Rechnungen per E-Mail senden (Stapel)
Statt jede Rechnung einzeln zu öffnen und zu versenden, können Sie in neoo beliebig viele Rechnungen in einem Durchgang mailen oder drucken. Ausserdem können Sie nachverfolgen, welche Rechnungen bereits versendet wurden, und sie entsprechend markieren.
Öffnen Sie Kunden → Stapel → Rechnungen per E-Mail senden (Stapel) (erfordert die Berechtigung Rechnungen per E-Mail senden (Stapel); Versenden und Drucken erfordern zusätzlich die Berechtigung Kundenbuchung).
Die zu versendenden Rechnungen finden
Die Liste enthält ausschliesslich gebuchte Ausgangsrechnungen. Filtern Sie nach Kunde, Kundennummer, Rechnungsnummer, Beschreibung oder Buchungsdatum (von/bis). Zusätzlich können Sie nach Versandstatus filtern:
| Umschalter | Beschreibung |
|---|---|
| Offen | Rechnungen mit offenem Saldo. Standardmässig aktiviert. |
| Abgeschlossen | Vollständig bezahlte Rechnungen. |
| Gemailt | Bereits als versendet markierte Rechnungen. |
| Nicht gemailt | Noch nicht versendete Rechnungen. Standardmässig aktiviert. |
Klicken Sie auf Suchen, um die Ergebnisse zu laden, oder auf Leeren, um alle Filter zurückzusetzen.
Die Ergebnistabelle zeigt zu jeder Rechnung Datum, Rechnungsnummer, Versandstatus, Beschreibung, Kundenname und -nummer, E-Mail-Adresse, Ort und Betrag. Klicken Sie auf eine Rechnungsnummer, um sie zu öffnen.
Rechnungen auswählen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen einer Zeile, um sie auszuwählen. E-Mail und Drucken wirken auf die ausgewählten Zeilen — oder auf alle Ergebnisse, wenn nichts ausgewählt ist. Als gesendet markieren und Als ungesendet markieren benötigen dagegen immer eine Auswahl; sie bleiben deaktiviert, bis mindestens eine Zeile angehakt ist.
Rechnungen per E-Mail versenden
Klicken Sie auf E-Mail, um die Rechnungen an ihre Kunden zu senden. neoo prüft zuerst, ob zu jeder betroffenen Rechnung eine E-Mail-Adresse vorhanden ist — fehlen welche, werden die betroffenen Kunden und Rechnungsnummern aufgelistet, damit Sie die Adressen ergänzen und es erneut versuchen können. Anschliessend im Dialog:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Admin E-Mail | Eine Adresse, die nach der Verarbeitung des Stapels eine Zusammenfassung erhält. |
| Stapelname | Ein Name für diesen Versandauftrag (vorausgefüllt mit dem heutigen Datum). |
| Anhang | Lassen Sie eines der beiden Formate ausgewählt, enthält jede E-Mail die Rechnung als PDF, erzeugt aus Ihrem Rechnungslayout — beide Formate ergeben dasselbe PDF. Wählen Sie Keine, wird die E-Mail ohne Rechnung gesendet. |
| Nachricht | Ihr Text für alle E-Mails des Stapels. Lassen Sie das Feld leer, erhält jeder Kunde Ihre Standard-E-Mail-Nachricht in seiner Sprache; was Sie hier eingeben, ersetzt diese Vorlage für den ganzen Stapel. |
Klicken Sie auf Senden, um den Stapel in die Warteschlange zu stellen. Jeder Kunde erhält eine E-Mail — Betreff «Invoice», gefolgt von der Rechnungsnummer, sofern Ihre Standard-E-Mail-Nachricht keinen eigenen Betreff definiert — mit Ihrer Nachricht und dem Rechnungs-PDF im Anhang, gesendet an die im Kundendatensatz hinterlegte E-Mail-Adresse. Fortschritt und Ergebnis pro Rechnung verfolgen Sie unter System → Stapelverarbeitungen.
Rechnungen im Stapel drucken
Klicken Sie auf Drucken, um PDFs für die Rechnungen im Stapel zu erzeugen und sich per E-Mail zustellen zu lassen. Im Dialog:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Stapelname | Ein Name für diesen Druckauftrag (vorausgefüllt mit dem heutigen Datum). |
| Admin E-Mail | Hierhin geht die Ausgabe: Nach Abschluss des Auftrags treffen die erzeugten PDFs als ZIP-Anhang an dieser Adresse ein. |
| Anhang | Die PDFs werden aus Ihrem Rechnungslayout erzeugt — unabhängig davon, welches Format hier ausgewählt ist. |
Klicken Sie auf Drucken, um den Auftrag in die Warteschlange zu stellen. Nach Abschluss werden die PDFs als ZIP-Datei an die Admin E-Mail-Adresse gemailt — System → Stapelverarbeitungen zeigt zwar den Fortschritt des Auftrags, bietet aber keinen Download. Füllen Sie deshalb Admin E-Mail aus, um die Ausgabe zu erhalten.
Versandstatus nachverfolgen
Rechnungen, die über diese Seite erfolgreich gemailt wurden, werden automatisch als versendet markiert und verschwinden aus der Standardansicht Nicht gemailt. Die beiden Schaltflächen dienen dazu, diese Markierung von Hand zu korrigieren:
- Als gesendet markieren — Kennzeichnet die ausgewählten Rechnungen als versendet, ohne sie tatsächlich zu mailen. Nützlich, wenn Rechnungen ausserhalb von neoo zugestellt wurden (z. B. per Post oder über ein anderes System).
- Als ungesendet markieren — Entfernt die Versandmarkierung auf den ausgewählten Rechnungen, sodass sie wieder im Filter Nicht gemailt erscheinen.