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Hauptbuch-Journal

Das Hauptbuch-Journal ist die vollständige Aufzeichnung von allem, was je gebucht wurde — jede Rechnung, jede Zahlung, jeder Bankabgleich, jede manuelle Buchung. Kommen Sie hierher, wenn Sie eine bestimmte Buchung suchen («Wo sind die 1'250.00 hin?») oder ein Konto Zeile für Zeile prüfen wollen.

Gehen Sie zu Hauptbuch → Berichte → Journal (erfordert die Berechtigung für Hauptbuch-Buchungen).

Die Kontenansicht

Das Journal ist pro Konto gruppiert: Jedes Konto erhält eine Kopfzeile, einen Anfangssaldo per Datum von, seine Buchungen in Datumsreihenfolge mit laufender Saldo-Spalte und eine Zwischensummenzeile — mit einem Total am Schluss, sobald mehr als ein Konto aufgeführt ist. So liest sich das Journal wie ein klassisches Kontoblatt: Sie können die Saldoentwicklung eines Kontos Buchung für Buchung verfolgen.

Klicken Sie in den Ergebnissen auf eine Kontonummer, um das Journal auf genau dieses Konto zu filtern. Um wieder alle Konten zu sehen, öffnen Sie Filter, leeren Kontonummer von und Kontonummer bis und suchen erneut.

Jede Referenz ist ein Link, der das Quelldokument öffnet — die Rechnung, Zahlung oder Journalbuchung hinter der Buchung. Sie sind also nie mehr als einen Klick vom Ursprung einer Zahl entfernt.

Finden, was Sie suchen

Der Filterbereich deckt praktisch jede Eigenschaft einer Buchung ab. Statt alles auszufüllen, kombinieren Sie am besten die zwei, drei Kriterien, die die Suche eingrenzen:

  • Text — Referenz, Beschreibung, Position, Quelle, Memo: Freitextsuche in dem, was auf der Buchung steht.
  • Wer — Firmenname, Kunde/Lieferant, Abteilung, Projekt: Buchungen mit Bezug zu einem Kontakt oder einer Dimension.
  • Beträge — Betrag von/bis: trifft auf den Betrag einer einzelnen Buchungszeile zu — für den Fall, dass Sie nur noch ungefähr die Grössenordnung wissen.
  • Konten — Kontonummer von/bis: auf einen Bereich Ihres Kontenplans einschränken (zum Beispiel alle Aufwandkonten).
  • Daten — Datum von/bis für das Buchungsdatum, dazu Erstellt von/bis und Aktualisiert von/bis, wenn Sie wissen wollen, wann etwas erfasst oder geändert wurde — nicht, auf welches Datum es lautet.
  • Wechselkursdifferenz — standardmässig angekreuzt; schliesst die automatischen Kursdifferenz-Buchungen zu Fremdwährungsbelegen ein. Entfernen Sie das Häkchen, um diese Zeilen auszublenden und nur die direkt erfassten Buchungen zu sehen.

Wählen Sie Ihre Spalten

Mit der Spaltenauswahl blenden Sie Spalten ein und aus und ordnen sie neu — Ihr Layout wird in Ihrem Browser gespeichert. Neben den Standardspalten Konto, Datum, Gegenkonto, Referenz, Beschreibung, VAT Code (MWST-Code), Soll und Haben (plus dem laufenden Saldo) können Sie Spalten wie Dateien (ein Dokument-Link, der die jeweils angehängte Datei öffnet), Firmenname und Adresse, Abteilung, Projekt, Steuerbetrag, Quelle, Memo, Erstellt und Aktualisiert hinzufügen. Einmal so eingerichtet, wie Sie prüfen, bleibt es so.

Export

Excel exportieren und PDF exportieren erzeugen das aktuelle Ergebnis mit Ihren angewendeten Filtern — praktisch, um Ihrem Treuhänder einen Kontoauszug zu schicken.

Für ein einzelnes Konto mit Anfangssaldo, Bewegungen und Endsaldo bietet der aus den Berichten erreichbare Kontoauszug dieselbe Geschichte in Auszugsform.