Einen Mandanten einrichten

Ein neuer Mandant braucht einige Einstellungen, bevor Sie darin arbeiten können. Nehmen Sie sie der Reihe nach: Jeder Schritt stützt sich auf den vorherigen.

Benutzer & Rollen — Teammitglieder einladen und ihre Berechtigungen festlegen
Einstellungen — Firmendaten, finanzielle Einstellungen und Buchhaltungsvorgaben
Kontenplan — Konten prüfen, ergänzen und konfigurieren
Steuern — Steuersätze und Steuerschlüssel einrichten
Dienstleistungen — festlegen, was Sie verkaufen, mit Preis, Ertragskonto und MWST
Währungen — bei Bedarf Fremdwährungen hinzufügen
Bankkonten — Bankkonten für den Abgleich hinterlegen
Rechnungslayout & Texte — Rechnungen und Mahnungen gestalten
Arbeitsstationen verwalten — Freigabe-Routing für Debitoren und Kreditoren einrichten

Die Dokumentenablage braucht keine Einrichtung: Hochgeladene Dokumente werden automatisch abgelegt, und Rechnungs-PDFs sind jederzeit verfügbar — siehe Dokumentenablage.

Wechseln Sie von einem anderen System? Sind die Schritte oben erledigt, lädt Daten importieren Ihre bestehenden Kunden, Lieferanten, Rechnungen und Eröffnungssaldi als Ganzes — die Reihenfolge zählt, lesen Sie die Seite also vorher.

Drei weitere Themen richten Sie ein, sobald Sie sie brauchen — für den Start ist keines davon nötig:

Benutzerdefinierte Felder — eigene Felder auf Debitoren- und Kreditorenbuchungen, von der KI aus dem Beleg gefüllt.
Projekte & Abteilungen — Erfolg und Kosten pro Mandat, Team oder Standort auswerten, ohne neue Konten zu erfinden.
Standard-E-Mail-Nachrichten — die Standardtexte für Ihre Rechnungen und Mahnungen, pro Sprache.

Einrichtung abgeschlossen? Der beste Test ist echte Arbeit: Versenden Sie Ihre erste Ausgangsrechnung, leiten Sie eine Lieferantenrechnung an den Posteingang weiter, importieren Sie dann Ihren ersten Bankauszug und gleichen Sie ihn ab.

In diesem Abschnitt

Benutzer & Rollen

Steuern Sie, was jedes Teammitglied sieht und tun kann: Benutzer, Rollen und Einladungen im Dialog «Datensatz verwalten» pflegen, mit Berechtigungen gruppiert nach App-Menü.

Einstellungen

Firmendaten, MWST-Methode, Belegnummerierung, E-Mail und benutzerdefinierte Felder. Das meiste davon stellen Sie einmal beim Start des Mandanten ein und fassen es danach kaum mehr an.

Kontenplan

Konten hinzufügen, gruppieren, ihre Verfügbarkeit in Formularen steuern und sie mit den Kategorien versehen, die das Dashboard speisen.

Steuern

Steuersätze und Steuerschlüssel konfigurieren; steuern, wie die MWST auf Debitoren- und Kreditorenbuchungen berechnet und gebucht wird.

Dienstleistungen

Ihr Katalog dessen, was Sie verkaufen: Eine Dienstleistung einmal mit Preis, Ertragskonto und MWST anlegen — danach füllt sich jede Rechnungsposition von selbst korrekt aus.

Währungen

Fügen Sie die Fremdwährungen hinzu, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet; neoo verbucht Wechselkursdifferenzen automatisch.

Bankkonten

Hinterlegen Sie IBAN, QR-IBAN und QR-Rechnungsangaben bei Ihren Zahlungskonten, damit Schweizer QR-Rechnungen, Zahlungsdateien und der Bankabgleich funktionieren.

Rechnungslayout & Texte

Gestalten Sie Rechnungen und Mahnungen im Live-Editor: Briefkopf, Logo, Farben, Seitenränder und Texte. Sie öffnen ihn aus jeder Rechnung heraus.

Arbeitsstationen verwalten

Wer gibt welche Buchungen vor dem Buchen frei, bis zu welchem Betrag, und wohin eingehende Dokumente geleitet werden.

Benutzerdefinierte Felder

Erfassen Sie auf Debitoren- und Kreditorenbuchungen, was Ihr Betrieb wirklich braucht — Kostenstelle, Bestellreferenz, Freigabenummer — und bringen Sie der KI bei, es vom Beleg abzulesen.

Dokumentenablage

Dokumente, die Sie hochladen oder per E-Mail einsenden, werden automatisch und sicher abgelegt, und Ihre Rechnungs-PDFs sind jederzeit verfügbar — ohne dass Sie etwas einrichten müssen.

Projekte & Abteilungen

Erfolg und Kosten unterhalb der Kontoebene auswerten — pro Mandat mit Projekten, pro Team oder Standort mit Abteilungen — und das Ergebnis aus der Erfolgsrechnung herauslesen.

Standard-E-Mail-Nachrichten

Formulieren Sie Ihre Rechnungs- und Mahntexte einmal pro Sprache — danach klingt jede E-Mail nach Ihnen, in der Sprache Ihres Kunden, ohne dass jemand etwas abtippen muss.

KI-Prompts

Geben Sie der KI dauerhafte, mandantenweite Anweisungen für das Lesen und Verbuchen Ihrer Posteingangs-Dokumente — korrigieren Sie einen wiederkehrenden Fehler einmal, statt ihn bei jedem Stapel von Hand zu beheben.

Stapelverarbeitungen

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Rechnungs- und Mahnstapel — sehen Sie, was versendet wurde, was fehlschlug und warum, und brechen Sie Jobs ab oder räumen Sie sie auf.

Daten importieren

Bestehende Kunden, Lieferanten, Rechnungen und Saldi direkt aus Ihrer Tabelle in neoo übernehmen — was vorher stehen muss, welche Spalten es gibt und wie Sie vor dem Buchen prüfen.