Lieferantentransaktion

Eine Lieferantentransaktion hält eine Rechnung fest, die Sie schulden — welcher Lieferant, wie viel, welche Aufwandkonten, wann sie fällig ist und wie sie bezahlt wird. Die meisten Rechnungen müssen nie abgetippt werden: Sie treffen über den Posteingang ein, wo die KI das Dokument liest und die Buchung mit Lieferant, Beträgen, Daten und Konten bereits ausgefüllt entwirft; der Entwurf landet zur Prüfung auf einer Arbeitsstation. Ihre Aufgabe besteht in der Regel darin, den Eintrag mit dem Originaldokument abzugleichen, allfällige Fehler zu korrigieren und zu genehmigen. Die manuelle Erfassung bleibt der Weg für die gelegentliche Rechnung, die nicht als Dokument eintrifft.

Navigieren Sie zu Lieferanten → Buchungen → Lieferantentransaktion, um manuell eine Buchung zu beginnen, oder öffnen Sie eine Rechnung aus Ihrer Warteschlange unter Freigaben, aus dem Posteingang oder aus einem beliebigen Kreditorenbericht. Kommen Sie aus einer Liste oder Warteschlange, bringt Sie ein Link Zurück zu … über dem Formular dorthin zurück.

Für die manuelle Erfassung benötigen Sie mindestens einen Lieferanten, ein Kreditoren-Sammelkonto in Ihrem Kontenplan und ein Zahlungskonto, falls Sie Zahlungen direkt erfassen möchten.

Die Seite im Überblick#

Die Transaktion liegt links, gegliedert in Registerkarten; das Panel rechts zeigt eine Vorschau des angehängten Dokuments — bei einer KI-verarbeiteten Rechnung das Original-PDF des Lieferanten —, sodass Sie jede Zahl gegen die Quelle prüfen können, ohne das Fenster zu wechseln.

Eine primäre Schaltfläche#

Die Hauptaktionsschaltfläche bietet stets den wahrscheinlichsten nächsten Schritt an, sodass Sie beim Abarbeiten einer Rechnungs-Warteschlange nie nach der richtigen Aktion suchen müssen:

1. Genehmigen — erscheint, wenn die Rechnung ausstehend ist und Sie sie genehmigen dürfen. Genehmigen bucht sie ins Hauptbuch.
2. Übertragen → — hat Ihre Arbeitsstation eine konfigurierte Folgestation, leitet ein Klick die Rechnung dorthin weiter.
3. Buchen — wenn nichts zu genehmigen oder weiterzuleiten ist.

Solange eine Rechnung noch auf die Genehmigung wartet, speichern Sie Ihre Änderungen mit Speichern — die Rechnung bleibt ein Entwurf. Nach der Genehmigung wird die Schaltfläche zu Buchen. Nach dem Buchen bleiben Sie auf der Seite, können das Ergebnis noch einmal prüfen und über den Zurück-Link in Ihre Warteschlange zurückkehren.

Die übrigen Aktionen — Als neu buchen, Neue Nummer, Stornierung, Löschen — stehen daneben zur Verfügung, sofern anwendbar. Bei ungespeicherten Änderungen werden Aktionen mit Nebenwirkungen (Übertragen, Stornieren) zurückgehalten, bis Sie die Änderungen speichern oder verwerfen — die Seite bietet beides an.

Registerkarte Details#

Kopfdaten#

Positionen#

Jede Zeile bucht direkt auf ein Hauptbuchkonto — Sie haben damit volle Kontrolle darüber, welche Aufwand- oder Aktivkonten betroffen sind. Eine Rechnung, die Dienstleistungen aus Ihrem Katalog als Positionen führen soll, buchen Sie stattdessen als Kreditorenrechnung mit Positionen.

Nutzen Sie Zeile hinzufügen für eine neue Zeile (oder drücken Sie Enter, um zu einer zu springen), das Papierkorbsymbol zum Entfernen einer Zeile und den Anfasser links, um Zeilen per Ziehen umzuordnen.

KI-Kontovorschläge#

Wenn Sie bei einer neuen oder noch ausstehenden Buchung einen Lieferanten wählen, erscheinen unter der ersten Zeile Vorschlags-Pills, abgeleitet daraus, wie die Rechnungen dieses Lieferanten bisher verbucht wurden — ein Konto, ein Steuerkonto und, wo relevant, ein Bezugsteuer-Vorschlag, jeweils als Systemvorschlag gekennzeichnet. Klicken Sie auf eine Pill, um die Zeile zu füllen, oder auf das kleine × daneben, um sie auszublenden. Es ist eine Abkürzung, keine Pflicht — was Sie manuell setzen, hat immer Vorrang. Eine angeheftete Pill Merken … für … speichert das gewählte Konto (sowie Steuerkonto, Abteilung oder Projekt) als Vorgabe des Lieferanten, sodass künftige Rechnungen von ihm damit starten.

Bezugsteuer in einer einzigen Zeile#

Unterliegt die Rechnung eines ausländischen Lieferanten der Schweizer Bezugsteuer (Reverse Charge), wählen Sie als Steuer der Zeile einen Bezugsteuer-Satz. Beim Speichern bucht neoo beide Seiten der Bezugsteuer automatisch — die geschuldete Steuer und die abziehbare Vorsteuer —, sodass eine einzige Zeile genügt. Die Bezugsteuer arbeitet mit Beträgen exklusive MWST: Ist Inklusive MWST aktiviert, werden Sie gebeten, dies zuerst auszuschalten.

Notizen und Summen#

Zahlungen#

Die Zahlungskarte erfasst Geld, das bereits auf diese Rechnung bezahlt wurde. Sie können eine Zahlung zusammen mit der Rechnung erfassen oder die Rechnung offen lassen und später über die Bankzahlungen bezahlen. Jede Zahlungszeile umfasst Datum, Quelle, Zahlungskonto, Betrag, Wechselkurs (bei Fremdwährung) und einen optionalen Vermerk. Der Saldo Offen aktualisiert sich laufend — bei null ist die Rechnung vollständig bezahlt.

Rechnung zur Zahlung vormerken#

Unterhalb des offenen Saldos kreuzen Sie Zahlungsdatei an, um die Rechnung für den nächsten Zahlungslauf auf den Bankzahlungen vorzumerken. Das Feld Zahlungsbetrag legt fest, wie viel vorgemerkt wird — reduzieren Sie es für eine Teilzahlung. Lastschriften bieten diese Option nicht: Sie verringern Ihre Schuld, statt eine Zahlung zu erfordern, und werden über Gutschriften verrechnen mit der nächsten Zahlung an den Lieferanten verrechnet.

Benutzerdefinierte Felder#

Hat Ihr Administrator benutzerdefinierte Felder für Lieferantentransaktionen definiert, erscheinen sie in einer eigenen Karte — Text-, Betrags-, Datums- oder Auswahlfelder, teils mit mehreren Werten. Als Pflichtfelder markierte Felder müssen ausgefüllt sein, bevor die Rechnung gebucht werden kann; andernfalls stoppt das Buchen mit einer Meldung, die die fehlenden Felder auflistet.

Übertragungsverlauf#

Bei Rechnungen im Arbeitsstationen-Workflow zeigt die Karte Übertragungsverlauf die vollständige Spur: wie das Dokument eingetroffen ist (per E-Mail oder als Upload in den Posteingang), wer es gesendet oder hochgeladen hat, wann, und welche KI-Anweisungen allenfalls mitgegeben wurden — gefolgt von jeder Station, die es durchlaufen hat: wer übertragen hat, wann und mit welchen Notizen.

Abgrenzung — Kosten über Perioden verteilen#

Manche Rechnungen betreffen mehr als eine Periode — eine Jahresprämie der Versicherung, eine jährliche Softwarelizenz — oder gehören zu einem anderen Datum als dem Rechnungsdatum. Öffnen Sie die Registerkarte Abgrenzung, aktivieren Sie Zeitpunkt der Erfolgswirksamkeit anpassen und wählen Sie den Modus: Über Periode verteilen verteilt den Betrag gleichmässig auf die gewählten Perioden (Periode monatlich, vierteljährlich oder jährlich, Anzahl Perioden und Startdatum); An Datum erfolgswirksam buchen stellt die Kosten stattdessen am Rechnungsdatum zurück und erfasst sie vollständig am Datum der Erfolgswirksamkeit. Nach dem Buchen zeigt die Registerkarte den resultierenden Plan mit seinen Abgrenzungs- und Auflösungsbuchungen, sodass Sie genau sehen, was in welcher Periode landet.

Freigaben und Arbeitsstationen#

Sind Arbeitsstationen konfiguriert, sind eingehende Rechnungen zunächst ausstehend statt gebucht — ein eingebauter Prüfschritt, bevor etwas ins Hauptbuch gelangt.

• Genehmigen bucht eine ausstehende Rechnung. Stationen können pro Seite (Kreditoren oder Debitoren) eine Betragsobergrenze tragen: Rechnungen über Ihrer Grenze muss jemand mit einer höheren Grenze genehmigen. Administratoren konfigurieren dies unter Arbeitsstationen verwalten; Prüfer arbeiten ihre Warteschlange unter Freigaben ab.
• Übertragen reicht eine ausstehende Rechnung an Kollegen weiter: Nutzen Sie das Ein-Klick-Übertragen → , wenn eine Folgestation konfiguriert ist, oder wählen Sie unter Verschieben nach… ein beliebiges Ziel und ergänzen Sie optionale Übertragungsnotizen als Kontext. Übertragungen sind nur möglich, solange die Rechnung ausstehend ist.