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Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung verrechnet einem Kunden Ihre Dienstleistungen und verbucht den Ertrag in einem Schritt. Sie erfassen die Rechnung links, während rechts das fertige PDF live gerendert wird — was Sie buchen, ist genau das, was der Kunde erhält. Öffnen Sie Kunden → Buchungen → Ausgangsrechnung, um eine zu erstellen.

Das Formular ist in Registerkarten gegliedert: Details (die Rechnung selbst), Dokumente (unterstützende Anhänge — klicken Sie auf Referenzdokumente hinzufügen, um Verträge, Stundenrapporte und ähnliche Dateien hochzuladen), Letzte Transaktionen (Ihre neuesten Rechnungen, mit einem Klick wieder geöffnet) und Verlauf (wer wann was geändert hat — sichtbar, sobald die Rechnung gespeichert ist). Die Live-Vorschau und die Aktionsschaltflächen stehen daneben. Wenn Sie von einem Bericht oder einer Liste gekommen sind, bringt Sie der Link Zurück zu oben wieder dorthin.

Eine Rechnung erstellen

Sie brauchen zuerst einen Kundendatensatz — siehe Kunden. Alles andere lässt sich direkt beim Erfassen anlegen.

Kopfbereich

Feld Hinweise
Kunde Tippen Sie, um nach Name oder Nummer zu suchen. Adresse, Kreditlimite und verbleibender Kredit des Kunden erscheinen unter dem Feld. Das Stiftsymbol bearbeitet den Kundendatensatz, ohne die Rechnung zu verlassen; das +-Symbol erstellt direkt einen neuen Kunden.
Rechnungsnummer Wird aus Ihrem Nummernkreis vergeben (System → Einstellungen → Nummernkreise). Klicken Sie auf Neue Nummer, um die nächste Nummer vorab zu reservieren.
Auftragsnummer Optionale Referenz auf die Bestellung des Kunden; wird auf der Rechnung gedruckt.
Rechnungsdatum Standardmässig heute.
Fälligkeitsdatum Wird bei der Auswahl des Kunden aus Rechnungsdatum plus Zahlungsziel des Kunden befüllt. Eine spätere Änderung des Rechnungsdatums verschiebt es nicht — passen Sie es bei Bedarf selbst an.
Währung / Wechselkurs Bei Auswahl einer Fremdwährung erscheint das Wechselkursfeld. Mit CHF als Basiswährung holt das Pfeilsymbol automatisch den offiziellen Monatsmittelkurs.
Buchen in Das Debitorenkonto, auf das die Rechnung gebucht wird — aus dem Kundendatensatz vorausgewählt. Hier erscheinen nur Konten mit der Verknüpfung AR im Kontenplan.
Beschreibung Eine kurze Beschreibung der Rechnung, wird auf dem Dokument gedruckt.
Abteilung / Projekt (alle Zeilen) Nur sichtbar, wenn Abteilungen oder Projekte existieren. Ein im Kopf gewähltes Projekt gilt für alle Positionen.
Skonto (%) / Skontofrist (Tage) Skonto für frühzeitige Zahlung — aus dem Kundendatensatz vorausgefüllt.

Positionen

Jede Zeile ist eine Dienstleistung, die Sie verrechnen, mit den Spalten Position, Menge, Einheit, Preis, Rabatt % und Betrag. Wählen Sie in Position eine Dienstleistung — beim Tippen wird der Katalog nach Nummer und Name durchsucht, und Beschreibung, Einheit und Preis werden aus dem Dienstleistungsdatensatz übernommen. Die Beschreibung hat unter jeder Zeile eine eigene Zeile in voller Breite, damit Platz bleibt, um sauber zu beschreiben, was geleistet wurde; passen Sie sie frei an.

  • Zeile hinzufügen (oben rechts in der Karte Positionen) fügt eine leere Zeile hinzu. Das Papierkorbsymbol entfernt eine Zeile, und Zeilen lassen sich per Ziehen am Griff links neu anordnen.
  • Neue Dienstleistung (neben Zeile hinzufügen) erstellt eine Katalog-Dienstleistung, ohne die Rechnung zu verlassen — sie steht sofort für diese und künftige Rechnungen zur Verfügung. Die Schaltfläche erscheint nur für Benutzer, deren Rolle das Erstellen von Dienstleistungen erlaubt.
  • Der Pfeil auf einer Zeile blendet zwei Detailfelder ein: Projekt (nur diese Zeile einem Projekt zuordnen) und Artikelnotizen (zusätzlicher Text, der auf der Rechnung unter dieser Zeile gedruckt wird — für Bemerkungen, die der Kunde nicht sehen soll, verwenden Sie stattdessen Interne Notizen unterhalb der Positionen).

Betrag wird aus Menge × Preis abzüglich Zeilenrabatt berechnet.

Totale, Steuern und Rundung

Unter den Positionen können Sie Notizen (werden auf der Rechnung gedruckt) und Interne Notizen (nur für Ihr Team sichtbar) erfassen. Inklusive MWST behandelt Ihre Preise als steuerinklusive — die Steuer wird aus den Totalen herausgerechnet statt aufgeschlagen.

Die Steuerzeilen werden automatisch berechnet. Ein Steuersatz wird nur verrechnet, wenn er sowohl bei der Dienstleistung als auch beim Kunden aktiviert ist — fehlt der Satz auf einer der beiden Seiten, wird er nicht angewendet, und nichts auf dem Bildschirm sagt das. Fehlt eine erwartete MWST, geht Warum auf der Rechnung die MWST fehlt die Ursachen der Reihe nach durch. Die Unternehmensnummer (UID) Ihrer Firma, hinterlegt unter System → Einstellungen, wird als Zeile MWST Nr. im Rechnungskopf gedruckt.

Um auf ein gerundetes Total zu kommen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol bei den Totalen und geben die Korrektur unter Rundung anpassen ein — positiv oder negativ. Bei Rechnungen in Ihrer Basiswährung wird die Differenz automatisch auf das unter System → Einstellungen festgelegte Konto Währungsgewinn/-verlust gebucht, damit Ihre Bücher ausgeglichen bleiben.

Zahlungen

Bereits erhaltenes Geld kann direkt auf der Rechnung erfasst werden, oder Sie lassen den Bereich leer und gleichen Zahlungen später ab. Wenn Sie Bankauszüge importieren oder eine Bankintegration nutzen, lassen Sie die Rechnung offen und überlassen Sie die Zahlungseingänge dem Bankabgleich — erfassen Sie eine Zahlung hier nur für Geld, das ausserhalb des Bankflusses eingegangen ist. Zeile hinzufügen fügt eine Zahlungszeile hinzu mit Datum, einer Quelle als Referenz, einem optionalen Memo, dem Betrag (das Pfeilsymbol auf der letzten Zeile übernimmt den offenen Saldo) und dem Bank-Konto, auf dem das Geld eingegangen ist — bei Fremdwährungsrechnungen zusätzlich ein Wechselkurs. Offen unter den Zahlungen zeigt immer das Total abzüglich aller Eingänge.

Das Konto der ersten Zahlungszeile bestimmt, auf welches Bankkonto die Schweizer QR-Rechnung verweist. Stellen Sie es auf das Konto ein, auf das der Kunde zahlen soll — auch wenn noch keine Zahlung eingegangen ist.

Die Live-Vorschau

Die Vorschau zeigt die Rechnung immer so, wie der Kunde sie erhält — gerendert mit Ihrer Vorlage und Ihrem Layout. Trägt der Datensatz zusätzlich angehängte Dateien, können Sie über den Umschalter PDF-Vorlage statt der gerenderten Rechnung eine angehängte Datei anzeigen.

  • Ein QR-Rechnung-Abzeichen bestätigt, dass das Zahlungskonto eine QR-IBAN trägt und das Dokument damit den Schweizer QR-Zahlteil enthalten kann (siehe unten).
  • Layout bearbeiten öffnet den Layout-Editor für Rechnungen, in dem Sie den Briefkopf-Hintergrund und die Ränder anpassen, die alle Ihre Rechnungen teilen.
  • Herunterladen und In neuem Tab öffnen liefern Ihnen die PDF-Datei direkt, sobald die Rechnung ohne offene Änderungen gespeichert ist.

Buchen

Es gibt keinen separaten Speicherschritt — Buchen schreibt die Rechnung in Ihre Bücher und lässt Sie auf der Seite, sodass Sie sie sofort drucken oder mailen können. Die weiteren Aktionen:

Aktion Wirkung
Als neu buchen Bucht eine Kopie als brandneue Rechnung — praktisch zum Duplizieren. Klicken Sie zuerst auf Neue Nummer, damit die Kopie eine eigene Nummer erhält.
Neue Nummer Reserviert die nächste Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis, ohne zu buchen.
Stornierung Bereitet eine Gutschrift vor, die diese Rechnung spiegelt; prüfen und buchen Sie sie, damit sie wirkt.
Löschen Entfernt die Rechnung.

Buchen und Löschen sind nur möglich, solange das Rechnungsdatum ausserhalb der abgeschlossenen Periode liegt — bei einer Rechnung mit Datum innerhalb der Sperre sind die Schaltflächen Buchen, Als neu buchen und Löschen schlicht nicht vorhanden. Siehe Bücher abschliessen.

Nach dem Buchen

Beim Öffnen einer gebuchten Rechnung sehen Sie das fertige Dokument mit den Aktionen oben: E-Mail, Drucken, Stornierung und Bearbeiten (zurück zum Formular). Drei Registerkarten begleiten es: Zahlungen (auf die Rechnung eingegangenes Geld), Letzte Transaktionen und Verlauf.

Auf der Registerkarte Zahlungen lässt sich eingegangenes Geld auch direkt erfassen: Zahlung hinzufügen öffnet ein kleines Formular (Datum, Betrag, Konto, Quelle, Memo), und Zahlung erfassen verbucht die Zahlung, ohne die gebuchte Ansicht zu verlassen. Sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist, steht die Schaltfläche nicht mehr zur Verfügung.

Solange die Rechnung ungespeicherte Änderungen hat, sind Drucken und E-Mail blockiert mit «Speichern Sie Ihre Änderungen, um diese Rechnung zu drucken oder per E-Mail zu senden.» — buchen Sie die Änderungen zuerst, oder nutzen Sie das angebotene oder Änderungen verwerfen, um zum letzten gebuchten Stand zurückzukehren.

Die Rechnung per E-Mail senden

E-Mail sendet die Rechnung an den Kunden:

Feld Hinweise
Senden an / CC / BCC Senden an ist mit der E-Mail-Adresse des Kunden vorausgefüllt.
E-Mail-Typ Bei einer Ausgangsrechnung: Rechnung / Gutschrift (E-Mail) für den Standardversand, oder Mahnung 1, Mahnung 2, Mahnung 3 für eskalierende Zahlungserinnerungen — siehe Mahnungen für den Versand im Stapel.
Betreff Die Betreffzeile der E-Mail.
Nachricht Schreiben Sie den Text unter Bearbeiten und prüfen Sie das Ergebnis unter Vorschau. Tippen Sie an beliebiger Stelle {, um Variablen einzufügen, die pro Rechnung befüllt werden — zum Beispiel {invnumber}, {duedate}, {total}.

Weicht Ihr Text von der gespeicherten Standardnachricht des Kunden ab, fragt der Dialog Dies als Standardnachricht speichern für den Kunden — klicken Sie auf Standard speichern, um den Text bei seinen künftigen Rechnungen wiederzuverwenden. Die vollständige Liste der Nachrichtenvariablen finden Sie auf der Seite Kunden.

Schweizer QR-Rechnung

Rechnungen tragen den Schweizer QR-Zahlteil automatisch, bereit zum Scannen und Bezahlen durch den Kunden. Es gibt nichts einzuschalten.

Entscheidend ist das Konto der ersten Zahlungszeile: Zeigt es auf ein Bankkonto mit QR-IBAN, wird die QR-Seite angehängt. Das Abzeichen QR-Rechnung auf der Vorschau bestätigt das. Die Rechnung muss ausserdem in CHF sein. Der QR-Zahlteil weist den noch offenen Betrag aus — er entfällt deshalb, sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist, und erscheint nie auf Gutschriften. Fehlt das Abzeichen, prüfen Sie zuerst das Zahlungskonto — siehe Bankkonten und Rechnungslayout & Texte.

Gutschriften

Eine Gutschrift kehrt die Buchungen einer Ausgangsrechnung um. Verwenden Sie Stornierung auf einer bestehenden Rechnung, um eine vorausgefüllte zu erzeugen, oder erstellen Sie eine von Grund auf unter Kunden → Buchungen → Gutschrift.

Wiederkehrende Rechnungen

Um dieselbe Rechnung automatisch nach Zeitplan zu stellen, richten Sie sie als wiederkehrende Rechnung ein — siehe Wiederkehrende Rechnungen.