KI-Prompts

Wenn Dokumente über den Posteingang hereinkommen, liest die KI jede Datei und entwirft die passende Buchung. Das meiste erledigt sie richtig — Ihre Hausregeln kann sie aber nicht kennen. Macht sie immer wieder denselben korrigierbaren Fehler — die Rechnungen eines wiederkehrenden Lieferanten landen auf dem falschen Aufwandskonto, eine Steuersituation wird falsch gelesen, ein Dokumentlayout bereitet ihr Mühe —, können Sie das jedes Mal von Hand korrigieren, oder Sie sagen es der KI einmal, hier.

KI-Prompts sind Ihre dauerhaften Anweisungen. Was Sie hier schreiben, gilt für jedes künftige Dokument, das in Ihrem Mandanten verarbeitet wird — zusätzlich zur eingebauten Extraktionslogik von neoo. Ihre Regeln verfeinern, was die KI ohnehin tut; sie ersetzen es nicht.

Sie finden die Seite unter System → KI-Prompts (erfordert die Berechtigung für KI-Prompts). Dieselbe Berechtigung blendet auf gespeicherten Debitorenbuchungen und Kreditorenbuchungen zudem den Reiter AI-Verarbeitung ein, der zeigt, wie ein Dokument gelesen wurde — der natürliche Ort, um zu prüfen, ob Ihre Regeln befolgt wurden.

Dauerhafte Regeln vs. einmalige Hinweise#

neoo bietet zwei Stellen, um die KI zu instruieren — es lohnt sich, die richtige zu wählen:

• KI-Prompts (diese Seite) — dauerhaft und mandantenweit. Die Regel gilt für jedes künftige Dokument des jeweiligen Typs, bis Sie sie ändern.
• Das Feld Zusätzliche Anweisungen für die KI-Verarbeitung im Posteingang — gilt nur für den einen Upload-Stapel, danach ist es weg.

Sobald Sie sich dabei ertappen, denselben Hinweis zum zweiten Mal ins Posteingangs-Feld zu tippen, gehört er hierher.

Einen Prompt schreiben#

Wählen Sie unter Prompt-Typ die Geschäftsseite, für die die Regel gilt:

Das Feld KI-Prompt zeigt anschliessend, was für diesen Typ aktuell gespeichert ist. Bearbeiten Sie den Text und klicken Sie auf Prompt speichern. Pro Typ gibt es genau einen Prompt: Speichern ersetzt den bisherigen Text vollständig, und ein leer gespeichertes Feld entfernt die dauerhaften Anweisungen ganz. Eine Versionshistorie gibt es nicht — ist Ihnen ein längerer Prompt wichtig, legen Sie vor dem Umschreiben eine Kopie davon ab.

Neue Anweisungen gelten ab dem nächsten Verarbeitungslauf. Bereits verarbeitete Dokumente werden nicht erneut gelesen — korrigieren Sie diese direkt auf der Buchung.

Feste Konten pro Lieferant oder Kunde#

Unterhalb des Prompt-Felds finden Sie die Tabelle Kontopräferenzen Lieferanten bzw. Kontopräferenzen Kunden (je nach Prompt-Typ). Sie nimmt Präferenzen auf, die keinen Fliesstext brauchen: Wählen Sie den Lieferanten bzw. Kunden und eine beliebige Kombination aus Konto, Steuerkonto, Abteilung und Projekt (mindestens eines davon), ergänzen Sie bei Bedarf eine kurze Notiz (Hinweis für die KI (optional)), dann Speichern. Eine Präferenz ohne Konto ist nützlich für einen Lieferanten, dessen Buchungen von Rechnung zu Rechnung wechseln, aber immer zu derselben Abteilung oder demselben Projekt gehören: Die KI wählt das Konto weiterhin selbst, die Präferenz liefert den Rest. Kommt ein Dokument dieses Lieferanten oder Kunden herein, verwendet die KI diese Vorgaben statt ihrer eigenen Einschätzung — die sicherste Lösung für einen Lieferanten, dessen Rechnungen immer wieder auf dem falschen Konto landen. Präferenz hinzufügen legt eine Vorgabe an; Bearbeiten und Löschen auf der Zeile ändern oder entfernen sie.

Eine Präferenz beschreibt eine einzelne Buchungszeile. Teilt die KI ein Dokument in mehrere Zeilen auf, weil es mehr als einen MWST-Satz enthält (oder die Anteile auf verschiedene Konten gehören), bleiben Konto und Steuerkonto der Präferenz für dieses Dokument unberücksichtigt und die Aufteilung der KI gilt; Abteilung und Projekt der Präferenz werden weiterhin gesetzt. Dokumente mit Skonto und Bezugsteuer-Rechnungen werden auf einer Zeile gebucht und folgen der Präferenz wie gewohnt.

Vorschläge aus Ihrer Buchungshistorie#

Sie müssen nicht jede Präferenz von Hand erfassen. Aus Historie vorschlagen durchsucht die bereits gebuchten Lieferantenrechnungen (bzw. Kundentransaktionen) Ihres Mandanten und schlägt für jede Partei, die immer gleich verbucht wurde, eine Präferenz vor. Warten beim Öffnen des Bereichs Vorschläge, meldet ein Hinweis über der Tabelle, wie viele Parteien in Frage kommen — klicken Sie auf Prüfen, um sie zu sehen.

Die Prüfung gruppiert die Parteien:

Jede Karte zeigt die Belege — wie viele Rechnungen über welchen Zeitraum, wie regelmässig sie eintreffen (monatlich, quartalsweise, …) und die Betragsspanne in Ihrer Basiswährung (Fremdwährungsrechnungen werden zum gebuchten Kurs umgerechnet; eine einzelne Fremdwährung wird zusätzlich in dieser Währung gezeigt) — gefolgt von Konto, Steuerkonto, Abteilung und Projekt, die Sie vor dem Akzeptieren anpassen können. Die Anzahl Rechnungen und das Verhältnis (zum Beispiel 14 / 16) öffnen beide eine Liste der gebuchten Transaktionen der Partei mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Buchung, MWST und — sofern Ihr Mandant sie verwendet — Abteilung und Projekt, samt der Angabe, ob jede zur vorgeschlagenen Präferenz passt oder ein Ausreisser ist; so fallen die Abweichungen sofort auf. Dieselbe Liste öffnet sich über die Anzahl Rechnungen in der Präferenzen-Tabelle und beim Bearbeiten einer Präferenz, dann gemessen an der gespeicherten Präferenz. Parteien unter Nicht vorgeschlagen tragen eine Schaltfläche Präferenz erstellen, die das Formular mit bereits gewählter Partei öffnet. Überspringen blendet eine Karte vorerst aus; sie erscheint beim nächsten Öffnen wieder. Alle starken übernehmen speichert die ganze Gruppe «Stark» nach einer Bestätigung. Min. Rechnungen (standardmässig drei) legt fest, wie viele Rechnungen eine Partei haben muss, um berücksichtigt zu werden; setzen Sie den Wert tiefer, um Parteien mit kürzerer Historie einzubeziehen.

Bewusst ausgelassen werden: Ausgangsrechnungen mit Positionen (nur einfache Transaktionen werden gelesen), noch nicht freigegebene Transaktionen, die Skonto-Zeile rabattierter Rechnungen sowie Spesen-Lieferanten (jeder Lieferant mit Spesen im Namen, etwa die (Spesen)-Lieferanten für die Spesenabrechnungen der Mitarbeitenden). Aus der Prüfung übernommene Präferenzen tragen in der Tabelle ein kleines ✦ mit der Anzahl Rechnungen, auf denen sie beruhen.

Was Sie schreiben sollten#

Einfache Sprache genügt — formulieren Sie die Regel so, wie Sie sie einer neuen Buchhalterin erklären würden:

• Rechnungen von Swisscom werden immer auf das Aufwandskonto Telefon gebucht.
• Die Rechnung unseres Vermieters enthält CHF 150.00 für Parkplätze — diesen Teil separat auf Fahrzeugaufwand buchen.
• Unser Geschäftsjahr endet am 31.12. — nie ein Dokument ins abgeschlossene Jahr buchen; stattdessen das früheste offene Datum verwenden.

Eine schlichte Regel «dieser Lieferant immer auf dieses Konto» gehört in die Kontovorgaben oben, nicht in den Prompt. Beschränken Sie den Prompt auf wirklich dauerhafte Korrekturen. Was neoo ohnehin kennt, müssen Sie nicht wiederholen — Ihr Kontenplan, Ihre Kunden- und Lieferantenstammdaten und Ihre Steuersätze sind für die KI sichtbar. Die besten Prompts sind kurze Listen jener Ausnahmen und Vorlieben, die nur Sie kennen können.