Abstimmung

Irgendwann — pro Auszug oder zum Monatsende — wollen Sie den Beleg, dass ein Bankkonto in Ihrer Buchhaltung und der Auszug der Bank dasselbe sagen. Nicht «vermutlich stimmt es, weil alles durch den Bankabgleich gelaufen ist», sondern Zeile für Zeile: Jede Buchung auf dem Konto erscheint entweder auf dem Auszug und wird abgehakt, oder sie sticht als das heraus, was die Differenz erklärt.

Genau das leistet diese Seite. Der Bankabgleich ist der tägliche Arbeitsablauf, der Auszugszeilen in Buchungen verwandelt; als abgestimmt markiert er nichts. Die Abstimmung ist der separate Kontrollschritt, der jede Hauptbuchzeile als ausgeglichen stempelt — und wenn Ihre gesamte Aktivität durch den Bankabgleich läuft, dauert die Prüfung eine Minute und geht auf null auf. Dieser Stempel ist es, was die Spalte R im Drill-down der Saldenbilanz zeigt — ein abgestimmtes Konto ist damit überall nachweisbar abgestimmt, wo Sie später darauf schauen.

Sie finden die Seite unter Hauptbuch → Berichte → Abstimmung (erfordert die Abstimmungs-Berechtigung).

Eine Periode laden#

Suchparameter oben nimmt drei Dinge entgegen: das Konto, die Periode und die Darstellungsart.

Kontonummer listet jedes offene Hauptbuchkonto als «Nummer - Beschreibung», und die Liste ist durchsuchbar — sie startet aber auf dem niedrigstnummerierten Konto Ihres Kontenplans, das Erste ist also, Ihr tatsächliches Bank- oder Kassenkonto zu wählen. Setzen Sie Von Datum und Bis Datum auf die Auszugsperiode, dann Transaktionen laden.

Die Tabelle zeigt eine Zeile Anfangssaldo — der vorgetragene abgestimmte Saldo —, danach eine Zeile pro Bewegung mit Datum, Quelle, Beschreibung, einem Abhak-Kontrollkästchen, Soll, Haben und laufendem Saldo, mit einer Zeile Summen am Ende. Nur gebuchte Einträge erscheinen; was noch auf Freigabe wartet, existiert hier nicht.

Ein Verhalten ist zentral für diese Seite: Einträge von vor dem Von-Datum, die nie abgestimmt wurden, erscheinen weiterhin. Eine im März gebuchte Zahlung, die nie auf einem Auszug auftauchte, taucht im April, Mai, Juni wieder auf — offene Posten können nicht stillschweigend von der Liste fallen. Sie bleiben Ihnen vor Augen, bis sie ausgeglichen sind oder Sie herausfinden, warum sie es nie sein werden.

Zusammenfassung oder Detail#

Zusammenfassungsansicht (die Vorgabe) fasst Hauptbuchzeilen mit demselben Datum und derselben Quelle zu einer Zeile zusammen — eine einzelne Bankbuchung, die mehrere Rechnungen beglichen hat, erscheint als eine Zeile, genau wie auf dem Auszug, und ein Häkchen gleicht alle dahinterliegenden Einträge auf einmal aus. Detailansicht listet jede Zeile einzeln. Für das Abhaken gegen einen Auszug ist die Zusammenfassung der natürliche Modus; wechseln Sie in die Detailansicht, wenn Sie sehen wollen, woraus eine zusammengefasste Zeile besteht.

Abhaken und speichern#

Gehen Sie den Auszug durch und haken Sie jede Zeile ab, die darauf erscheint. Das Kontrollkästchen im Spaltenkopf hakt die ganze Liste auf einmal ab oder wieder aus — nützlich, wenn alles passt und Sie lieber die eine Ausnahme aushaken.

Dann tragen Sie den Schlusssaldo des Auszugs in Auszugssaldo ein.

Auszugssaldo ist aus Ihren eigenen Büchern vorbelegt — mit dem Saldo der bis zum Bis-Datum bereits als ausgeglichen markierten Einträge (0.00 bei einer ersten Abstimmung) —, nie mit der Zahl der Bank. Lassen Sie ihn stehen, haben Sie Ihre Bücher gegen Ihre Bücher abgestimmt und nichts bewiesen. Der ganze Sinn der Übung besteht darin, dieses Feld mit der Zahl zu überschreiben, die auf dem Bankauszug steht.

Differenz (nur lesbar) ist der Anfangssaldo plus alles Abgehakte, minus der Auszugssaldo. Erreicht sie null, wird Abstimmung speichern verfügbar, und Sie sind fertig: Jede abgehakte Zeile wird mit dem Abstimmungsdatum über der Tabelle gestempelt (das Bis-Datum, falls gesetzt, sonst heute). Eine früher ausgeglichene Zeile aushaken und speichern entfernt ihren Stempel wieder — ein Fehler wird also auf demselben Weg rückgängig gemacht, auf dem er entstand.

Differenz ignorieren lässt Sie trotz Restdifferenz speichern. Das ist ein bewusster Notausgang — ein Rundungsrest aus Altbeständen, mit dem Sie zu leben beschlossen haben —, nichts für den Regelfall. Eine Differenz, die Sie nicht erklären können, ist die Seite, die Ihnen sagt, dass eine Buchung fehlt, doppelt ist oder auf dem falschen Konto sitzt; darüber hinwegzuspeichern verschiebt das Problem nur in die Abstimmung des nächsten Monats.

Frühere Abstimmungen nachvollziehen#

Abstimmungsbericht (Nur ausgeglichene) listet statt der offenen Posten nur, was in der gewählten Periode bereits abgestimmt wurde, nach Ausgleichsdatum. Damit reproduzieren Sie eine frühere Abstimmung — für Ihren Treuhänder oder für sich selbst, wenn eine Zahl von vor drei Monaten nachgeprüft werden muss.

Fremdwährungskonten#

Währungstransaktionen einschliessen spielt nur auf Konten in einer Fremdwährung eine Rolle. Ausgeschaltet (die Vorgabe) bleiben Wechselkursdifferenz-Zeilen aussen vor, und der vorbelegte Auszugssaldo lässt sie ebenfalls weg — die Liste spiegelt, was der Bankauszug zeigt. Eingeschaltet werden die Kurszeilen mitgelistet, damit der Saldo in Ihrer Basiswährung aufgeht. Für die alltägliche Abstimmung gegen den Bankauszug lassen Sie die Option aus.

Wo sie in Ihren Monat gehört#

Stimmen Sie ab, bevor Sie die Periode sperren — es ist der letzte Moment, in dem eine fehlende oder doppelte Buchung noch günstig zu beheben ist. Die Auswahl listet jedes offene Konto Ihres Kontenplans, nicht nur Banken; ein geschlossenes Hauptbuchkonto erscheint nicht mehr — stimmen Sie ein Konto also fertig ab, bevor Sie es schliessen.