Bankkonten
Erst mit hinterlegten Bankangaben funktionieren in neoo Schweizer QR-Rechnungen, Zahlungsdateien und der Bankabgleich. Sie richten sie unter System → Bankkonten ein (erfordert die Berechtigung für Bankkonten).
Woher Bankkonten kommen
Ein Bankkonto ist in neoo einfach ein Konto aus Ihrem Kontenplan, das als Zahlungskonto markiert ist (ein gesetztes Zahlung-Kästchen unter In Dropdown-Menüs aufnehmen). Die Bankkonten-Seite listet genau diese Konten auf und lässt Sie die realen Bankangaben — IBAN, QR-IBAN, BIC — bei jedem hinterlegen.
Darum gibt es hier auch keine Hinzufügen-Schaltfläche: Um ein Bankkonto hinzuzufügen, erstellen (oder bearbeiten) Sie das Konto im Kontenplan und geben ihm eine Zahlung-Zuweisung. Es erscheint dann automatisch in dieser Liste.
Die Liste zeigt jedes Konto mit seinen Angaben auf einen Blick — Kontonummer, Beschreibung, Bankname, IBAN, QR-IBAN, BIC/SWIFT, die zusätzlichen Bankkennungen, die QR-Textfelder und ob das Konto geschlossen ist. Mit Excel exportieren laden Sie die Liste als Tabelle herunter, mit PDF exportieren drucken Sie sie.
Bankangaben bearbeiten
Klicken Sie in der Liste auf eine Kontonummer, um den Dialog Bankkonto bearbeiten zu öffnen.
Der Bankname sowie entweder die IBAN oder die QR-IBAN müssen ausgefüllt sein — ohne diese Angaben lässt sich ein Konto nicht speichern.
Bankinformationen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bankname | Name der Bank (z. B. UBS, PostFinance). |
| IBAN | Die IBAN Ihres Kontos. Dient als Belastungskonto in Zahlungsdateien und für den Abgleich importierter Bankauszüge. |
| QR-IBAN | Ihre Schweizer QR-IBAN. Erforderlich, um Schweizer QR-Rechnungen zu erzeugen — siehe Schweizer QR-Rechnungen weiter unten. |
| BIC/SWIFT | Der BIC/SWIFT-Code der Bank. Hauptsächlich für Zahlungen ausserhalb der Schweiz nötig. |
| Mitgliedsnummer | Ihre Mitglieds-/Teilnehmernummer bei der Bank, falls vorhanden. |
| Clearing-Nummer | Die Schweizer Bankenclearing-Nummer (BC-Nummer). |
| ESR | Zusätzliche Einzahlungsschein-Kennung — nur ausfüllen, wenn Ihre Bank sie verlangt. |
| Codierzeile | Zusätzliche Bankkennung — nur ausfüllen, wenn Ihre Bank sie verlangt. |
| Rechnungsbeschreibung QR | Der Text, den Ihr Kunde beim Scannen der QR-Rechnung sieht — siehe Schweizer QR-Rechnungen weiter unten. |
| Strukturierte Bankinfo | Die maschinenlesbaren Rechnungsinformationen (Swico S1) der QR-Rechnung — siehe Schweizer QR-Rechnungen weiter unten. Leer lassen, sofern die Software Ihrer Kunden sie nicht einliest. |
| Zahlungsreferenz | Eine Referenz, die manche Banken vom Zahler verlangen (z. B. Firmenname und Land). Sie wird zusammen mit Bankname, IBAN und BIC als Zahlungsangaben-Block auf Rechnungen und Mahnungen gedruckt; diesen Block schalten Sie im Rechnungslayout-Editor ein. |
| Abgeschlossen | Legt das Konto still — siehe Ein Bankkonto stilllegen weiter unten. |
Adressinformationen
Sie können die Adresse der Bank für Ihre Unterlagen erfassen — gespeichert werden Strassenname, Adresse 2, Ort, Kanton, PLZ und Land. Die Felder Hausnummer und Poststelle werden im Dialog zwar angezeigt, derzeit aber nicht gespeichert; schreiben Sie die Hausnummer bei Bedarf in den Strassennamen.
Die Buchhaltungsseite des Kontos — Kontonummer im Hauptbuch, Währung und Beschreibung — wird hier nicht bearbeitet; das ändern Sie im Kontenplan.
Ein Bankkonto stilllegen
Um ein Bankkonto stillzulegen, setzen Sie im Dialog «Bankkonto bearbeiten» das Häkchen bei Abgeschlossen. Damit wird dasselbe Kennzeichen gesetzt wie mit dem Status «Abgeschlossen» des Hauptbuchkontos — ob Sie das Konto hier oder im Kontenplan schliessen, hat dieselbe Wirkung. Ein abgeschlossenes Konto verschwindet aus den Zahlungs-Auswahllisten und aus der Kontoauswahl der Abstimmung; seine Buchungen und die Berichtshistorie bleiben erhalten.
Schweizer QR-Rechnungen
neoo kann Schweizer QR-Zahlteile automatisch erzeugen. Der QR-Code enthält Ihre Zahlungsangaben, sodass Kunden scannen und bezahlen können, ohne Daten abzutippen — und, wenn Sie die strukturierte Referenz verwenden, Ihre Zahlungseingänge automatisch den Rechnungen zugeordnet werden können.
Um QR-Rechnungen zu aktivieren, müssen beim Bankkonto, das Sie für Kundenzahlungen verwenden, auf dieser Seite folgende Felder ausgefüllt sein:
| Feld | Erforderlich | Was es ermöglicht |
|---|---|---|
| QR-IBAN | Ja | Wird im QR-Code als Gutschriftskonto codiert. Ohne sie kann für dieses Konto kein QR-Zahlteil erzeugt werden. Muss eine gültige Schweizer QR-IBAN sein — die Institutskennung an den Stellen 5–9 liegt im Bereich 30000–31999; Ihre Bank vergibt sie separat zur normalen IBAN. |
| Rechnungsbeschreibung QR | Optional | Der Text im Abschnitt Zusätzliche Informationen des QR-Zahlteils — das, was Ihr Kunde beim Scannen liest. Bleibt das Feld leer, wird die Rechnungsbeschreibung allein verwendet; der Platzhalter <%invdescription%> fügt die Rechnungsbeschreibung in einen längeren Text ein. Was länger als 55 Zeichen ist, wird gekürzt. |
| Strukturierte Bankinfo | Optional | Die Rechnungsinformationen (Swico S1) der QR-Rechnung, im QR-Code für die Buchhaltungssoftware des Zahlers codiert — auf dem gedruckten Zahlteil unsichtbar. Erfassen Sie sie als Vorlage: //S1/10/<%invnumber%>/11/<%invdate%>/30/<%uid%>/40/0:30 setzt pro Rechnung Rechnungsnummer, Rechnungsdatum (als JJMMTT) und die Ziffern Ihrer UID ein. Verfügbare Platzhalter: <%invnumber%>, <%invdate%>, <%duedate%> (beide JJMMTT), <%ordnumber%>, <%ponumber%>, <%customernumber%>, <%uid%> (Ziffern Ihrer UID), <%businessnumber%> (UID wie erfasst), <%invdescription%>. Mitteilung und Rechnungsinformationen teilen sich die 140 Zeichen der QR-Rechnung; sind beide gesetzt, wird die Mitteilung gekürzt, nie die Rechnungsinformationen. |
Die Zahlungsempfänger-Adresse auf der QR-Rechnung (Ihr Firmenname, Strasse, PLZ, Ort) stammt aus System → Einstellungen → Firma — stellen Sie sicher, dass Ihre Firmenadresse dort vollständig ist, mit der Hausnummer im eigenen Feld. Die Zahlungspflichtiger-Adresse (Name und Adresse Ihres Kunden) stammt aus dem Kundenstamm der Rechnung.
Ist das Bankkonto konfiguriert, bleibt nur noch, die Rechnung darauf zu richten: Die QR-Rechnung folgt dem Konto der ersten Zahlungszeile. Siehe Schweizer QR-Rechnung auf der Seite «Ausgangsrechnung».
Bankkonten im Tagesgeschäft
Einmal konfiguriert, werden Ihre Bankkonten in der ganzen Anwendung verwendet: als Zahlungskonto auf Rechnungen und Buchungen, als Belastungskonto beim Exportieren oder Hochladen von Zahlungsdateien aus den Bankzahlungen und unter Hauptbuch → Berichte → Abstimmung, um Ihre Buchungen mit dem Bankauszug abzugleichen.