Offerten & Auftragsbestätigungen

Eine Offerte bietet eine Leistung zu einem Preis an. Eine Auftragsbestätigung hält fest, dass der Kunde angenommen hat. Beide buchen keinen Ertrag: Erst mit der Ausgangsrechnung entsteht eine Buchung (einzige Ausnahme ist eine auf der Auftragsbestätigung erfasste Anzahlung, siehe unten). Genau darum geht es — Sie können frei offerieren, ohne Ihre Bücher zu berühren.

Beide Masken funktionieren wie die Ausgangsrechnung: Sie erfassen links, während rechts das fertige PDF live gerendert wird. Was Sie versenden, ist genau das, was Sie sehen. Öffnen Sie Aufträge & Offerten → Buchungen → Offerte oder Auftragsbestätigung (jede mit eigener Berechtigung).

Die Kette#

Offerte → Auftragsbestätigung → Ausgangsrechnung — und aus einer Offerte lässt sich auch direkt eine Rechnung erstellen, wenn der Zwischenschritt nichts bringt. Sie können jedes der drei Dokumente direkt erfassen; die Kette steht bereit, ist aber kein Zwang.

• In Auftrag umwandeln erscheint bei einer gespeicherten Offerte. Die Auftragsbestätigung übernimmt alle Angaben, erhält eine neue Auftragsnummer aus Ihrem Nummernkreis, und die Offerte wird abgeschlossen.
• Rechnung erstellen erscheint sowohl bei der gespeicherten Offerte als auch bei der gespeicherten Auftragsbestätigung. Die Ausgangsrechnung öffnet sich vorausgefüllt — Kunde, Währung, Positionen, Notizen. Gebucht ist noch nichts. Prüfen Sie Konto, Fälligkeit und Zahlungsmittel und buchen Sie wie gewohnt. Nach dem Buchen wird das Ausgangsdokument abgeschlossen und hält fest, zu welcher Rechnung es geworden ist.

Weil die Rechnung nur vorausgefüllt wird, können Sie Mengen oder Preise vor dem Buchen noch ändern: Die Offerte ist das Angebot, die Auftragsbestätigung die Absicht, die Rechnung die Tatsache.

Umwandeln können Sie auch direkt aus dem Bericht, ohne das Dokument zu öffnen — Zeilen ankreuzen und die Schaltfläche über der Liste verwenden. Siehe Wiederfinden.

Sie sehen nur Aktionen, für die Sie berechtigt sind. Wer ausschliesslich mit Offerte → Rechnung arbeitet und Auftragsbestätigungen nicht in den Rollen führt, sieht In Auftrag umwandeln gar nicht erst.

Woher die Rechnung stammt#

Eine so erstellte Rechnung hält ihre Herkunft im eigenen Reiter Verlauf fest: Created from quotation …, gefolgt von der Offertennummer. Das ist wichtig, weil die Auftragsnummer auf der Rechnung selbst gespeichert wird, die Offertennummer dagegen nicht — der Verlaufseintrag ist auf der Rechnungsseite die einzige Spur, und das Audit-Protokoll ist der Ort, an dem Sie danach suchen.

Anzahlungen auf einer Auftragsbestätigung#

Eine auf einer Auftragsbestätigung erfasste Zahlung wird beim Speichern gebucht — als Anzahlung des Kunden. Sie wird deshalb nicht auf die Rechnung übernommen: Das würde denselben Betrag zweimal verbuchen. Gleichen Sie die Anzahlung wie gewohnt gegen die Rechnung aus.

Das Dokument erfassen#

Sie brauchen zuerst einen Kunden. Alles Übrige lässt sich unterwegs anlegen.

Kopf. Kunde und Offertdatum bzw. Auftragsdatum wählen. Lassen Sie die Offertennummer / Auftragsnummer leer, wird sie aus Ihrem Nummernkreis gezogen — siehe Nummernkreise. Gültig bis sagt dem Kunden bei der Offerte, wie lange der Preis hält; bei der Auftragsbestätigung ist dasselbe Feld der Liefertermin Benötigt bis. Beides wird gedruckt. Eine Beschreibung und, sofern Abteilungen existieren, eine Abteilung vervollständigen den Kopf; ein aufklappbarer Bereich Versand nimmt Versandstelle, Versandart und Frachtbrief auf. Die Währung folgt der Währung des Kunden (sonst Ihrer Mandantenwährung); bei einer Fremdwährung erscheint der Kurs.

Positionen. Jede Zeile nimmt eine Dienstleistung aus Ihrem Katalog (Nummer), ihre Beschreibung, Menge, Einheit, Preis und optional einen Rabatt (%); Summe zeigt den Zeilenbetrag. Mit der Auswahl werden Beschreibung, Einheit und Preis aus dem Katalog übernommen und lassen sich für dieses Dokument überschreiben. Der Pfeil am Zeilenende öffnet die Details: Projekt, Lieferdatum, Artikelnotizen, Serien-Nr., Auftragsnummer, Bestellnummer, Verpackung, Lieferant, Kosten und die Gewichte. Mit dem Griff ordnen Sie Zeilen um; das Dokument zeichnet sich laufend neu.

Summen und Notizen. Die MWST folgt den Steuerkonten der Dienstleistungen. Inklusive MWST schaltet die Zeilenpreise zwischen netto und brutto um. Notizen werden gedruckt, Interne Notizen verlassen neoo nie.

Zahlungen stehen bei Auftragsbestätigungen zur Verfügung — etwa eine Anzahlung vor der Verrechnung. Beachten Sie: Eine Auftragsbestätigung mit Zahlung bucht diese beim Speichern sofort als Anzahlung, es ist keine blosse Notiz.

Versenden#

Drucken öffnet das gerenderte PDF; Herunterladen und Öffnen in neuem Tab finden Sie in der Werkzeugleiste der Vorschau. E-Mail öffnet den Versanddialog mit der Kundenadresse und Ihrem Standardtext, dem PDF als Anhang und der fertigen Seite daneben — so sehen Sie vor dem Senden, was Sie senden.

Beides bleibt gesperrt, solange ungespeicherte Änderungen offen sind («Speichern Sie Ihre Änderungen, um das Dokument zu drucken oder zu versenden.»): Der Server rendert das gespeicherte Dokument und würde sonst etwas anderes verschicken als das, was auf dem Bildschirm steht. Speichern Sie, und beides wird aktiv.

Den Standardtext hinterlegen Sie unter System → Nachrichten (Standard-E-Mail-Nachrichten); die Offerte (Offerte) und die Auftragsbestätigung (dort als Reihenfolge beschriftet) haben je Sprache eine eigene Vorlage.

Layout und Texte#

Layout bearbeiten (das Schieberegler-Symbol in der Vorschau) öffnet denselben Live-Editor wie bei den Rechnungen — siehe Rechnungslayout & Texte. Aus einer Offerte heraus wird ausschliesslich die Offertenvorlage angeboten, aus einer Auftragsbestätigung heraus nur die Auftragsvorlage; Ihre Rechnungstexte lassen sich also nicht versehentlich verändern. Der Rahmen — Briefpapier, Logo, Ränder, Schriften — gilt für alle Dokumente Ihres Unternehmens; Einleitung und Schlusstext gehören zum geöffneten Dokument.

Wiederfinden#

Aufträge & Offerten → Berichte → Offertenberichte und Auftragsbestätigungsberichte öffnen sich auf dem, was noch läuft: Ihre offenen Dokumente stehen sofort da, ohne Suchen. Abgeschlossene sind unter Filter ein Häkchen entfernt.

Das Suchfeld durchsucht alles, was auf dem Bildschirm steht; Filter öffnet Kunde, Nummer, Zeitraum, Beschreibung und Versandfelder. Spalten bestimmt die sichtbaren Spalten — mit dem Griff verschieben Sie eine Zeile, mit dem Schalter blenden Sie sie ein oder aus, Zurücksetzen stellt den Standard wieder her. Ihre Auswahl bleibt je Bericht gespeichert.

Kreuzen Sie eine oder mehrere Zeilen an, und über der Liste erscheint eine Leiste mit den Umwandlungen, die zu diesem Bericht passen — In Auftrag umwandeln bei Offerten, Rechnung erstellen bei beiden. Angezeigt wird nur, wozu Sie berechtigt sind.

In Auftrag umwandeln verarbeitet beliebig viele Zeilen auf einmal: Aus jeder Offerte wird eine eigene Auftragsbestätigung, und das Ergebnis wird gesammelt gemeldet. Bereits abgeschlossene Dokumente in der Auswahl werden übersprungen und blockieren den Stapel nicht.

Rechnung erstellen arbeitet bewusst einzeln. Jede Rechnung wird für sich geprüft und gebucht — Konto, Fälligkeit und Zahlungsmittel sind Entscheidungen pro Rechnung — deshalb wird die Schaltfläche erst aktiv, wenn genau eine Zeile angekreuzt ist.

Ein Klick auf die Nummer öffnet das Dokument.

Auf dem Telefon funktioniert dieselbe Auswahl über ein Kästchen je Zeile; Anzahl und Aktion stehen in einer am unteren Rand fixierten Leiste. Ein Tipp auf die Zeile öffnet die Dokumentdetails.