MWST-Bericht

Im MWST-Bericht wird eine Schweizer MWST-Abrechnung erledigt — von Anfang bis Ende. Statt rohe Zahlen zu exportieren und auf ihre Richtigkeit zu hoffen, prüfen Sie jede MWST-relevante Buchung der Periode, haken ab, was kontrolliert ist, lassen die automatischen Validierungskontrollen wahrscheinliche Fehler markieren, exportieren dann die Abrechnung und sperren die Periode, damit sich nachträglich nichts mehr ändert.

Gehen Sie zu Hauptbuch → Berichte → MWST-Bericht (erfordert die MWST-Bericht-Berechtigung — wie bei allen Berichten ist der Menüeintrag ohne sie ausgeblendet). Die MWST-Codes selbst konfigurieren Sie unter Steuern.

Ihre Methode wählen#

Öffnen Sie Filter und wählen Sie die MWST-Methode, die Ihrer Registrierung bei der ESTV entspricht. Es gibt vier Optionen, gebildet aus zwei Entscheidungen:

Effektiv oder Saldo:

• Effektiv — die Standardmethode: Sie schulden die auf Ihren Verkäufen verrechnete Umsatzsteuer abzüglich der Vorsteuer auf Ihren Einkäufen. Abrechnung vierteljährlich.
• Saldo — die Pauschalmethode für kleinere Unternehmen: Sie schulden einen festen Prozentsatz (Ihren mit der ESTV vereinbarten Saldosatz) des Bruttoumsatzes; die Vorsteuer wird nicht abgezogen. Abrechnung halbjährlich.

Vereinbart oder vereinnahmt:

• Vereinbart — die MWST zählt in der Periode, in der Sie fakturiert haben. Der Standard und die häufigste Basis.
• Vereinnahmt — die MWST zählt in der Periode, in der Sie bezahlt wurden. Nur, wenn die ESTV Ihnen diese Basis bewilligt hat.

Die Standardeinstellung ist «Effektiv — vereinbart (Soll)». Die Periode-Auswahl passt zur Methode — Q1–Q4 bei Effektiv, H1/H2 bei Saldo oder benutzerdefinierte Von-/Bis-Daten — und steht standardmässig auf dem aktuellen Quartal bzw. Halbjahr; beim Methodenwechsel springt die Periode entsprechend um. Ein Abteilungsfilter steht bereit, falls Sie Abteilungen nutzen, und die Ergebnisse aktualisieren sich laufend — nur benutzerdefinierte Von-/Bis-Daten warten, bis Sie auf Suchen klicken.

Ist eine Saldomethode gewählt, erinnert ein Banner: «Saldomethode: Abgerechnet wird der Bruttoumsatz × Ihr Saldosatz; die Vorsteuer wird nicht abgezogen.» Die Prüf-Tabs zeigen Ihre Vorsteuerbuchungen trotzdem, damit die Bücher sauber bleiben — sie reduzieren nur nicht, was Sie abrechnen.

Der Prüf-Workflow#

Die Buchungen der Periode verteilen sich auf drei Tabs, jeder mit einem Zähler der noch zu prüfenden Zeilen:

• Debitoren — Umsatzsteuer: Ihre Kundenrechnungen plus Hauptbuch-Buchungen auf der Habenseite.
• Kreditoren — Vorsteuer: Lieferantenrechnungen, als positive Beträge dargestellt. Auch beide Seiten einer Bezugsteuer-Buchung erscheinen hier — die gegenläufige Umsatzsteuer-Seite als negativer Betrag, sodass sich die beiden Seiten in diesem Tab aufheben.
• Übrige Hauptbuchbuchungen — Hauptbuch-Buchungen ohne MWST, als Vollständigkeitskontrolle: Überfliegen Sie den Tab, um zu bestätigen, dass hier nichts einen MWST-Code hätte tragen müssen.

In jedem Tab sind die Zeilen pro Steuerkonto gruppiert, mit einer Zwischensumme pro Gruppe und einem Gesamttotal. Jede Zeile zeigt das Datum, die Nummer (verlinkt auf das Quelldokument), die Beschreibung, den Kunden/Lieferanten mit Land und Adresse, eine Beleg-Spalte mit Anhang-Vorschaubildern, die beteiligten Konten, den Betrag, den MWST-Betrag und den MWST-Prozentsatz. Wurde die MWST einer Zeile durch die automatische Neuberechnung bestätigt, zeigt die Spalte MWST % den offiziellen Satz; eine Zeile mit echter Abweichung behält ihren tatsächlichen effektiven Satz — und die Spalte ist sortierbar: Ein Klick auf MWST % gruppiert abweichende Sätze innerhalb jeder Steuerkonto-Sektion zusammen. Eine Buchung mit mehreren MWST-Codes erscheint einmal pro Code; jede ihrer Zeilen trägt unter der Konten-Spalte einen kleinen Hinweis auf die weiteren Codes derselben Buchung.

Der Rhythmus ist einfach: Zeile gegen den Beleg prüfen, ihr Kontrollkästchen Status anhaken — und sie verschwindet aus der Liste, die so beim Arbeiten gegen null schrumpft. Die Haken werden gespeichert; Sie können ein Quartal also über mehrere Sitzungen prüfen. Das Kontrollkästchen in der Kopfzeile hakt alles Sichtbare auf einmal an oder ab, und jede Steuerkonto-Sektion trägt in ihrer Kopfzeile ein eigenes Kontrollkästchen, das alle Buchungen dieses MWST-Codes mit einem Klick an- oder abhakt. Der Schalter Abgeglichene anzeigen holt geprüfte Zeilen zurück ins Bild. Ist ein Tab fertig, sagt er es: «Alle Buchungen hier sind abgeglichen — aktivieren Sie ‹Abgeglichene anzeigen›, um sie zu sehen.» Dokumente mit Betrag 0.00 (z. B. eine vollständig rabattierte Rechnung) tragen keine MWST und werden automatisch abgehakt.

Die Liste eingrenzen#

Das Feld Suchen in der Symbolleiste grenzt die Tabs bereits beim Tippen ein, und das Filter-Panel bietet zusätzlich einen Block Spaltenfilter für gezielte Auswertungen: Nummer, Beschreibung, Kunde / Lieferant, Konten, MWST % (mit einem Ist / Ist nicht-Schalter), Von-/Bis-Bereiche für Betrag und MWST-Betrag, Beleg und Validierung. Zwei davon sind Abkürzungen für die Prüfarbeit — stellen Sie Beleg auf Ohne Beleg, um Buchungen zu isolieren, denen noch der Nachweis fehlt, oder Validierung auf Mit Hinweisen bzw. Nur Fehler, um zuerst die markierten Zeilen abzuarbeiten. Leeren setzt alle Filter auf einmal zurück. Suche und Filter grenzen nur die Anzeige ein: Die Excel- und XML-Exporte umfassen immer die ganze Periode, unabhängig davon, welche Filter aktiv sind.

Korrigieren Sie während der Prüfung eine Buchung in einem anderen Tab, lädt die Schaltfläche Neu laden in der Symbolleiste den Report neu — Periode, Suche und Filter bleiben dabei erhalten, ein vollständiges Neuladen der Seite ist nicht nötig.

Automatische Validierungskontrollen#

Jede Zeile trägt eine Validierung-Spalte — ein grünes OK oder eine anklickbare Anzahl von Befunden zum Aufklappen. Vier Kontrollen laufen automatisch:

1. MWST-Neuberechnung — das System berechnet die erwartete MWST nach (Basis × offizieller Satz) und markiert Zeilen, bei denen der gebuchte Betrag abweicht. Findet Tippfehler, falsche Sätze und manuell übersteuerte Steuerbeträge.
2. Bezugsteuer könnte erforderlich sein — eine Lieferantenbuchung eines ausländischen Anbieters ohne Bezugsteuer-Code. Beim Bezug von Dienstleistungen aus dem Ausland müssen Sie die MWST in der Regel selbst deklarieren; diese Kontrolle findet die durchgerutschten Fälle.
3. Kein MWST-Code auf dieser Debitorenbuchung — eine Kundenrechnung ohne jeden MWST-Code. Jede Debitorenrechnung sollte einen tragen, und sei es ein 0%-Exportcode.
4. Für diesen Kontakt werden mehrere MWST-Codes verwendet — derselbe Kunde oder Lieferant erscheint in der Periode mit unterschiedlichen MWST-Codes. Gemischte Codes können legitim sein — bitte prüfen.

Ein Befund blockiert nichts; er sagt Ihnen, wo Sie hinschauen sollten, bevor Sie die Zeile abhaken.

Die Abrechnung exportieren#

Zwei Exporte decken beide Einreichungswege ab:

• MWST-Abrechnungsbericht (Excel) — die MWST-Abrechnungsmappe: die Zahlen der Abrechnung plus Detailblätter, die jede Zahl belegen — für Ihre Unterlagen oder Ihren Treuhänder. Das Blatt «Erfassung» enthält einen Abschnitt Korrekturen Vorperioden mit einer Eingabezeile pro MWST-Code: Dort erfasste Korrekturen aus früheren Quartalen fliessen per Formel in die Umsatz- und Vorsteuer-Totale, die Buchungssätze und das Blatt «MWST Formular» ein.
• MWST-Abrechnung (XML) — die elektronische MWST-Abrechnung (gespeichert als MWST_{from}_{to}.xml) zum Hochladen ins ESTV-Portal «MWST abrechnen». Die Datei folgt dem offiziellen Standard eCH-0217 V2.0.0 und validiert gegen das publizierte Schema.

Für die Aufschlüsselung pro Buchung hinter den Abrechnungszahlen — jede Rechnung, aus der sich das Total eines Steuerkontos zusammensetzt — siehe Umsatzsteuer & Vorsteuer.

Periode sperren#

Nach der Einreichung darf sich die Periode nicht mehr bewegen — eine nachträglich geänderte Buchung bedeutet, dass Ihre Bücher nicht mehr zu Ihrer Abrechnung passen. Periode sperren fragt nach einem Datum («Alle Buchungen sperren bis und mit»); Buchungen an oder vor diesem Datum lassen sich nicht mehr buchen oder löschen — bei jedem Beleg mit Datum innerhalb der gesperrten Periode verschwinden die Schaltflächen. Die Seite zeigt danach «Periode gesperrt bis {Datum}». Es gibt ein Sperrdatum pro Mandant, und Sie können es unter Bücher abschliessen wieder verschieben.

Sperren Sie die Periode als letzten Schritt jeder Abrechnung, gleich nach dem Export.