Benutzerdefinierte Felder

Jeder Betrieb hat ein, zwei Angaben auf einer Rechnung, nach denen keine Buchhaltungssoftware von sich aus fragt: die Kostenstelle, die Bestellreferenz, auf der ein Kunde besteht, die interne Freigabenummer, das Objekt, auf dem gearbeitet wurde. Mit benutzerdefinierten Feldern nehmen Sie genau das sauber auf Ihre Debitoren- und Kreditorenbuchungen — als eigenes Feld mit eigenem Typ, statt es im Beschreibungstext zu vergraben und zu hoffen, dass es später jemand findet.

Der Punkt, der die Einrichtung lohnend macht: Die KI kann diese Felder aus dem eingehenden Beleg füllen. Sobald Sie ihr gesagt haben, wo sie suchen soll, kommt eine Bestellreferenz aus der Ecke einer Lieferantenrechnung bereits im Feld an — auf jeder Rechnung, ohne dass jemand das PDF liest.

Sie finden die Felder unter System → Einstellungen → Benutzerdefinierte Felder (erfordert die Einstellungen-Berechtigung).

Wo benutzerdefinierte Felder erscheinen — und wo nicht#

Das sollten Sie wissen, bevor Sie darauf aufbauen:

• Sie erscheinen auf den Bildschirmen Debitorenbuchung und Kreditorenbuchung, im Tab Details, in einer eigenen Karte Benutzerdefinierte Felder.
• Sie erscheinen nicht auf Ausgangs- oder Kreditorenrechnungen — den Positionsbelegen.
• Sie werden nicht auf das PDF gedruckt, das Ihr Kunde erhält.
• Sie können in den Debitoren- und Kreditorenübersichten danach filtern und suchen, aber sie sind dort keine Spalte und erscheinen nicht im Excel- oder PDF-Export.

Also: Benutzerdefinierte Felder sind für Angaben, die Sie festhalten, steuern und wiederfinden wollen — nicht für Angaben, die Sie einem Kunden zeigen wollen.

Ein Feld definieren#

Der Tab listet Ihre Felder mit Bezeichnung, Schlüssel, Typ, Formularen und Status. Feld hinzufügen legt eines an, der Stift in der Zeile bearbeitet es. Alles auf diesem Tab speichert sich von selbst — die Schaltfläche Speichern unten in den Einstellungen ist nicht beteiligt und wird hier gar nicht angezeigt.

Zwei Entscheide, die bleiben#

Feldschlüssel und Typ sind permanent. Der Schlüssel entsteht beim Tippen der Bezeichnung, lässt sich vor dem Speichern aber anpassen — danach ist er fix, denn eine Änderung würde jeden Wert verwaisen lassen, der bereits auf früheren Buchungen liegt. Aus demselben Grund ist der Typ gesperrt.

In der Praxis heisst das: Den Typ richtig wählen; um den Schlüssel müssen Sie sich wenig kümmern. Gelesen wird die Bezeichnung — und die bleibt änderbar.

Wird der Schlüssel als ungültig abgewiesen, liegt das meist daran, dass der Name im System bereits für ein eingebautes Feld verwendet wird: project, department, amount, notes, description und einige Dutzend weitere sind reserviert. Passen Sie den Schlüssel an (etwa kost_projekt) — die Bezeichnung darf trotzdem «Projekt» lauten.

Wie sich die Typen verhalten#

• Text — ein einfaches Textfeld. Mit «Mehrere Werte erlauben» wird es zur Chip-Eingabe: Wert tippen, Enter drücken, wiederholen.
• Betrag — eine Zahl, beim Verlassen des Felds in Schweizer Schreibweise formatiert.
• Datum — das übliche Datumsfeld: TT.MM.JJJJ mit Kalender.
• Auswahl — ein Dropdown mit den Optionen, die Sie festlegen. Mit mehreren Werten lassen sich mehrere gleichzeitig wählen.

Über die Optionen lohnt sich ein kurzer Gedanke: Sie sind das, woraus die KI wählen darf, und der Abgleich ist exakt. Halten Sie sie kurz und eindeutig (CC-100, nicht Kostenstelle 100 (Zürich)).

Deaktivieren statt löschen#

Felder werden nie wirklich gelöscht. Deaktivieren nimmt ein Feld von den Formularen und aus dem Zugriff der KI, lässt aber jeden bereits erfassten Wert unberührt; Reaktivieren holt es zurück. Zwei Folgen davon:

• «Zum Buchen erforderlich» wird beim Deaktivieren zurückgesetzt, und Reaktivieren stellt es nicht wieder her. Setzen Sie den Haken erneut, wenn Sie ihn weiterhin wollen.
• Der Schlüssel eines deaktivierten Felds bleibt für immer belegt. Ein neues Feld kann ihn nicht wiederverwenden — wählen Sie einen anderen, oder reaktivieren Sie das alte.

«Zum Buchen erforderlich» — was das wirklich heisst#

Dieser Punkt ist wichtig, weil die naheliegende Lesart falsch ist.

«Zum Buchen erforderlich» heisst: Wer das Formular von Hand ausfüllt, muss den Wert liefern. Es heisst nicht, dass die Buchung ohne ihn nie entstehen kann. Buchungen, die die KI aus Ihrem Posteingang erstellt, und Buchungen aus dem Bankimport sind bewusst ausgenommen — sie werden mit leerem Feld gebucht. Wer solche Buchungen an einer Arbeitsstation gesammelt freigibt, bucht sie ebenso.

Diese Ausnahme ist Absicht: Eine fehlende optionale Referenz darf eine sonst korrekte, bereits freigegebene Finanzbuchung nie blockieren. Sie sollten «Zum Buchen erforderlich» aber auch nicht als Garantie verstehen, dass das Feld immer gefüllt ist. Nutzen Sie es, damit niemand es vergisst — bauen Sie keinen Prozess darauf, dass die Angabe immer da ist.

Versucht jemand mit leerem Feld zu buchen, springt neoo auf den Tab Details und nennt die fehlenden Felder.

Der KI beibringen, das Feld zu füllen#

Hier zahlen sich benutzerdefinierte Felder aus. Trifft ein Beleg in Ihrem Posteingang ein, liest die KI ihn und entwirft die Buchung — und wenn Sie für dieses Formular benutzerdefinierte Felder definiert haben, versucht sie auch diese zu füllen. Die Werte kommen im Entwurf bereits gefüllt an, und wer prüft, kann vor dem Buchen alles korrigieren.

KI-Anweisungen ist die Stelle, an der Sie sagen, wonach sie suchen soll. Ihr Text wird an die Bezeichnung des Felds gehängt und der KI als dessen Beschreibung übergeben. Am nützlichsten denken Sie deshalb so darüber: Sie vollenden den Satz, den die Bezeichnung beginnt.

Was die KI bereits weiss#

Nichts davon müssen Sie schreiben — es wird automatisch mitgeliefert, und Wiederholen verdrängt nur den nützlichen Teil:

• Den Typ. Sie weiss, ob das Feld Text, Zahl, Datum oder Auswahl ist.
• Das Datumsformat. Sie ist bereits angewiesen, Daten als YYYY-MM-DD zurückzugeben.
• Die Optionen. Bei einem Auswahl-Feld erhält sie Ihre exakte Optionsliste und ist darauf beschränkt.
• Dass mehrere Werte erlaubt sind, wo Sie das aktiviert haben.
• Dass sie das Feld auslassen soll, wenn der Beleg es nicht hergibt. Das wird ihr zweimal gesagt.

Was sich zu schreiben lohnt#

Die KI hat den Beleg vor sich. Was ihr fehlt, ist Ihr Kontext — wie die Sache bei Ihnen heisst, welchen von mehreren Kandidaten Sie meinen und was bei Mehrdeutigkeit gilt. Genau dafür ist die Anweisung da.

• Nennen Sie die Wörter, die auf dem Beleg wirklich stehen: Suche nach «Kostenstelle» oder «Cost Centre».
• Sagen Sie, wo es steht, wenn das unterscheidet: im Kopfbereich über den Positionen.
• Geben Sie ein Formatbeispiel: Format ist P-12345.
• Schliessen Sie den falschen Kandidaten aus. Das ist das Wertvollste, was Sie schreiben können, weil es das Einzige ist, was ihr sonst niemand sagt: Nimm die Bestellnummer des Kunden, nicht unsere eigene Rechnungsnummer.
• Erklären Sie bei Auswahl-Feldern, wie zu wählen ist, statt die Optionen erneut aufzuzählen: DE für die Deutschschweiz, FR für die Romandie.

Was Sie vermeiden sollten#

• Kein Datumsformat vorgeben. Die KI ist bereits auf YYYY-MM-DD angewiesen, und nur diese Form nimmt das Feld an. Verlangen Sie TT.MM.JJJJ, scheitert die Auswertung, und der Wert landet leer — ohne Fehlermeldung. Das ist die häufigste Art, ein funktionierendes Feld kaputtzumachen.
• Keine Währungszeichen oder Tausendertrennzeichen bei einem Betragsfeld verlangen. Gefragt ist eine reine Zahl; ein Schubs Richtung formatierter Text riskiert, dass der Wert falsch gelesen wird.
• Typ, Optionen oder «mehrere Werte» nicht wiederholen. Alles bereits mitgeliefert.
• Nicht schreiben, das Feld sei Pflicht. Die KI erfährt nichts von «Zum Buchen erforderlich» und ist nicht daran gebunden — es setzt sie nur unter Druck, einen Wert zu erfinden.
• Keinen Ersatzwert verlangen, etwa «schreibe N/A, wenn nichts da ist». Ein leeres Feld ist ehrlich und sichtbar; N/A sieht aus wie eine Angabe.
• Keine Aufsätze. Ein bis zwei präzise Sätze schlagen einen Abschnitt.

Ein durchgespieltes Beispiel#

Bezeichnung: Projektnummer · Typ: Text · Auf Formularen anzeigen: Lieferantentransaktion

KI-Anweisungen: Die Projektreferenz, die der Lieferant im Kopf druckt, meist mit «Projekt-Nr.» oder «Objekt» angeschrieben. Format ist P-12345. Nimm die Projektreferenz des Lieferanten, nicht unsere interne Bestellnummer. Steht keine da, lass das Feld aus.

Jeder Satz verdient seinen Platz: Der erste nennt die Wörter des Belegs, der zweite die Form, der dritte schliesst den falschen Kandidaten aus, der vierte verhindert eine Vermutung.

Wenn ein Wert nicht ankommt#

Bleibt ein Feld leer, obwohl Sie einen Wert erwartet haben, sind das die üblichen Ursachen, der Reihe nach:

1. Die Anweisung verlangte ein Format, das das Feld nicht annimmt — ein Datum in etwas anderem als YYYY-MM-DD wird verworfen.
2. Ein Auswahl-Wert stimmte nicht exakt mit einer Option überein. Der Abgleich unterscheidet Gross- und Kleinschreibung: zürich trifft die Option Zürich nicht.
3. Das Feld gehört nicht zu diesem Formular. Ein Feld, das nur auf der Kundenbuchung erscheint, wird der KI auf einer Lieferantenrechnung nie angeboten.
4. Der Beleg sagt es schlicht nicht. Die KI ist angewiesen, lieber auszulassen als zu raten — und genau das wollen Sie.

In all diesen Fällen wird der Wert still verworfen statt mit einem Fehler gemeldet, denn ein fragwürdiges optionales Feld darf eine Buchung nie blockieren. Prüfen Sie beim Feinschliff eines Felds deshalb die entworfene Buchung, statt auf eine Warnung zu warten.