Journalbuchungen
Die meisten Buchungen entstehen automatisch — Rechnungen, Bankabgleich und Freigaben schreiben für Sie ins Hauptbuch. Eine manuelle Journalbuchung ist für alles andere da:
- Korrekturen — eine Buchung berichtigen, die auf dem falschen Konto gelandet ist.
- Umbuchungen — Geld zwischen Konten verschieben (Bank zu Bank, Durchlaufkonten).
- Eröffnungssaldi — Salden übernehmen, wenn Sie mit neoo starten.
- Aufträge des Treuhänders — Abschreibungen, Abgrenzungen, Jahresendkorrekturen, die Ihr Treuhänder buchen lässt.
Gehen Sie zu Hauptbuch → Buchung erfassen (erfordert die Berechtigung zum Erfassen von Hauptbuch-Buchungen). Jede Buchung muss ausgeglichen sein — Soll gleich Haben — und das Formular lässt das Buchen erst zu, wenn das der Fall ist.
Kopfdaten
Erfassen Sie zuerst die Eckdaten der Buchung, dann die Zeilen:
| Feld | Wofür es dient |
|---|---|
| Referenz | Die Nummer der Buchung. Leer lassen, um automatisch eine zu vergeben; je nach Ihren Nummerneinstellungen kann das Feld gesperrt sein. |
| Währung / Wechselkurs | Für Buchungen in Fremdwährung; der Wechselkurs erscheint nur, wenn Sie eine andere als die Basiswährung wählen. |
| Datum | Das Buchungsdatum — es bestimmt, in welche Periode und in welche MWST-Abrechnung die Buchung fällt. |
| Abteilung | Ordnet die Buchung einer Abteilung zu, falls Sie damit arbeiten. |
| Beschreibung / Notizen | Worum es bei der Buchung geht — eine klare Beschreibung macht das Journal später durchsuchbar. |
| Referenzdokumente | Hängen Sie eine oder mehrere Dateien an (einen Beleg, eine Bankanzeige, die Anweisung Ihres Treuhänders), damit der Belegnachweis bei der Buchung bleibt. |
Buchungszeilen
Unter Journal Entries fügen Sie mit Zeile hinzufügen pro Konto eine Zeile hinzu. Jede Zeile braucht ein Konto und einen Betrag in Soll oder Haben. Klappen Sie eine Zeile auf, um für die Feinauswertung ein Projekt (falls Sie mit Projekten arbeiten), eine Quelle oder ein Memo zu ergänzen.
Ist für Ihren Mandanten die Zeilen-MWST aktiviert, trägt jede Zeile zusätzlich eine Steuerkonto-Nr. und einen Steuerbetrag — der Betrag wird automatisch aus dem Satz berechnet und bleibt editierbar, falls der Beleg eine leicht abweichende Zahl zeigt. Steuercodes sind datumsabhängig: Abgelaufene Sätze erscheinen nicht, und wenn Sie das Datum der Buchung ändern, werden Zeilensteuern, die am neuen Datum nicht mehr gültig sind, mit einem Hinweis entfernt.
Die Totalzeile zeigt laufend Soll, Haben und die Differenz — grün heisst ausgeglichen und bereit zum Buchen.
Bezugsteuer (Reverse Charge)
Wenn Sie Dienstleistungen von einem ausländischen Anbieter beziehen, der keine Schweizer MWST verrechnet, müssen Sie die MWST selbst deklarieren — Umsatzsteuer und die zugehörige Vorsteuer in einer Buchung. Wählen Sie dazu im Steuer-Dropdown der Zeile die Option Bezugsteuer NN% — neoo kennzeichnet die zugehörige Gegenzeile automatisch, wenn sie eindeutig ist; bei grösseren Buchungen mit mehreren Zeilen kennzeichnen Sie die zweite Zeile selbst. Beide Seiten — die Vorsteuerseite und die Umsatzseite der Bezugsteuer — müssen damit gekennzeichnet sein und übereinstimmen, und die Buchung muss exklusive MWST erfasst sein (Inklusive MWST ausgeschaltet). Sie müssen sich die Regeln nicht merken: Klare Hinweismeldungen führen Sie, bis die Buchung gültig ist.
Diese Buchungen werden vom MWST-Bericht erfasst — er warnt Sie auch, wenn bei der Rechnung eines ausländischen Lieferanten die Bezugsteuer zu fehlen scheint.
Speichern und Buchen
Zwei Checkboxen bestimmen, was Buchen bewirkt:
- Ausstehend — vor dem Buchen ankreuzen, um die Buchung als Entwurf zu speichern. Ausstehende Buchungen fliessen nicht in Ihre Berichte ein und erscheinen nicht im Hauptbuch-Journal — Sie öffnen sie wieder über Letzte 5 Transaktionen unterhalb des Formulars; nutzen Sie das für Buchungen, die vor der definitiven Verbuchung noch jemand prüfen soll.
- Inklusive MWST — behandelt die Zeilenbeträge als Bruttobeträge; die Zeilensteuern werden aus den Beträgen herausgerechnet statt aufgeschlagen.
Die Schaltflächen:
- Buchen — verbucht die Buchung.
- Als neu buchen — bucht den aktuellen Stand als separate neue Buchung; die geladene Buchung bleibt unverändert.
- Neue Nummer — trägt in der Referenz die nächste freie Nummer ein, mehr nicht. Verwenden Sie sie vor Als neu buchen, damit die Kopie nicht die Referenz des Originals übernimmt.
- Stornierung — der saubere Weg, eine verbuchte Buchung rückgängig zu machen. Sie ersetzt den Bildschirminhalt durch eine ungespeicherte Spiegelkopie: Soll und Haben vertauscht, die Referenz mit dem Präfix REVERSE- versehen, das Datum auf heute zurückgesetzt, Anhänge nicht übernommen. Prüfen Sie die Kopie und buchen Sie sie selbst (Als neu buchen, wenn das Original hinter der Periodensperre liegt) — erst dann stehen beide Buchungen in den Büchern und heben sich gegenseitig auf. Passen Sie zuerst das Datum an, wenn die Stornierung in dieselbe Periode wie das Original fallen muss.
- Löschen — entfernt die Buchung vollständig. Die Schaltfläche ist bei allen Buchungen ausgeblendet, wenn Stornierung für alle Daten erzwingen aktiviert ist (siehe Bücher abschliessen).
Ist eine Periodensperre aktiv (siehe Bücher abschliessen), können Buchungen mit Datum am oder vor dem Sperrdatum nicht gebucht oder gelöscht werden — die Schaltflächen fehlen, statt deaktiviert zu sein. Mit Als neu buchen und einem offenen Datum retten Sie eine Buchung, die hinter der Sperre feststeckt.
Unterhalb des Formulars
Letzte 5 Transaktionen zeigt die fünf Journalbuchungen mit den jüngsten Buchungsdaten, damit Sie das eben Gebuchte kurz kontrollieren oder direkt wieder hineinspringen können. Beim Bearbeiten einer bestehenden Buchung zeigt eine Verlauf-Zeitleiste, wer wann was geändert hat.
Ältere Buchungen finden Sie im Hauptbuch-Journal.