Bankabgleich

Im Bankabgleich treffen die Zeilen des Bankauszugs auf Ihre Buchhaltung. Jede von der Bank importierte Gutschrift und Belastung wird der Rechnung, Zahlung oder Hauptbuch-Buchung zugeordnet, die sie erklärt. Das meiste läuft automatisch — der eingebaute Abgleich erledigt saubere Zahlungen bereits beim Import, und Ihre eigenen Regeln übernehmen die wiederkehrenden Fälle —, aber die Seite gibt Ihnen auch die volle manuelle Kontrolle, wenn Sie sie brauchen, bis hin zur direkten Übergabe einer ausgehenden Kartenzahlung als Auslage an einen Mitarbeitenden.

Öffnen Sie die Seite über Cockpit → Bankabgleich (erfordert die Berechtigung «Bankbuchungen»).

Filter und Aktionsleiste#

Beim Öffnen zeigt die Seite die Zeilen aller Ihrer Bankkonten; wählen Sie oben ein Bankkonto, um auf eines einzugrenzen. Das Suchfeld daneben durchsucht die ganze Zeile — Beschreibung, Gegenpartei, IBAN, Lieferant, Referenzen, Beträge, Daten, Bank und Codes, inklusive der rohen Zusatzinformationen. Es unterstützt Platzhalter: * steht für eine beliebige Zeichenfolge, ? für ein einzelnes Zeichen — z. B. findet *4242* alles, was 4242 enthält.

Die Schaltfläche Filter klappt weitere Filter aus; Alle löschen setzt sie zurück:

Obere Aktions-Schaltflächen:

• Excel exportieren / PDF exportieren — exportiert die für den aktiven Tab geladenen Zeilen. Die Filter Bankkonto, Datum und Typ wirken auf den Export; das Suchfeld sowie die Filter Betrag, Gegenpartei und Bankleitzahl nicht.
• Regeln verwalten — öffnet die Regelverwaltung.
• Regeln auf alle anwenden — lässt jede aktive Regel in einem Durchgang über jede nicht zugeordnete Zeile laufen.

Die nächste Schaltflächenreihe erscheint erst, wenn Sie in der Tabelle eine oder mehrere Zeilen angehakt haben. Siehe den Abschnitt «Mit ausgewählten Zeilen arbeiten» weiter unten.

Die drei Tabs#

Die Tabs teilen die Liste nach Status:

• Nicht zugeordnet — Bankzeilen, die noch mit nichts verknüpft sind. Diese Zeilen haben ein Kontrollkästchen, damit Sie sie für Stapelaktionen auswählen können.
• Ausstehende Auslage — ausgehende Zahlungen, die einem Mitarbeitenden als Auslage zugewiesen wurden. Diese Zeilen sind gesperrt, bis über die Auslage entschieden ist — siehe den Abschnitt «Aus einer Zahlung eine Auslage machen» weiter unten.
• Zugeordnet — Zeilen, die einem oder mehreren Buchhaltungseinträgen zugeordnet wurden. Sie tragen ein grünes Häkchen; die einzige verbleibende Aktion ist Zuordnung aufheben.

Wissenswerte Spalten#

Jede Zeile zeigt Buchungsdatum, Bank, Beschreibung, Referenzen, Betrag, Gegenpartei, Lieferant und Bankleitzahl sowie ein Aktionen-Menü. Das meiste erklärt sich selbst; diese Spalten nicht:

Wie der automatische Abgleich funktioniert#

Wenn Sie einen CAMT-Auszug importieren (oder Transaktionen von einer verbundenen Bank oder aus einer Kartenabrechnung eintreffen), versucht neoo, jede Zeile gegen eine offene Rechnung auszugleichen, bevor sie überhaupt auf Ihrem Bildschirm erscheint. Alles, was mit hoher Sicherheit gefunden wird, wird sofort als Zahlung verbucht und auf der Bankabgleich-Seite als Automatisch zugeordnet gekennzeichnet. Was sich nicht auflösen lässt, fällt zur Bearbeitung auf den Tab Nicht zugeordnet durch.

Was geprüft wird, in dieser Reihenfolge#

Der Abgleich arbeitet diese Datenpunkte von oben nach unten ab. Das erste Signal mit einem sauberen Treffer gewinnt; liefert keines einen, bleibt die Zeile nicht zugeordnet.

Wann der automatische Abgleich an die Handarbeit übergibt#

Eine Zeile bleibt auf dem Tab Nicht zugeordnet, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

• Keine Referenz auf der Bankzeile, die IBAN der Gegenpartei ist bei keinem Lieferanten oder Kunden hinterlegt, und der Name führt nicht zu genau einem Kunden oder Lieferanten mit einem offenen Posten in exakt diesem Betrag — beziehungsweise, bei einer Skonto-Zahlung, in exakt diesem skontierten Betrag.
• Eine Bankreferenz hat etwas getroffen, aber die Währung unterscheidet sich von der der Rechnung.
• Die IBAN passt zu einem Lieferanten oder Kunden, aber der Betrag passt zu keiner seiner offenen Rechnungen (oder es ist nichts offen).
• Der Name der Gegenpartei ist mehrdeutig (er passt auf mehr als einen Kunden oder Lieferanten) oder der offene Betrag stimmt nicht exakt — Teilzahlungen werden nie allein aufgrund eines Namens verbucht; der Zuordnungsdialog zeigt stattdessen die Kandidaten.
• Die Zahlung sieht nach einer Skonto-Zahlung aus, die Rechnung kann den Skonto aber nicht automatisch aufnehmen — sie enthält mehr als einen MWST-Satz, ihr Datum liegt in einer abgeschlossenen Periode oder einem anderen Jahr, sie lautet auf eine Fremdwährung, sie wird von einer Integration verwaltet, oder der Mandant rechnet nach Saldosteuersatz ab. Die Zeile bleibt dann lieber nicht zugeordnet, als die Rechnung unterbezahlt stehen zu lassen.

Zweimal derselbe Betrag gehört nicht zu diesen Fällen: Haben mehrere offene Rechnungen derselben Gegenpartei denselben Betrag und dieselbe Währung, gleicht der Abgleich die älteste aus. Prüfen Sie den Tab Zugeordnet, wenn eine Zahlung eine andere Rechnung beglichen hat als erwartet.

Landet die Zeile nicht zugeordnet, nutzt der Zuordnungsdialog (unten) dieselben Signale, um die Kandidaten für Sie zu sortieren — er zeigt Ihnen die Optionen, statt selbst zu handeln.

Automatisch zugeordnet vs. Regel zugeordnet#

Beides sind Formen des automatischen Abgleichs, aber sie kommen aus unterschiedlichen Quellen:

• Automatisch zugeordnet — der eingebaute Abgleich hat eine Bankzeile anhand der obigen Signale einer bestehenden offenen Rechnung zugeordnet. Das geschieht automatisch beim Import.
• Regel zugeordnet — eine Ihrer Regeln hat gegriffen. Regeln können ebenfalls automatisch beim Import feuern oder auf Abruf über Regeln auf alle anwenden. Verwenden Sie Regeln, wenn noch keine Rechnung existiert und aus der Bankzeile eine vorlagenbasierte Hauptbuch- oder Kreditorenbuchung — oder eine Auslagenzuweisung — entstehen soll. Siehe den Abschnitt «Abgleichsregeln» weiter unten.

Eine Transaktion manuell zuordnen#

Ist das Buchungsdatum einer Zeile blau dargestellt, kann die Zeile noch zugeordnet werden. Klicken Sie darauf, um den Dialog Transaktionen abgleichen zu öffnen; er sucht nach Kandidaten — die Suche kann auch leer ausgehen.

Im Dialog:

1. Die obere Hälfte zeigt die Bankzeile, die Sie zuordnen.
2. Die untere Tabelle listet die infrage kommenden AR-/AP-/HB-Buchungen, vorsortiert nach bester Passung — zuerst die meisten übereinstimmenden Eigenschaften (Betrag, Gegenpartei, Datum), dann der nächstliegende Betrag, dann die älteste.
3. Haken Sie einen oder mehrere Kandidaten an. Das System verteilt den Bankbetrag automatisch auf sie, Sie können den Betrag Verteilt in jeder Zeile aber selbst anpassen und so aufteilen.
4. Lautet die Bankzeile auf eine andere Währung als die Kandidaten, erscheint ein Feld Wechselkurs.
5. Klicken Sie auf Buchen, um die Zuordnung zu bestätigen.

Wird die richtige Rechnung nicht angeboten, klicken Sie auf Anderi Transaktione iibezieh, um die Kandidatenliste über die erkannte Gegenpartei hinaus zu erweitern. Eine Auswahl kann immer nur Buchungen einer einzigen Gegenpartei in einer Währung kombinieren.

Umgang mit Differenzbeträgen#

Wenn Sie einen einzelnen Kandidaten zuordnen und ein Teil des Bankbetrags übrig bleibt, fragt neoo vor dem Buchen, wie mit der Differenz umzugehen ist. Ein Dialog Restbetrag behandeln erscheint mit drei Optionen:

Lauten Bankzeile und Rechnung auf unterschiedliche Währungen, heisst der Dialog stattdessen Währungsdifferenz behandeln und bietet Über Fremdwährungs-Ausgleichskonto verbuchen, HB-Buchung und — bei Überzahlungen — Last-/Gutschrift an.

Aus einer Zahlung eine Auslage machen#

Manche ausgehenden Zahlungen — typischerweise Firmenkarten-Ausgaben — erklärt am besten die Person, die sie getätigt hat. Statt die Zeile selbst zuzuordnen, geben Sie sie weiter: Wählen Sie auf einer nicht zugeordneten Geldausgangszeile Auslage erstellen und bestimmen Sie den Benutzer. Die Auslage wird erstellt und zugewiesen und landet in dessen Warteschlange «Angaben erforderlich» unter Meine Auslagen, mit den Bankdetails (Gegenpartei, Referenz) daran, damit klar ist, welche Zahlung zu belegen ist. Die Person ergänzt nur noch den Beleg und eine Beschreibung (und eine Kategorie, falls die KI keine wählen soll).

Solange die Auslage die Bankzeile besitzt, trägt die Zeile den Hinweis Auslage («Durch Auslage gesperrt #… — auf der Auslagenseite verwalten») und liegt im Tab Ausstehende Auslage. Dort kann sie weder zugeordnet noch umgebucht noch bearbeitet werden — die Genehmigung der Auslage verbucht sie und verschiebt die Zeile nach Zugeordnet; das Löschen der Auslage gibt die Zeile wieder frei.

Wurde ein Beleg der falschen Zahlung zugeordnet — oder fand der Import keinen —, korrigieren Sie das über das Zeilenmenü: Zuordnung der Auslage aufheben löst die aktuelle Verknüpfung (der Beleg wartet wieder, die Zeile gilt erneut als nicht zugeordnet), Zugeordnete Auslage ändern setzt einen anderen wartenden Beleg ein, und Ausstehende Auslage zuordnen weist einer nicht zugeordneten Geldausgangszeile einen zu. Dieselben Korrekturen stehen unter Auslagen verwalten zur Verfügung.

Um mehrere Zahlungen auf einmal zu übergeben, wählen Sie die Zeilen aus und verwenden Auslage zuweisen — siehe den Abschnitt «Mit ausgewählten Zeilen arbeiten». Und für wiederkehrende Fälle können Regeln das automatisch erledigen — zum Beispiel jede Zahlung einer bestimmten Karte ihrem Inhaber zuweisen. Siehe den Vorlagentyp Auslage im Abschnitt «Abgleichsregeln» weiter unten.

Mit ausgewählten Zeilen arbeiten#

Haken Sie eine oder mehrere nicht zugeordnete Zeilen an, und über der Tabelle erscheinen Aktions-Schaltflächen. Jede Schaltfläche erscheint nur, wenn jede ausgewählte Zeile dafür infrage kommt:

• Erstellen — jede ausgewählte Zeile ist noch neu (Übergang). Öffnet den Template Builder (siehe unten), vorausgefüllt mit den Details der gewählten Zeilen, damit Sie direkt aus den Bankdaten eine neue Buchung erfassen können.
• Auslage zuweisen — jede ausgewählte Zeile ist eine Geldausgangszeile, die noch zur Auslage werden kann. Ein einziger Dialog weist alle ausgewählten Zahlungen zu: Wählen Sie den Zugewiesenen Benutzer (Pflicht) und optional eine Kategorie sowie eine Notiz, die für alle gilt. Schlägt eine Zeile fehl, listet der Dialog auf, was schiefging, und ein erneuter Versuch wiederholt nur diese Zeilen.
• Als verarbeitet markieren — kennzeichnet die ausgewählten Zeilen als erledigt, ohne einen Buchhaltungseintrag zu erstellen. Für die seltenen Bankzeilen, die wirklich keine Zuordnung brauchen (z. B. interne Überträge zwischen Bankkonten, deren Gegenseite ebenfalls importiert wird).

Aktionsmenü pro Zeile#

Das Drei-Punkte-Menü jeder Zeile bietet:

• Details anzeigen — der vollständige Detaildialog zur Transaktion (alles aus der Bankdatei, inklusive der rohen Zusatzinformationen).
• Transaktionen abgleichen — öffnet den Zuordnungsdialog (wie der Klick aufs Buchungsdatum).
• Auslage erstellen — auf nicht zugeordneten Geldausgangszeilen; weist die Zahlung einem Benutzer als Auslage zu (siehe oben).
• Angewandte Regel anzeigen — nur auf regelzugeordneten Zeilen; zeigt Bedingungen und Vorlage der Regel, schreibgeschützt.
• Regel erstellen — startet eine neue Abgleichsregel, vorausgefüllt mit den Daten dieser Zeile.
• Als verarbeitet markieren — wie die Massenschaltfläche, aber für eine einzelne Zeile.
• Zuordnung aufheben — auf zugeordneten Zeilen; macht die Zuordnung rückgängig und bringt die Zeile zurück in den Tab «Nicht zugeordnet» (siehe unten).

Eine Zuordnung aufheben#

Eine falsche Zuordnung wird über Zuordnung aufheben im Drei-Punkte-Menü der Zeile rückgängig gemacht (Desktop und Mobile). Bevor etwas geändert wird, zeigt ein Dialog genau an, was für diese Zeile passieren wird; die Schaltfläche Zuordnung aufheben ist nur verfügbar, wenn jeder Schritt erlaubt ist. Je nachdem, wie die Zeile zugeordnet wurde, enthält die Liste Einträge wie:

• Zahlung von … aus Debitoren-/Kreditorenrechnung … entfernen — die durch die Zuordnung gebuchte Zahlung wird von der Rechnung entfernt; die Unterzeile zeigt das Zahlungsdatum und den danach wieder offenen Betrag.
• … löschen (durch Regel … erstellt) / Überzahlungsgutschrift … löschen / Die für die Auslage erfasste, noch nicht freigegebene Kreditorenrechnung … löschen — ein Beleg, den die Zuordnung selbst erstellt hat (eine durch eine Kreditorenkonto-Regel gebuchte Kreditorenrechnung, die Gutschrift für eine Überzahlung oder der Kreditorenrechnungs-Entwurf hinter einer offenen Auslage), wird gelöscht, weil nur die Zahlung zu entfernen einen leeren Beleg zurücklassen würde.
• Hauptbuch-Buchung … löschen — eine durch Regel/Vorlage erstellte Buchung oder ein Hauptbucheintrag, der von Hand aus dieser Bankzeile erfasst wurde.
• Bankzahlung für … geht zurück auf den Status … — ein Eintrag in den Bankzahlungen, den die Zuordnung auf Abgeschlossen gesetzt hatte, kehrt zum vorherigen Status zurück (Erstellt, Exportiert oder Hochgeladen).
• Auslage #… lösen — eine der Zeile zugewiesene Kartenauslage wird gelöst: eine offene Auslage kehrt zu den offenen Kartenauslagen zurück, eine freigegebene bleibt freigegeben und wird als unbezahlt markiert.
• Skonto … rückgängig machen — ein vom automatischen Abgleich auf der Rechnung gebuchter Skonto wird zurückgenommen.
• Banktransaktion zurück auf das Übergangskonto … buchen — die Übergangsbuchung wird neu erstellt, sodass das Geld wieder dort steht, wo ein frischer Import es hinlegt. Existiert die Übergangsbuchung noch (z. B. nach Als verarbeitet markieren), bleibt sie einfach bestehen.
• Die Banktransaktion wechselt in den Reiter «Nicht zugeordnet» — Modul, Regelverknüpfung und Verarbeitungsmarker der Zeile werden zurückgesetzt.

Das Aufheben funktioniert auch, wenn eine Zuordnung bereits von Hand teilweise rückgängig gemacht wurde — etwa wenn die Zahlung auf der Rechnung gelöscht wurde und die Zeile dadurch mit 0.00 im Tab «Zugeordnet» hängen blieb: verbliebene Verknüpfungen werden entfernt und die Übergangsbuchung neu erstellt.

Die Aktion wird mit Angabe des Grundes im Dialog verweigert, wenn eines der betroffenen Daten in einer abgeschlossenen Periode liegt (Buchungsdatum der Bank, Zahlungsdatum, Belegdatum oder das Datum einer per Regel gebuchten Hauptbuch-Buchung), wenn ein verknüpfter Hauptbucheintrag gesperrt ist (Abgrenzung oder Auslage), wenn der Beleg von einer Integration verwaltet wird, wenn eine Auslage auf der Zeile noch von der KI verarbeitet wird, wenn kein Übergangskonto konfiguriert ist oder wenn sich die Zahlungszeilen auf dem Beleg nicht von einer anderen Zahlung am selben Tag unterscheiden lassen. Im letzten Fall wird die Zahlung direkt auf dem Beleg entfernt.

Nach dem Aufheben kann die Zeile wie jede andere nicht zugeordnete Transaktion erneut zugeordnet werden.

Abgleichsregeln#

Regeln sind das Herzstück dieser Seite. Sie machen aus wiederkehrender Handarbeit einen Ein-Klick-Durchlauf — schreiben Sie eine Regel einmal, und jede künftige Auszugszeile, die passt, wird automatisch zugeordnet.

Dialog «Regeln verwalten»#

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Regeln verwalten. Der Dialog listet jede Regel des Mandanten mit ihrem Status Aktiv / Inaktiv, dazu:

• Bearbeiten, um die Regel zu öffnen und ihre Bedingungen oder Vorlage anzupassen — hier aktivieren oder deaktivieren Sie eine Regel auch, indem Sie Aktiv an- oder abhaken,
• Löschen, um sie zu entfernen.

Eine Regel erstellen#

Am schnellsten entsteht eine Regel aus einer Zeile, die bereits die richtige Form hat: Öffnen Sie ihr Drei-Punkte-Menü → Regel erstellen. Der Dialog öffnet sich mit Bankkonto, Bedingungen und einer Startvorlage, vorausgefüllt aus dieser Zeile. Sie können auch bei null beginnen über Regeln verwalten → Neue Regel erstellen.

Eine Regel hat drei Teile:

1. Regelname und Bank. Beide Pflicht. Das Bankkonto begrenzt den Geltungsbereich — die Regel läuft nicht über Zeilen anderer Konten.

2. Bedingungen (bis zu 10). Jede Bedingung besteht aus Feld, Operator und Wert. Die erste Bedingung kann nicht entfernt werden; fügen Sie weitere Bedingungen hinzu, um den Treffer einzugrenzen. Alle Bedingungen werden mit UND verknüpft.

Verfügbare Felder:

Operatoren für Textfelder: Gleicht, Enthält, Beginnt mit, Endet mit. Operatoren für Beträge: Gleicht, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich, Grösser oder gleich.

3. Vorlage. Legt fest, was die Regel erstellen soll, wenn sie greift. Wählen Sie einen Typ — Hauptbuch, Kreditorenkonto oder Auslage — und füllen Sie dann die Felder dieses Typs aus (siehe Template Builder unten).

Variablen in einer Vorlage#

In den Vorlagenfeldern Beschreibung, Notizen und Zeilenbeschreibung fügt ein Klick auf einen Variablen-Chip einen Platzhalter ein. Platzhalter verwenden die Syntax {{ variable }} und werden bei jedem Greifen der Regel durch die Werte der tatsächlichen Bankzeile ersetzt:

So erzeugt eine einzige Regel klar beschriftete Buchungen — zum Beispiel ergibt die Beschreibung Lohn {{ counterparty_name }} {{ booking_date }} auf dem tatsächlichen Hauptbuch-Eintrag Lohn Mary Smith 2025-04-30.

Regeln auf alle anwenden#

Ein Klick auf diese Schaltfläche lässt jede aktivierte Regel über jede nicht zugeordnete Zeile des gewählten Bankkontos laufen (oder aller Konten, wenn keines gewählt ist). Saubere Treffer werden zu Regel zugeordnet und wandern auf den Tab Zugeordnet. Alles Mehrdeutige bleibt nicht zugeordnet und wartet auf Sie.

Template Builder#

Der Template Builder ist der Dialog, der sich öffnet, wenn Sie auf Erstellen klicken (bei ausgewählten nicht zugeordneten Zeilen) oder wenn Sie das Ergebnis einer Regel definieren. Er formt, was aus der Bankzeile wird. Welche Felder Sie sehen, hängt vom gewählten Vorlagentyp ab:

• Hauptbuch — eine Beschreibung und Notizen, optional Abteilung und Projekt, das Konto, auf das gebucht wird, ein optionales Steuerkonto sowie die Option Bezugsteuer.
• Kreditorenkonto — der Lieferant, Beschreibung und Notizen, optional Abteilung und Projekt, das Buchungskonto im Feld Konto erfassen sowie Positionskonto, Steuerkonto und Zeilenbeschreibung der Position.
• Auslage — wählen Sie den Zugewiesenen Benutzer. Jede Transaktion, auf die die Regel passt, wird als Auslage für diesen Benutzer erstellt — der Weg, um etwa die Zahlungen einer bestimmten Karte automatisch ihrem Inhaber zuzuleiten. Die Verbuchung läuft danach über die normale Auslagen-Genehmigung. Aktivieren Sie Kartenzahlung und erfassen Sie die letzten 4 Ziffern der Karte, damit dieser Benutzer Belege bereits vor Eintreffen der Zahlung erfassen kann: Beim Import wird die Transaktion dem wartenden Beleg zugeordnet, statt eine zweite Auslage anzulegen (gleicher Benutzer und gleiche Karte, Abweichung höchstens 50 Rappen, Belegdatum bis zehn Tage vor oder zwei Tage nach der Buchung; ein Beleg in Fremdwährung wird mit dem Originalbetrag abgeglichen, den die Bank auf der Belastung angibt, sonst über den Tageskurs).

Kreditorenkonto und Auslage werden nur für ausgehende Zeilen (Geldausgang) angeboten, und der Typ Auslage steht beim Definieren einer Regel oder für eine einzelne Zeile zur Verfügung — nicht beim Erstellen aus einer Mehrfachauswahl. Die Felder Beschreibung, Notizen und Zeilenbeschreibung akzeptieren alle die oben beschriebenen {{ }}-Variablen.

Woher Bankzeilen kommen#

Zeilen gelangen aus drei Quellen in diese Tabelle:

• CAMT-Import — hochgeladene Auszüge über den CAMT-Import.
• Bankintegration — mit einer Verbindung zu Amnis, Konfipay oder Revolut treffen die Buchungen von selbst hier ein, ohne dass eine Datei hochgeladen wird. Sie können jederzeit auch selbst einen Zeitraum nachziehen. Siehe Bankintegrationen.
• Kartenabrechnungs-Import — jede Kartentransaktion einer importierten Kreditkartenabrechnung wird hier zur Bankzeile (und optional zur Auslage für den Karteninhaber). Siehe Kreditkartenabrechnungen.

Nach dem Abgleich erscheinen ausgehende Zahlungen aus Zahlungen hier auf dem nächsten Auszug und können der ursprünglichen Kreditorenrechnung zugeordnet werden — der Kreislauf schliesst sich.

Und um zu prüfen, ob ein Bankkonto und Ihre Bücher über eine Periode tatsächlich übereinstimmen — Auszugssaldo gegen Buchsaldo —, führen Sie eine Abstimmung durch.