Benutzer & Rollen
Rollen bestimmen, was jede Person in Ihrem Unternehmen sehen und tun kann — nur Rechnungen, Bankabgleich aber keine Berichte, alles ausser Systemeinstellungen. Sie definieren eine Rolle einmal, weisen sie Benutzern zu, und neoo erledigt den Rest: Seiten, für die eine Rolle keine Berechtigung hat, werden im Menü dieses Benutzers einfach ausgeblendet.
Der Zugriff wird von der Startseite aus verwaltet: Klicken Sie auf der Zeile der Firma auf Datensatz verwalten (verfügbar für Eigentümer und Admins). Der Dialog hat drei Registerkarten für die Zugriffsverwaltung — Benutzer, Rollen und Einladungen.
Rollen
Auf der Registerkarte Rollen erstellt Rolle erfassen ein neues Berechtigungsset; die Stift-Schaltfläche in der Zeile einer Rolle öffnet sie zur Bearbeitung. Eine Rolle hat drei Teile:
| Feld | Was es bewirkt |
|---|---|
| Rollenname | So erscheint die Rolle beim Zuweisen — «Buchhaltung», «Freigeber», «Nur Lesen» |
| Ausgeblendete Menüpunkte | Menüeinträge, die für alle Inhaber dieser Rolle ausgeblendet werden, auch wenn eine Berechtigung sie technisch erlauben würde — nützlich zum Aufräumen |
| Zugriffsrechte | Die eigentlichen Berechtigungen, als Kontrollkästchen gleich gruppiert wie das App-Menü |
Die Berechtigungsgruppen entsprechen den Abschnitten des App-Menüs: Cockpit, Kunden, Lieferanten, Aufträge & Offerten, Hauptbuch, Dienstleistungen, System, Importieren und Integrationen. Haken Sie an, was die Rolle öffnen und tun können soll; alles andere bleibt ausser Sicht.
Änderungen an einer Rolle gelten für alle, die sie innehaben. Ein Benutzer hat höchstens eine Rolle — Rollen lassen sich nicht kombinieren — und eine Person auf der Zugriffsebene Benutzer braucht eine Rolle, um überhaupt etwas zu sehen.
Praktische Tipps
- Rollen vor den Einladungen erstellen — eine Einladung kann die Rolle direkt mitführen, sodass neue Benutzer gleich mit den richtigen Berechtigungen starten. Siehe Benutzer einladen.
- Nur das Minimum gewähren. Beginnen Sie knapp und ergänzen Sie Berechtigungen erst, wenn jemand sie tatsächlich braucht — das schützt die Bücher und hält die Menüs übersichtlich.
- Lassen Sie das Ausblenden für sich arbeiten. Weil unbenutzbare Menüeinträge automatisch verschwinden, wirkt eine gut zugeschnittene Rolle zugleich wie eine einfachere Oberfläche für diesen Benutzer.
Zwei Berechtigungen, die mehr erlauben, als ihr Name sagt
- Die Sammelaktualisierung erlaubt auch die Sammellöschung. Eine separate Löschberechtigung gibt es nicht: Wer Hauptbuchsätze oder Lieferantenbelege sammelbearbeiten darf, kann sie auch dauerhaft löschen — samt Zahlungen und Anhängen, mit einem Klick. Vergeben Sie sie so, als vergäben Sie das Löschen, denn genau das tun Sie. Sammelaktualisierung erklärt, was dabei entfernt wird und wie die Stornierungseinstellung das Löschen nimmt und das Bearbeiten lässt.
- Jede Importmaske braucht zusätzlich die Berechtigung für den Hauptbuch-Import. Jeder Import prüft gegen Ihre Konten und Währungen und lädt diese über den Hauptbuch-Import. Fehlt sie, öffnet sich die Maske und lehnt danach jede Zeile ab. Klappt ein Import bei Ihnen und scheitert bei einer Kollegin, ist fast immer das der Grund — siehe Daten importieren.
Benutzer
Die Registerkarte Benutzer listet alle Personen mit Zugriff, ihre Zugriffsebene und Rolle:
- Benutzerzugriff bearbeiten — eine Person zwischen den Zugriffsebenen Admin und Benutzer umstellen und ihre Rolle ändern. Der Zugriff des Eigentümers kann nicht geändert werden.
- Zugriff entfernen — nimmt diese Firma von der Startseite der Person; ihr neoo-Konto und andere Mandanten bleiben unberührt.
Was Zugriffsebenen bedeuten — und wie sie sich von Rollen unterscheiden — erklärt Benutzer einladen.
Einladungen
Die Registerkarte Einladungen zeigt Einladungen, die noch nicht angenommen wurden. Einladung zurückziehen zieht eine zurück. Das Versenden von Einladungen ist in Benutzer einladen beschrieben.