählen Sie direkt in der Auswahlliste der Spalte Bankkonto, an welches Bankkonto des Lieferanten gezahlt wird.
• Lieferant — klicken Sie auf den Stift in der Lieferanten-Spalte. Öffnet den vollständigen Lieferantenstammsatz, um Bankkonten zu ergänzen, den BIC zu korrigieren, die Adresse zu aktualisieren usw.

Gutschriften verrechnen#

Hat Ihnen ein Lieferant eine Gutschrift ausgestellt, müssen Sie seine nächste Rechnung nicht in voller Höhe bezahlen — neoo kann die Gutschrift mit der Zahlung verrechnen, bevor irgendetwas an die Bank geht.

Gehört eine Zahlung im Tab Erstellt zu einem Lieferanten mit offenen Gutschriften in derselben Währung, zeigt ein blaues Abzeichen in der Betrags-Spalte, wie viele verfügbar sind (Überfahren zeigt das Total). Klicken Sie auf das Abzeichen, um die Verrechnung zu prüfen:

• Gutschriften werden älteste zuerst aufgelistet, jede mit Referenz, Datum und noch verfügbarem Betrag. Eine teilweise verwendete Gutschrift zeigt, was von ihrem ursprünglichen Total übrig ist.
• Die Spalte Anzuwenden zeigt genau, wie viel von jeder Gutschrift verwendet wird, und die Zusammenfassung darunter den Zahlungsbetrag, die verrechnete Gutschrift und den verbleibenden Zahlbetrag.
• Klicken Sie auf Anwenden, um zu verbuchen. Rechnung und Gutschrift erhalten je einen Zahlungseintrag über das Zahlungstransferkonto, jeweils mit der Rechnungsnummer des anderen Dokuments als Referenz — die Verrechnung ist so auf beiden Seiten vollständig nachvollziehbar.

Eine Gutschrift muss nicht auf einmal aufgebraucht werden: Was nicht benötigt wird, bleibt offen und wird bei der nächsten Zahlung an den Lieferanten wieder angeboten. Deckt die Gutschrift den ganzen Zahlungsbetrag, bleibt nichts zu überweisen, und die Zahlung wechselt direkt zu Abgeschlossen.

Das Zahlungstransferkonto wird unter System → Einstellungen festgelegt (Standard: 1090 — Transferkonto). Ohne konfiguriertes Konto steht die Gutschriftsverrechnung nicht zur Verfügung.

Wohin Zahlungen nach dem Versand gehen#

Sobald eine Zahlung auf Ihrem nächsten Bankauszug auftaucht, erscheint die passende Belastungszeile im Bankabgleich. Ordnen Sie sie der Kreditorenrechnung zu, und der Kreislauf schliesst sich — die Rechnung ist vollständig bezahlt und die Bankzeile abgestimmt, in einem einzigen Schritt.