Kreditkartenabrechnungen
In einer monatlichen Kreditkartenabrechnung können sich Dutzende Einkäufe verschiedener Mitarbeitender verbergen — und normalerweise muss jeder einzeln erfasst, verbucht und der Beleg dazu eingefordert werden. Kreditkartenabrechnungen erledigen das in einem einzigen Import: Laden Sie das PDF der UBS-Kreditkartenabrechnung hoch, und jede Kartentransaktion wird zur Bankzeile, während die Einkäufe jedes Karteninhabers zu fertig vorbereiteten Auslagen werden. Die Karteninhaber hängen dann unter Meine Auslagen nur noch ihre Belege an — Beträge, Daten und Gegenparteien sind bereits aus der Abrechnung übernommen.
Öffnen Sie Importieren → Kreditkartenabrechnungen. Die Seite erfordert die Berechtigung «Kreditkartenabrechnungen» (beim Bearbeiten einer Rolle unter «Importieren»).
Die Abrechnungsliste
Jede hochgeladene Abrechnung wird aufgelistet mit Rechnungsdatum, Abrechnungs-Periode, Konto (Abrechnungsinhaber und Hauptkonto), Total, Status und Fortschritt (wie viele Zeilen verarbeitet sind und wie viele Auslagen erstellt wurden).
Zwei Status sind wichtig:
- Eingelesen — die Datei wurde geprüft, aber noch nichts importiert. Über die Symbole der Zeile setzen Sie den Import fort (Import fortsetzen) oder verwerfen die Abrechnung (Löschen) («Diese eingelesene Abrechnung löschen? Es wurde noch nichts importiert.»).
- Importiert — die Abrechnung wurde in die Bücher übernommen.
Eine Abrechnung importieren
Der Import läuft in drei Schritten ab, und bis zum letzten wird nichts an Ihren Büchern verändert.
Schritt 1 — Abrechnung hochladen
Klicken Sie auf Abrechnung hochladen, wählen Sie das Abrechnungs-PDF und klicken Sie auf Prüfen & Weiter. Die Datei wird eingelesen und verifiziert — die eingelesenen Transaktionen müssen mit den Summen der Abrechnung selbst übereinstimmen, bevor Sie fortfahren können. Geht etwas nicht auf (oder ist die Datei keine lesbare UBS-Kartenabrechnung), wird der Fehler angezeigt und nichts importiert. Eine bereits hochgeladene Abrechnung wird abgewiesen, ebenso eine in einer anderen Währung als Ihrer Basiswährung.
Schritt 2 — Kartenzuordnung
Sie sehen nun eine Zusammenfassung der eingelesenen Abrechnung — Abrechnungsperiode, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Total, vorheriger Saldo und Transaktionszahl — samt allfälligen Warnungen aus dem Einlesen.
Wählen Sie zuerst die Konten:
| Feld | Zweck |
|---|---|
| Kartenkonto (Standard für alle Karten) | Das Konto, auf dem die Kartentransaktionen gebucht werden — gilt für jede Karte, sofern sie kein eigenes abweichendes Konto hat. |
| Konto für Zinsbelastung | Wohin Zinsbelastungen der Abrechnung gebucht werden; bleibt es leer, gehen Zinsen auf das Konto für Kartengebühren. |
| Konto für Kartengebühren | Wohin Kartengebühren gebucht werden. Gebühren der Abrechnung werden direkt beim Import verbucht — dafür wird keine Auslage erstellt. Eine Gebühr, die nicht verbucht werden kann (kein Konto gewählt), bleibt auf dem Übergangskonto und wird als zur manuellen Verbuchung offen ausgewiesen. |
Entscheiden Sie dann Karte für Karte, was geschehen soll. Jede Karte der Abrechnung ist eine Zeile mit dem Karteninhaber und der maskierten Kartennummer (erstmals gesehene Karten tragen ein Neu-Abzeichen), ihrer Transaktionszahl und ihrem Total:
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Modus | Import + Auslagen erstellt die Bankzeilen und eine Auslage pro Einkauf für den Karteninhaber. Nur Import erstellt die Bankzeilen ohne Auslagen. Überspringen lässt die Karte ganz aus dem Import heraus. |
| Benutzer | Der neoo-Benutzer, der die Karte hält — Pflicht für jede Karte mit «Import + Auslagen», damit die Auslagen in der richtigen Warteschlange landen. |
| Abweichendes Konto | Bucht die Zeilen dieser Karte auf ein anderes Konto als das Standard-Kartenkonto. |
Sie können erst fortfahren, wenn jede einbezogene Karte ein Konto hat (den Standard oder eine Abweichung) und jede «Import + Auslagen»-Karte einen Benutzer. Karten- und Benutzerwahl werden gemerkt — die Abrechnung des nächsten Monats ist damit weitgehend vorausgefüllt, und bei einer neuen Karte wird ein Benutzer anhand des Karteninhabers vorgeschlagen. Klicken Sie auf Importieren.
Schritt 3 — Importergebnis
Der letzte Schritt zeigt genau, was verbucht wurde — Transaktionen, Auslagen, Gebühren, Rückerstattungen, von Ihren Bankregeln übernommene Zeilen — und alles, was übersprungen wurde oder fehlgeschlagen ist. Von hier aus können die Karteninhaber ihre Auslagen unter Meine Auslagen vervollständigen; Rückerstattungen und nicht verbuchte Gebühren warten im Bankabgleich.
Was nach dem Import geschieht
- Bankzeilen — jede importierte Kartentransaktion erscheint im Bankabgleich wie jede andere Bankzeile, auf dem von Ihnen gewählten Kartenkonto.
- Auslagen — bei «Import + Auslagen»-Karten wird jeder Einkauf zur Firmenkarten-Auslage unter Aktion nötig in Meine Auslagen des Karteninhabers. Sie trägt einen Karte-Hinweis; der Mitarbeitende hängt den Beleg an, und eine Führungsperson genehmigt — siehe Auslagen.
- Gebühren und Zinsen — direkt auf die gewählten Konten gebucht; keine Auslage, kein zusätzlicher Schritt.
- Rückerstattungen — nur als Banktransaktionen importiert (keine Auslage), bereit zur Zuordnung im Bankabgleich.
- Bankregeln — Zeilen, die auf eine Ihrer Abgleichsregeln passen, übernimmt stattdessen die Regel, genau wie bei einer normalen Auszugszeile.
Das Fortsetzen eines halb fertigen Imports dupliziert nie etwas: Bereits importierte Zeilen werden erkannt und übersprungen. Dasselbe Abrechnungs-PDF ein zweites Mal hochzuladen wird dagegen abgewiesen.