Arbeitsstationen verwalten

Über Arbeitsstationen organisiert neoo die Freigabe. Wenn Debitoren- oder Kreditorenbuchungen vor dem Buchen ein zweites Paar Augen brauchen, leiten Sie sie an eine Arbeitsstation weiter, und die dort zugewiesenen Benutzer sehen sie auf ihrer Seite Freigaben. Arbeitsstationen setzen auch Freigabelimiten durch — sie begrenzen, wie viel ein einzelner Benutzer buchen darf — und sie bestimmen, wo jedes eingehende Dokument zuerst landet.

Zur Einrichtung navigieren Sie zu System → Stationen verwalten.

Das Verwalten von Arbeitsstationen erfordert die Berechtigung stations.manage. Die Endbenutzer-Sicht auf die Arbeitsstationen finden Sie unter Freigaben.

Arbeitsstationen verstehen#

Was eine Arbeitsstation ist#

Jede Arbeitsstation besteht aus:

• einer Benutzerliste — wer dort Buchungen prüfen kann,
• Genehmigungsregeln — je eine für Kreditoren (Lieferanten) und für Debitoren (Kunden) —, die steuern, wie viel die Prüfer der jeweiligen Seite genehmigen dürfen, und
• optional Standard-für-Rollen, die sie zur Eingangswarteschlange für eingehende Dokumente machen.

Wenn der Dokumenten-Posteingang eine Buchung erstellt oder jemand eine Buchung aus der Maske überträgt, landet sie auf einer Arbeitsstation. Alle dieser Station zugewiesenen Personen sehen sie unter «Meine Arbeitsplätze», bis jemand sie genehmigt (und damit ins Hauptbuch bucht).

Die Arbeitsstation, mit der Sie starten#

Jeder neue Mandant startet mit einer einzigen Arbeitsstation namens Default. Sie ist Standard für Alles, sodass jedes eingehende Dokument — Lieferant, Kunde oder Weitere — dort landet, bis Sie weitere Arbeitsstationen anlegen und die Weiterleitung aufteilen.

Sie kommt ohne zugewiesene Benutzer und ohne Genehmigungsregeln. Daraus ergeben sich zwei Dinge, die man am ersten Tag kennen sollte:

• Solange Sie keinen Benutzer zuweisen, kann niemand die dorthin geleiteten Buchungen bearbeiten — und keine Buchung kann genehmigt werden. Benutzer zuweisen ist das Erste, was auf einem neuen Mandanten zu tun ist.
• Ohne Genehmigungsregel auf beiden Seiten sind Kreditoren und Debitoren unbeschränkt: Jede Person mit Zugriff auf die Arbeitsstation kann jeden Betrag genehmigen. Legen Sie Regeln fest, sobald klar ist, wer was freigeben soll — siehe Genehmigungsregeln.

Wie Dokumente weitergeleitet werden#

Jedes eingehende Dokument — per E-Mail eingesandt oder hochgeladen — wird an genau eine Arbeitsstation zur Prüfung geschickt. Dieser Abschnitt erklärt, wie neoo die richtige auswählt.

Standard-für-Rollen#

Eine Arbeitsstation wird zur Eingangswarteschlange, indem sie eine oder mehrere Standard-für-Rollen trägt. Es gibt vier:

Eine spezifische Rolle gewinnt immer gegen Alles: Ist eine Station Standard für Kreditoren und eine andere für Alles, gehen Lieferantendokumente an die Kreditoren-Station und alles Übrige fällt auf die Alles-Station zurück. Jede Rolle kann zu einem Zeitpunkt nur von einer aktiven Station gehalten werden, sodass nie unklar ist, wo eine bestimmte Dokumentart landet.

Wie der Posteingang entscheidet: Lieferant, Kunde oder Weitere#

Wird ein Dokument an die allgemeine Posteingangsadresse Ihres Mandanten gesandt (die schlichte Adresse ohne eigenen Namen — siehe Eigene E-Mail-Posteingangsadressen weiter unten), liest neoo es und stuft es automatisch in eine von drei Arten ein:

• Lieferant (Kreditoren) — eine Rechnung oder ein Beleg, den ein Lieferant an Ihr Unternehmen ausgestellt hat.
• Kunde (Debitoren) — eine Rechnung, die Ihr Unternehmen ausgestellt hat.
• Weitere — alles, was gar keine Rechnung ist (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Auszüge, allgemeine Korrespondenz sowie reine E-Mails ohne Anhang).

Um eine erhaltene Rechnung von einer gesendeten zu unterscheiden, vergleicht die Klassifizierung das Dokument mit Ihren eigenen Firmenangaben: dem Firmennamen, der Adresse und der MWST-/UID-Nummer aus Ihren Einstellungen sowie den IBAN und QR-IBAN Ihrer Bankkonten. Ein Dokument, das Ihre MWST-Nummer als Aussteller trägt oder Ihre IBAN als Zahlkonto nennt, ist Ihre eigene Ausgangsrechnung (Debitoren); ein an Sie adressiertes mit den Zahlungsangaben eines Lieferanten ist eine Eingangsrechnung (Kreditoren).

Halten Sie Ihre Firmenangaben aktuell, damit die Weiterleitung zuverlässig ist. Da sich die Klassifizierung auf diese Angaben stützt, führt ein unvollständiges Firmenprofil zu mehr falsch abgelegten Dokumenten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Einstellungen (Firmenname, Adresse und MWST-/UID-Nummer) ausgefüllt sind und dass jedes Bankkonto der Firma seine korrekte IBAN oder QR-IBAN trägt. Je mehr neoo abgleichen kann, desto genauer werden Lieferanten-, Kunden- und Weitere-Dokumente auseinandergehalten.

Einmal eingestuft, folgt das Dokument der Standard-für-Rolle seiner Art: ein Lieferantendokument an die Kreditoren-Station, ein Kundendokument an die Debitoren-Station, ein Weitere-Dokument an die Weitere-Station — jeweils mit Rückfall auf die Alles-Station, wenn keine spezifische Station existiert.

Möglichkeiten, die automatische Weiterleitung zu übersteuern#

Zwei Einstellungen haben Vorrang vor der automatischen Klassifizierung:

• Eigene Posteingangsadressen — eine auf eine einzige Dokumentart beschränkte Adresse legt diese Art direkt fest und überspringt die Einschätzung; eine Adresse mit mehreren Arten stuft weiterhin genau so ein wie die allgemeine Adresse — die Artenauswahl entscheidet nur, ob die fest hinterlegte Arbeitsstation der Adresse für die ermittelte Art gilt. In beiden Fällen können die Dokumente direkt an eine bestimmte Station gehen. Siehe Eigene E-Mail-Posteingangsadressen.
• Benutzer-Standardstation — Sie können alles, was eine bestimmte Person hochlädt oder einsendet, unabhängig von der Art an eine eigene Station leiten. Siehe Benutzer-Standards und Buchen.

Belege zu einer Bankbuchung durchlaufen gar keine Arbeitsstation. Eine Bankzeile wird jemandem als Auslage zugewiesen (Auslage zuweisen unter Bankbuchungen), der Beleg wird dort angehängt und auf der Seite Auslagen gelesen und genehmigt — immer als Lieferantendokument, nie als Kunden- oder Weitere-Dokument.

Weitere Dokumente automatisch abschliessen#

Als Weitere eingestufte Dokumente sind keine Rechnungen, es gibt also nichts zu buchen — standardmässig liegen sie als Nachweis auf ihrer Station, bis jemand sie als abgeschlossen markiert. Bei regem Posteingang bedeutet das eine stetige Zahl von Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und reinen Benachrichtigungs-E-Mails, die weggeklickt werden wollen.

Mit der Karte Weitere Dokumente auf der Seite «Stationen verwalten» schliessen Sie diese stattdessen automatisch ab. Das ist eine einzige Einstellung für den ganzen Mandanten — sie wird nicht pro Station gesetzt und gilt überall dort, wo ein Dokument landet:

Nur E-Mails ist der übliche Weg: So sammeln sich Benachrichtigungen und Bestätigungen nicht an, während alles, was als echtes Dokument eingegangen ist, weiterhin von einer Person angesehen wird.

Nichts wird versteckt und nichts geht verloren. Ein automatisch abgeschlossenes Dokument wird weiterhin gelesen, abgelegt und archiviert wie jedes andere — es überspringt lediglich die Warteliste. Sie finden es jederzeit im Posteingang wieder, indem Sie Dokumentart auf Weitere setzen und bei Bedarf die Periode erweitern. Da der Posteingang die letzten zwei Wochen zeigt, denken Sie bei älteren Dokumenten daran, die Periode zu erweitern.

Die Stationsliste#

Die Hauptseite zeigt jede Arbeitsstation in einer Tabelle:

Eine Station erstellen oder bearbeiten#

Klicken Sie oben auf Station hinzufügen oder auf Bearbeiten in einer Zeile. Der Dialog hat diese Felder:

Standard für — wo Dokumente landen#

Standard für ist eine Mehrfachauswahl, die die Station zur Standard-Eingangswarteschlange für eine oder mehrere der oben erklärten Standard-für-Rollen macht — Alles, Kreditoren, Debitoren oder Weitere.

Eine Station kann mehrere Rollen zugleich tragen (etwa Kreditoren und Weitere) — aber Alles lässt sich nicht mit den spezifischen Rollen kombinieren: Wählen Sie Alles, werden die übrigen entfernt, und wählen Sie eine spezifische Rolle, entfällt Alles.

Jede Rolle kann nur von einer aktiven Station gehalten werden, damit nie unklar ist, wo ein Dokument landet. Weisen Sie eine Rolle zu, die eine andere Station bereits hält, wandert sie — die bisherige Station verliert diese Rolle beim Speichern, ohne Rückfrage. Zeigt eine Station, die Sie als Kreditoren-Standard erwarten, plötzlich keine Chips mehr, prüfen Sie, ob die Rolle anderswo beansprucht wurde.

Kontobeschränkungen#

Der Abschnitt Kontobeschränkungen begrenzt, welche Konten auf einer Buchung wählbar sind, solange sie auf dieser Station liegt — nützlich, um eine Erfassungs- oder Eingangsstation auf einen kleinen, sicheren Kontenkreis zu beschränken:

• Aufwandskonten (AP) und Steuerkonten (AP) — die auf Lieferantenbuchungen angebotenen Konten.
• Ertragskonten (AR) und Steuerkonten (AR) — die auf Kundenbuchungen angebotenen Konten.

Lassen Sie eine Liste leer, um alle Konten dieser Art zuzulassen. Die Steuerlisten werden mit den eigenen Steuerkonten des Kunden bzw. Lieferanten kombiniert, sodass die spezifische Steuereinrichtung eines Kontakts weiter funktioniert.

Genehmigungsregeln#

Unter den Hauptfeldern liegt der Abschnitt Genehmigungsregeln. Regeln setzen Sie pro Seite separat: eine Regel für Kreditor (Lieferant) und eine für Debitor (Kunde).

Eine Seite ohne Regel ist unbeschränkt. Fügen Sie für eine Seite keine Regel hinzu, kann jede Person mit Zugriff auf die Arbeitsstation die Buchungen dieser Seite genehmigen — ohne Betragslimite. Eine reine AP-Regel lässt die Debitorenseite also für alle Prüfer offen — fügen Sie eine AR-Regel hinzu, wenn auch die Debitoren-Freigabe begrenzt sein soll.

Regeltypen#

Die Regel jeder Seite kann sein:

Wählen Sie Betragsbasiert, tragen Sie im Feld Maximalbetrag die Limite ein (z. B. 5000).

Wichtig — Sie müssen auf «Regel hinzufügen» klicken#

Das ist der mit Abstand häufigste Grund für «Ich kann eine Buchung nicht genehmigen». Einen Regeltyp aus der Auswahlliste zu wählen, reicht nicht. Sie müssen danach auf die Schaltfläche Regel hinzufügen unter der jeweiligen Seite klicken. Erst dann ist die Regel der Station zugeordnet.

Zum Speichern braucht es mindestens eine zugeordnete Regel (AP oder AR). Meldet Station speichern, dass zuerst eine Genehmigungsregel für AP oder AR hinzuzufügen ist, ist das der Grund.

Einmal hinzugefügt, erscheint jede Regel als Karte ihrer Seite (Alle genehmigen, Betrag ≤ 5000 oder Keine Genehmigung) mit einer kleinen Löschen-Schaltfläche, falls Sie sie entfernen möchten.

Speichern#

Klicken Sie zur Bestätigung auf Station speichern. Die Station steht sofort für die Weiterleitung zur Verfügung.

Benutzer zuweisen#

Klicken Sie in der Zeile der Station auf Benutzer. Der Dialog hat zwei Spalten:

• Aktuelle Benutzer — alle, die bereits auf dieser Station sind. Klicken Sie auf das Minus-Symbol neben einem Benutzer, um ihn zu entfernen.
• Benutzer hinzufügen — alle übrigen Personen Ihres Mandanten, mit einem Suchfeld über der Liste. Klicken Sie auf einen Benutzer, um ihn der Station hinzuzufügen.

Hinzufügen und Entfernen wirken sofort — es gibt nichts zu speichern.

Sie können Arbeitsstationen auch direkt beim Einladen einer Person in den Mandanten zuweisen — die Person wird den gewählten Stationen automatisch hinzugefügt, sobald sie die Einladung annimmt, und sieht ihre Freigaben so schon bei der ersten Anmeldung.

Eine Arbeitsstation ohne Benutzer ist auf der Freigaben-Seite für niemanden erreichbar, und dorthin geleitete Buchungen bleiben liegen, bis Sie mindestens einen Benutzer hinzufügen. Prüfen Sie nach dem Einrichten einer neuen Station die Benutzerliste, bevor Sie Buchungen dorthin leiten.

Benutzer-Standards und Buchen#

Die Karte Benutzer-Standards & Buchung listet jeden Benutzer des Mandanten auf und lässt Sie pro Person festlegen, wo dessen Dokumente standardmässig landen, ob die Person buchen darf und welche Formularschaltflächen sie sieht. Änderungen werden sofort gespeichert — es gibt danach nichts anzuklicken.

Standard-Weiterleitungsstation#

Die meisten Dokumente folgen der Standard-für-Weiterleitung oben (ein Lieferantendokument zur Station mit der Kreditoren-Rolle usw.). Der Benutzer-Standard übersteuert das für eine bestimmte Person: Alles, was sie hochlädt oder von ihrer Kontoadresse per E-Mail einsendet, geht direkt an die von Ihnen gewählte Station. Das ist nützlich, wenn die Dokumente einer Kollegin oder eines Kollegen immer in einer eigenen Warteschlange starten sollen.

Ein Benutzer-Standard hat Vorrang vor den allgemeinen Standardstationen, nicht aber vor einer Station, die auf einer eigenen Posteingangsadresse hinterlegt ist — eine dort fest zugewiesene Arbeitsstation gewinnt immer.

Der Geltungsbereich bestimmt, welche Dokumente der Person die Standard-Station auffängt. Bei Nur Kreditoren (Lieferanten) gehen nur als Lieferantendokument eingestufte Dokumente an diese Station; der Rest folgt der normalen Weiterleitung. Da an den allgemeinen Posteingang gesandte Dokumente automatisch eingestuft werden (siehe Wie Dokumente weitergeleitet werden), filtert der Geltungsbereich auf das Ergebnis dieser Klassifizierung.

Buchungsrechte «Kreditor buchen» / «Debitor buchen»#

Die Schalter Kreditor buchen und Debitor buchen steuern, ob ein Benutzer die jeweilige Seite der Bücher buchen darf. Beide sind standardmässig eingeschaltet.

• Kreditor buchen aus — die Person kann keine Lieferantenbuchungen oder -rechnungen (Kreditoren) buchen. Auf diesen Masken sind für sie die Schaltflächen Buchen, Als neu buchen, Neue Nummer und Stornierung ausgeblendet, und der Server verweigert das Buchen auch auf jedem anderen Weg.
• Debitor buchen aus — dasselbe für Kundenbuchungen und -rechnungen (Debitoren).

Löschen bleibt möglich. Einen Schalter auszuschalten blendet die Schaltfläche Löschen nicht aus und verhindert das Löschen nicht — wer eine Buchung öffnen kann, kann sie weiterhin löschen (im Rahmen der Regeln für gesperrte Perioden und Stornierungen). Ein ausgeschalteter Schalter hindert die Person auch nicht daran, eine auf ihrer Arbeitsstation wartende Buchung zu genehmigen oder an eine andere Station zu übertragen. So richten Sie Prüfer ein, die Arbeit freigeben und aufräumen können, ohne selbst Buchungen zu erstellen oder zu stornieren.

Schaltflächen ausblenden#

Die Spalte Schaltflächen ausblenden entfernt einzelne Schaltflächen aus den Buchungsmasken dieser Person: Neue Nummer, Als neu buchen und Stornierung lassen sich einzeln ausblenden. Das greift, solange die Person noch buchen kann — sind Kreditor buchen und Debitor buchen beide ausgeschaltet, sind diese Schaltflächen ohnehin schon weg und die Einstellung ist deaktiviert. Nutzen Sie sie, um die Masken für Benutzer zu entschlacken, die buchen dürfen, aber beim einfachen Buchen bleiben sollen, ohne ihnen die Buchungsrechte zu nehmen.

Eigene E-Mail-Posteingangsadressen#

neoo kann eingehende E-Mails automatisch in Buchhaltungsarbeit verwandeln: Hängen Sie ein Dokument an eine E-Mail, senden Sie sie an die Posteingangsadresse Ihres Mandanten, und es wird aufgenommen, gelesen und für Sie an eine Arbeitsstation geleitet. An die allgemeine Posteingangsadresse gesandte Post wird automatisch als Lieferant, Kunde oder Weitere eingestuft (siehe Wie Dokumente weitergeleitet werden). Mit der Karte E-Mail-Posteingangsadressen erstellen Sie eigene Adressen, die vorab festlegen, welche Dokumentarten dort ankommen und in welcher Arbeitsstation sie starten sollen.

Jede Adresse hat die Form ihrmandant+name@ihredomain. Der Teil vor dem + ist Ihr Mandant; der Teil danach ist der frei wählbare Name. Die vollständige Adresse jedes Eintrags wird in der Liste angezeigt, mit einer Schaltfläche zum Kopieren.

Dokumentarten ist eine Mehrfachauswahl und bestimmt, wie das Dokument gelesen wird:

• Eine Art gewählt — die Art wird direkt festgelegt, es findet gar keine automatische Klassifizierung statt. Eine auf Lieferant gesetzte Adresse behandelt alles Eingehende als Eingangsrechnung; eine auf Weitere gesetzte legt alles als Nicht-Rechnungsdokument ab, ohne es als Rechnung zu lesen.
• Mehrere Arten gewählt — das Dokument wird automatisch eingestuft, genau wie an der allgemeinen Posteingangsadresse; die Auswahl entscheidet nur, ob die fest hinterlegte Arbeitsstation der Adresse für die Art gilt, als die sich das Dokument herausstellt. Wählen Sie alle drei, nimmt die Adresse alles an — so leiten Sie jede beliebige Dokumentart an eine bestimmte Arbeitsstation.

Sie könnten also Ihren Lieferanten ihrmandant+rechnungen@… geben (Lieferant, geleitet an Ihre Kreditoren-Prüfstation), Ihrem Fakturierungssystem ihrmandant+auszuege@… (Kunde) und Ihrem Team ihrmandant+post@… mit allen drei Arten und einer festen Arbeitsstation, damit wirklich alles Weitergeleitete in dieser Warteschlange landet. Ein Dokument an einen nicht eingerichteten Namen landet einfach im allgemeinen Posteingang und wird automatisch eingestuft, genau als hätten Sie die schlichte Mandantenadresse verwendet.

Nichts wird je abgewiesen. Stellt sich ein Dokument als Art heraus, welche die Adresse nicht annimmt — etwa eine Kundenrechnung an eine reine Lieferantenadresse —, wird es trotzdem aufgenommen und als das gelesen, was es wirklich ist. Übersprungen wird nur die fest hinterlegte Arbeitsstation: Das Dokument folgt stattdessen der normalen Standard-für-Weiterleitung, und der Grund wird in seinem Stationsverlauf festgehalten. Post wird wegen der Artenauswahl nie zurückgewiesen oder verworfen.

Eigene Posteingangsadressen setzen voraus, dass Ihre E-Mail-Eingangsdomain konfiguriert ist. Bis dahin bleibt die Schaltfläche Adresse hinzufügen deaktiviert. Das ist eine Installationseinstellung — wenden Sie sich an den Support, falls sie nicht verfügbar ist.

Deaktivieren und löschen#

Eine Arbeitsstation ausser Betrieb zu nehmen geht auf zwei Wegen, mit demselben Ergebnis:

• Löschen in der Zeile der Station. Das setzt voraus, dass der Station keine Benutzer mehr zugewiesen sind — ist noch jemand zugewiesen, erscheint der Hinweis, dass zuerst alle Benutzer zu entfernen sind. Leeren Sie die Benutzerliste und löschen Sie dann.
• Den Schalter Aktiv im Stationsdialog ausschalten und speichern.

In beiden Fällen erscheint die Arbeitsstation nicht mehr in den Weiterleitungs-Auswahllisten und nicht mehr auf der Freigaben-Seite; früher dorthin geleitete Buchungen behalten ihren Verlauf — Sie sehen weiterhin, welche Stationen ein Dokument durchlaufen hat.

Die Stationsliste zeigt nur aktive Arbeitsstationen. Eine gelöschte oder deaktivierte Station verschwindet endgültig von dieser Seite; sie lässt sich danach nicht wieder einschalten. Verschieben Sie vor dem Ausserbetriebnehmen alle dort liegenden Arbeiten auf eine andere Arbeitsstation und prüfen Sie, ob die Station eine Standard für-Rolle hält — wenn ja, entfällt diese Rolle mit ihr, und Dokumente dieser Art fallen auf die Alles-Station zurück. Bleibt keine Station übrig, die sie auffängt, landen sie auf gar keiner Arbeitsstation und sind nur für Administratoren sichtbar, in der Gruppe Nicht zugewiesen auf der Freigaben-Seite.

Zentrale Prüfung durch Z83#

Für die meisten Mandanten fügt neoo nach Ihrer Freigabe einen weiteren Schritt hinzu: eine zentrale Prüfung durch das Z83-Team, bevor das Dokument verbucht und bezahlt wird. An Ihrer Arbeitsweise ändert sich nichts — Sie laden hoch, die KI verarbeitet, Sie geben frei — aber bei einem Mandanten mit eingeschalteter Prüfung wird eine freigegebene Kreditorenbuchung nicht sofort verbucht.

Das werden Sie bemerken:

• Nach Ihrer Freigabe verlässt das Dokument Ihre Arbeitsstation und wechselt auf die zentrale Station Z83 Validation. Es zählt auf Ihrer Freigaben-Seite nicht mehr als ausstehend und erscheint weder in Berichten noch in den Bankzahlungen, bis Z83 es verbucht hat.
• Beim Öffnen des Dokuments (zum Beispiel aus dem Posteingang) erscheint ein Hinweis: Dieses Dokument wurde freigegeben und wartet auf die Z83-Prüfung. Solange es wartet, ist es schreibgeschützt — es kann von Ihrer Seite weder freigegeben, gebucht, verschoben noch gelöscht werden.
• Von Z83 verbucht — die meisten Dokumente werden durch die Buchungsregeln von Z83 kurz nach Ihrer Freigabe automatisch verbucht; die übrigen prüft eine Person. In beiden Fällen verhält sich das Dokument danach wie jede andere freigegebene Buchung.
• Zurückgesendet — muss etwas geändert werden, sendet Z83 das Dokument mit einer Nachricht an eine Ihrer Arbeitsstationen zurück. Die Nachricht wird oben in der Buchung und in deren Übertragungsverlauf angezeigt, und das Dokument steht wieder in Ihrer Freigabeliste. Passen Sie an, was verlangt wurde, und geben Sie es erneut frei.

Ob ein Mandant die Z83-Prüfung nutzt und für welche Seite (Kreditoren, Debitoren oder beide), legt Z83 fest — Sie schalten dies nicht selbst ein oder aus. Falls Sie unsicher sind, ob es für Sie gilt, fragen Sie Ihre Z83-Kontaktperson.

Aktivität und Verlauf#

neoo protokolliert jede Änderung im Arbeitsstationsbereich, sodass Sie immer nachvollziehen können, wer wann etwas eingerichtet hat.

• Aktivität (oben auf der Seite) öffnet eine Zeitleiste aller Konfigurationsänderungen über alle Stationen hinweg — Stationen erstellt, umbenannt, aktiviert oder deaktiviert, gelöscht, Genehmigungsregeln bearbeitet sowie Benutzer-Standards oder Buchungsrechte geändert. Jeder Eintrag zeigt, wer die Änderung wann vorgenommen hat und was sich geändert hat.
• Verlauf (bei jeder Station) öffnet eine Zeitleiste für diese eine Station. Sie kombiniert die Konfigurationsänderungen der Station mit jeder Buchung, die in sie hinein oder aus ihr heraus bewegt wurde — so verfolgen Sie, wie die Arbeit durch die Station geflossen ist. Die Übertragungseinträge stammen aus dem Bewegungsprotokoll der Buchungen und zeigen daher exakt, wohin jedes Dokument ging.

Wie Regeln und Weiterleitung zusammenspielen#

Damit eine Arbeitsstation ihre Aufgabe wirklich erfüllt, müssen drei Dinge stimmen:

1. Die Station ist aktiv und hat mindestens einen zugewiesenen Benutzer.
2. Buchungen erreichen sie — über die Posteingangs-Weiterleitung (anhand der Standard für-Rollen der Station), indem Sie im Aktionsbereich einer ausstehenden Buchung unter Verschieben nach… eine Station wählen und auf Verschieben klicken, oder mit der Aktion An Station übertragen unter «Meine Arbeitsplätze».
3. Für jede zu kontrollierende Seite ist eine Genehmigungsregel hinzugefügt (AP und/oder AR), damit Benutzer innerhalb ihrer Limite buchen können. Eine Seite ohne Regel bleibt für alle mit Stationszugriff offen.

Ist das eingerichtet, sehen Ihre Teammitglieder eingehende Buchungen unter Freigaben und können sie mit wenigen Klicks öffnen, prüfen und genehmigen.