Shopify

Die Shopify-Integration befindet sich in Entwicklung und wird als Early Access ausgerollt. Möchten Sie sie für Ihren Shop nutzen, schaltet Ihr Account Manager sie für Sie frei.

Verbinden Sie Ihren Shopify-Shop, und Ihre Buchhaltung läuft von selbst: Jede Bestellung wird automatisch gebucht, Zahlungen werden je Zahlungsanbieter auf das richtige Konto gebucht, Rückerstattungen werden zu Gutschriften, und Stornierungen werden nachvollzogen — alles automatisch, während es im Shop passiert. Aktualisierungen erzeugen nie Duplikate: Ändert sich eine Bestellung in Shopify, wird die bestehende Buchung aktualisiert, nicht erneut gebucht.

Die Integration erfordert die Shopify-Berechtigung. Sie finden sie unter Integrationen → Shopify.

Wie Bestellungen gebucht werden#

Bestellungen können in einer von zwei Formen gebucht werden — einmalig wählbar auf der Registerkarte Verbindung:

• Debitorenbuchungen (Standard) — jede Bestellzeile wird direkt als Zeile einer Debitorenbuchung auf ein Ertragskonto gebucht, beschrieben mit Produktname und Variante (zum Beispiel Zermatt Ski Camps / December 6-12 | Level 1-3 | Single room cozy). Es sind keine Dienstleistungen nötig — die richtige Wahl für Shops mit vielen Produkten oder Varianten.
• Ausgangsrechnungen — Bestellzeilen werden Ihren Dienstleistungen zugeordnet und als Ausgangsrechnung gebucht. Aktivieren Sie Post orders as sales invoices auf der Registerkarte Verbindung, wenn Sie vollständige Rechnungsdokumente möchten.

Bereits gebuchte Bestellungen behalten ihre bisherige Form — der Schalter wirkt nur auf danach gebuchte Bestellungen.

Rabatte übernimmt die Integration immer pro Bestellzeile aus Shopify. Auf Debitorenbuchungen erscheinen sie als eigene negative Discount-Zeilen; auf Ausgangsrechnungen als Rabatt-Prozentsatz direkt auf der Zeile. In beiden Fällen stimmt das gebuchte Total immer exakt mit dem Shopify-Bestelltotal überein.

Shop verbinden#

neoo kommuniziert mit Shopify über eine Custom App, die Sie einmalig im Shopify Dev Dashboard erstellen und in Ihrem Shop installieren. Geben Sie deren Zugangsdaten auf der Verbindungskarte ein:

Klicken Sie auf Verbinden. Nach der Verbindung zeigt die Seite den Namen Ihres Shops, seine Domain und Währung sowie einen Verbunden-Chip.

Einmalige Einrichtung unter Einstellungen#

Bevor Sie etwas importieren, legen Sie auf der Registerkarte Einstellungen fest, wie Shop-Beträge in Ihre Bücher abgebildet werden. Das ist eine einmalige Aufgabe.

Buchung. Alles, was keine Zuordnungsregel abdeckt — auch Versand, Trinkgelder und Geschenkkarten — wird auf den Catch-all gebucht:

• Bei Debitorenbuchungen: das Catch-all revenue account (Ertragskonto) plus optional eine Catch-all tax, die die in den Beträgen enthaltene MWST bestimmt.
• Bei Ausgangsrechnungen: der Catch-all service, der Ertragskonto und MWST-Satz selbst trägt.

Zahlungen. Ordnen Sie jedem Shopify-Zahlungsgateway das Konto zu, auf dem es abgerechnet wird — zum Beispiel Stripe Ihrem Stripe-Konto, Banküberweisungen dem Überweisungskonto. Wird eine Bestellung bezahlt, wird die Zahlung direkt auf das zugeordnete Konto gebucht.

Weitere.

• AR account — das Debitorenkonto für Shop-Bestellungen; leer lassen, um Ihren Standard zu verwenden.
• Fallback customer — wird nur für Bestellungen ganz ohne Kundenangaben verwendet (zum Beispiel POS-Barverkäufe). Gastbestellungen brauchen ihn nicht: Name, E-Mail und Adresse aus dem Checkout erstellen oder finden einen echten Kunden — auch ohne Shop-Konto.

Klicken Sie zum Abschluss auf Einstellungen speichern.

Item-Mapping-Regeln#

Die Registerkarte Item Mapping entscheidet, wohin jede Bestellzeile gebucht wird. Regeln werden von oben nach unten ausgewertet — die erste passende Regel weist das Ziel zu, und alles, worauf keine Regel passt, geht an den Catch-all. Sie können also einfach anfangen (alles über den Catch-all) und Regeln nur dort ergänzen, wo der Ertrag aufgeteilt werden muss. Besonders praktisch bei Shops mit vielen Produktvarianten: Eine Regel auf dem Produkt deckt alle Varianten ab, und die Variante bleibt im Buchungstext sichtbar.

Eine Regel hat einen Namen, bis zu 10 Bedingungen und das Ziel, das sie zuweist: ein Ertragskonto mit optionaler MWST (Debitorenbuchungen) oder eine Dienstleistung mit ihrer Steuersignatur (Ausgangsrechnungen). Bedingungen prüfen Felder der Bestellzeile:

• Feld — SKU, Variant title, Product title, Product type, Lieferant, Tags, Gift card oder eine Line property (mit ihrem Eigenschaftsnamen)
• Operator — equals, contains, starts with oder ends with (gleich, enthält, beginnt mit, endet mit)
• Wert — der Vergleichswert

Alle Felder einer Regel müssen zutreffen; mehrere Bedingungen auf demselben Feld gelten als Alternativen (ODER). «Product type equals Coaching UND Tags contains online» verlangt also beides, während zwei SKU-Bedingungen auf jede der beiden SKUs passen.

Ordnen Sie die Regeln mit den Auf-/Ab-Pfeilen neu — die spezifischsten Regeln nach oben, denn der erste Treffer gewinnt. Über das Kontrollkästchen Aktiv lässt sich eine Regel deaktivieren, ohne sie zu löschen.

Live gehen#

Klicken Sie auf der Registerkarte Verbindung auf Register Webhooks. Webhooks halten die Buchungen automatisch mit dem Shop synchron — neue Bestellungen, Änderungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Stornierungen fliessen ein, sobald sie passieren. Registrierte Themen erscheinen als grüne Chips.

Solange keine Webhooks registriert sind, werden Bestellungen nicht automatisch synchronisiert — die Seite warnt Sie, solange keine registriert sind.

Die Registerkarte Orders#

Die Registerkarte Orders ist Ihre Kommandozentrale: jede Bestellung, die die Integration gesehen hat, mit Suche, Statusfilter und Aktualisieren-Schaltfläche. Ist etwas fehlgeschlagen, wird die Anzahl Fehler prominent angezeigt.

Zwei Aktionen pro Bestellung helfen, wenn etwas nicht stimmt:

• Processing trace — zeigt Zeile für Zeile, wie die Bestellung gebucht wurde: jeder Artikel mit SKU, Menge, Bruttobetrag und Rabatt, welche Zuordnungsregel gegriffen hat und wohin gebucht wurde; jede Zahlung mit ihrem Zielkonto; Rückerstattungen und die daraus entstandenen Gutschriften; und die Überleitung vom Shopify-Total über die Rundung zum gebuchten Betrag.
• Re-import from Shopify — holt die Bestellung erneut aus Shopify und verarbeitet sie neu. Das ist immer gefahrlos: Ein erneuter Import aktualisiert die bestehende Buchung und erzeugt nie ein Duplikat. Nutzen Sie ihn, nachdem Sie eine Zuordnungsregel oder eine Einstellung korrigiert haben, an der eine Bestellung gescheitert ist.

Historic Import#

Webhooks decken nur Bestellungen ab der Registrierung ab. Um die Vergangenheit nachzuziehen, nutzen Sie die Registerkarte Historic Import: Wählen Sie einen Von/Bis-Datumsbereich und klicken Sie auf Start Import — alle in diesem Zeitraum erstellten Bestellungen werden importiert, mit Fortschrittsanzeige verarbeitet / total (neu, aktualisiert, fehlgeschlagen).

Historische Importe können gefahrlos wiederholt werden: Bestehende Bestellungen werden aktualisiert, nie dupliziert. Denselben Zeitraum zweimal oder überlappende Zeiträume zu importieren, richtet keinen Schaden an.

Verbindung trennen#

Disconnect store auf der Registerkarte Verbindung entfernt die gespeicherten Zugangsdaten und die registrierten Webhooks. Alles bereits Gebuchte bleibt erhalten: Gebuchte Belege werden behalten. Sie können sich später mit denselben oder anderen Zugangsdaten erneut verbinden.