Die Startseite
Nach der Anmeldung landen Sie auf der Startseite – der Drehscheibe vor all Ihren Firmen. Von hier aus öffnen Sie die Firma (den Mandanten), in der Sie arbeiten möchten, nehmen Einladungen zu anderen Firmen an, verwalten den Zugriff auf Ihre eigenen und erreichen Ihre persönlichen Bereiche: Auslagen, Profil und Support.
Ihre Mandanten
Jede Firma, auf die Sie Zugriff haben, erscheint in der Mandantentabelle (auf dem Handy wird die Tabelle zu Karten). Klicken Sie auf einen Mandanten, um ihn zu öffnen und loszulegen – er öffnet sich in einem neuen Browser-Tab, sodass Sie mehrere Firmen nebeneinander geöffnet halten können. Drinnen landen Sie auf dem Dashboard.
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Name | Die Firma, mit der E-Mail-Adresse ihres Posteingangs darunter – leiten Sie eine Lieferantenrechnung an diese Adresse weiter, landet sie im Posteingang der Firma |
| Zugriffsebene | Was Sie in dieser Firma sind: Eigentümer, Admin oder Benutzer |
| Benutzer | Wie viele Personen Zugriff haben |
| Ausstehend | Rechnungen, die in dieser Firma auf Ihre Freigabe warten. Ein Klick auf die Zahl bringt Sie direkt in Ihre dortige Genehmigungswarteschlange; Firmen ohne Freigabe-Workflow zeigen einen Strich |
Ausstehende Einladungen
Gibt Ihnen jemand Zugriff auf seine Firma, erscheint eine Karte Ausstehende Einladungen über Ihrer Mandantenliste. Akzeptieren fügt die Firma Ihrer Liste hinzu; Ablehnen verwirft die Einladung. Wie Einladungen aus Sicht des Absenders funktionieren, zeigt Benutzer einladen.
Einen Mandanten verwalten
Jede Mandantenzeile trägt zwei Aktionen für Administratoren:
- Benutzer einladen – geben Sie einer Kollegin oder einem Kollegen mit wenigen Klicks Zugriff. Siehe Benutzer einladen.
- Datensatz verwalten – alles rund um die Frage, wer in dieser Firma was darf, organisiert in Tabs:
| Tab | Wozu er dient |
|---|---|
| Benutzer | Sehen, wer Zugriff hat; die Zugriffsebene oder Rolle einer Person ändern (Benutzerzugriff bearbeiten) oder den Zugriff entziehen (Zugriff entfernen) |
| Rollen | Die Berechtigungssets definieren, mit denen Ihr Team arbeitet – siehe Benutzer & Rollen |
| Einladungen | Offene, noch nicht angenommene Einladungen, mit Einladung zurückziehen |
| Datensicherung | Für den Eigentümer sichtbar: eine Kopie der Datenbank und der Dokumentvorlagen der Firma zur sicheren Aufbewahrung herunterladen |
Der Eigentümer kann die Firma auch ganz entfernen: Datensatz löschen im ⋯-Menü oben in Datensatz verwalten löscht den Mandanten mit allen seinen Vorlagen endgültig. Dabei wird Ihr Passwort abgefragt, und der Schritt lässt sich nicht rückgängig machen – laden Sie zuerst eine Datensicherung herunter.
API-Schlüssel
Muss ein anderes System auf die Daten dieser Firma zugreifen, ohne dass sich jemand anmeldet, stellt API-Schlüssel oben in Datensatz verwalten ihm einen Schlüssel aus. Eigentümer und Administratoren können einen erstellen; er braucht eine Bezeichnung und wird nur einmal angezeigt.
Zwei Punkte sind neoo-spezifisch und sollten Sie vorher wissen:
- Ein Schlüssel handelt als die Person, die ihn erstellt hat — er trägt deren Berechtigungen und funktioniert nicht mehr, sobald ihr Zugriff entzogen wird.
- Ein Schlüssel gilt nur für die Firma, in der er erstellt wurde. Gegenüber jeder anderen wird er abgewiesen.
Die Liste zeigt zu jedem Schlüssel Bezeichnung, Erstellt und Zuletzt verwendet. Löschen wirkt sofort und lässt sich nicht rückgängig machen; deaktivieren können Sie einen Schlüssel nicht — Löschen ist der Weg, ihn ausser Betrieb zu nehmen. Schlüssel, die Sie selbst erstellt haben, können Sie löschen.
Zugriffe über einen Schlüssel werden in der Historie unter seiner Bezeichnung festgehalten.
Zugriffsebenen im Überblick
Zugriffsebenen beantworten die Frage, wer die Firma administrieren darf; die Berechtigungen für die tägliche Arbeit kommen aus den Rollen. Die Details stehen in Benutzer einladen und Benutzer & Rollen.
Meine Auslagen
Neben Ihren Mandanten liegt ein Tab Meine Auslagen. Er ist für das Handy optimiert, sodass das Fotografieren eines Belegs unterwegs nur einen Fingertipp entfernt ist – alles zum Einreichen und Verfolgen von Auslagen steht auf der Seite Auslagen.
Benachrichtigungen und persönliche Einstellungen
- Die Benachrichtigungsglocke in der Kopfzeile hält Sie zu Ihren Support-Tickets auf dem Laufenden – neue Antworten und Statusänderungen.
- Das Zahnrad-Menü enthält Ihre persönlichen Einstellungen: Dark / Light Mode, Sprache (gespeichert und bei jedem Login angewendet), Mein Profil (Ihre persönlichen Angaben, inklusive Auszahlungsdaten für Auslagenerstattungen), Support (Hilfe erhalten oder ein Problem melden) und Logout.