Lieferanten
Einmal sauber erfasst, macht ein Lieferant jede weitere Rechnung von ihm einfacher. Kreditorenrechnungen, Buchungen und Zahlungen beziehen ihre Vorgaben von hier, und die Bankverbindung, die Sie beim Lieferanten hinterlegen, verwendet neoo, wenn es eine Zahlungsdatei erstellt oder eine Zahlung über Amnis, Konfipay oder Revolut sendet. Für Rechnungen mit Katalogpositionen verwenden Sie die positionsbasierte Kreditorenrechnung statt einer einfachen Kreditorenbuchung.
Einen Lieferanten erfassen Sie unter Lieferanten → Buchungen → Lieferant erfassen. Um einen bestehenden Lieferanten zu bearbeiten, öffnen Sie Lieferanten → Berichte → Lieferantensuche und klicken in den Ergebnissen auf den Namen des Lieferanten.
Lieferanten finden und öffnen
Die Lieferantensuche lädt Ihre vollständige Lieferantenliste automatisch. Grenzen Sie sie mit dem Suchfeld oben ein oder öffnen Sie Filter für Kriterien Feld für Feld — die Kontrollkästchen dort steuern zugleich, welche Spalten die Liste anzeigt. Klicken Sie auf den Namen eines Lieferanten, um den Datensatz zur Bearbeitung zu öffnen.
Lieferanten erfassen oder bearbeiten
Das Lieferantenformular ist in Registerkarten gegliedert. Für den Anfang genügt die Registerkarte Lieferant — die übrigen Registerkarten dienen dazu, Vorgaben zu hinterlegen, die später bei Dokumenten Zeit sparen. Sobald ein Lieferant gespeichert wurde, kommt eine siebte Registerkarte Protokoll hinzu, die den Änderungsverlauf aufzeichnet.
Wählen Sie oben im Formular, ob der Lieferant eine Firma oder eine Person ist. Dies bestimmt, wie Name und Adresse auf gedruckten Dokumenten dargestellt werden.
Registerkarte Lieferant
Die Kernangaben zu Identität, Adresse und Kontakt. Die Adressfelder speisen den Adressblock auf gedruckten Dokumenten (Poststelle deckt ein Postfach oder einen Postbezirk ab), und an die E-Mail-Adresse werden die Dokumente für diesen Lieferanten gesendet. Einige Felder verdienen eine Anmerkung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Lieferantenname | Der vollständige Name bzw. Firmenname des Lieferanten. Pflichtfeld. |
| Lieferantennummer | Eine eindeutige Kennung des Lieferanten. Leer lassen, damit neoo automatisch eine vergibt. |
| Cc / Bcc | Zusätzliche E-Mail-Adressen, die eine Kopie (bzw. Blindkopie) jeder an diesen Lieferanten gesendeten E-Mail erhalten. |
| Steuernummer / AHV-Nr. | Die MWST-Nummer oder Steueridentifikationsnummer des Lieferanten. |
| Notizen | Interne Notizen zu diesem Lieferanten. Auf Dokumenten nicht sichtbar. |
Registerkarte Kontaktperson
Erfassen Sie hier die persönliche Ansprechperson in der Organisation des Lieferanten — Anrede, Name, Titel und Funktion. Diese Angaben speisen den Adressblock und die Anrede in Dokumentvorlagen und E-Mail-Nachrichten.
Registerkarte MWST
Legen Sie fest, welche Steuersätze für diesen Lieferanten gelten und wie die MWST auf seinen Rechnungen berechnet wird.
MWST-Sätze — Jeder konfigurierte Steuersatz erscheint als Kontrollkästchen, mit einem Kontrollkästchen Alle auswählen über der Liste, um alle Sätze auf einmal an- oder abzuwählen. Nur die hier angekreuzten Sätze werden auf Dokumente dieses Lieferanten angewendet. Ein Steuersatz wird auf einer Rechnung nur berechnet, wenn er sowohl bei der Dienstleistung als auch beim Lieferanten ausgewählt ist — fehlt der Satz auf einer der beiden Seiten, wird er nicht berechnet. Wenn erwartete MWST nicht erscheint, geht Warum auf der Rechnung die MWST fehlt die Ursachen der Reihe nach durch.
Inklusive MWST — Wird auf dem Lieferantendatensatz nur zur Referenz gespeichert. Neue Kreditorenrechnungen und Kreditorenbuchungen starten immer mit abgewähltem Inklusive MWST — kreuzen Sie es direkt auf dem Dokument an, wenn die Preise des Lieferanten die MWST enthalten.
Registerkarte Kommunikation
Hinterlegen Sie Sprache und individuelle E-Mail-Nachrichten für diesen Lieferanten. Die hier konfigurierten Vorgaben übersteuern die systemweiten Nachrichtenvorlagen nur für diesen Lieferanten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sprache | Die Sprache der gedruckten Dokumente und E-Mails für diesen Lieferanten, wählbar aus einer festen Liste: Deutsch (Schweiz), Deutsch (Deutschland), English, Français, Italiano. Neue Lieferanten starten mit der Standardsprache Ihres Mandanten. |
| Betreff (optional) | Ein individueller Betreff für die Rechnungs-E-Mail; jede Mahnung hat ihren eigenen Betreff Mahnung 1–3 (optional). Leer lassen, um den Standardbetreff zu verwenden. |
| Nachricht | Ein individueller E-Mail-Text für den Standard-Rechnungsversand. Übersteuert die Standardvorlage des Systems. |
| Text der Mahnung 1 | Individueller E-Mail-Text für die erste Zahlungsmahnung. |
| Text der Mahnung 2 | Individueller E-Mail-Text für die zweite Zahlungsmahnung. |
| Text der Mahnung 3 | Individueller E-Mail-Text für die dritte Zahlungsmahnung. |
Lassen Sie ein Nachrichtenfeld leer, um auf die Vorgabe unter Standard-E-Mail-Nachrichten zurückzugreifen — zuerst in der Sprache des Lieferanten, dann in Ihrer Standardsprache.
Variablen im Nachrichtentext verwenden dieselbe {variablename}-Syntax wie bei den Kunden — siehe Variablen in Nachrichten verwenden.
Registerkarte Buchhaltung
Kreditorenkonto, Zahlungskonto, Zahlungsziel und Währung werden von hier bei jedem Dokument für diesen Lieferanten vorausgefüllt und reduzieren die manuelle Arbeit pro Rechnung oder Buchung. Die übrigen Felder sind Referenzwerte, die auf dem Datensatz hinterlegt bleiben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kreditoren Konto | Das Standard-Kreditorensammelkonto für die Rechnungen dieses Lieferanten. |
| Zahlungskonto | Das Standard-Bankkonto, über das dieser Lieferant bezahlt wird. |
| Kreditlimite | Der maximal zulässige Aussenstand bei diesem Lieferanten. Wird auf Rechnungen als Referenz angezeigt — nicht automatisch durchgesetzt. |
| Schwellenwert | Wird nicht verwendet — nichts in neoo liest diesen Wert. |
| Zahlungsziel (Tage) | Zahlungsfrist in Tagen. Daraus wird das Fälligkeitsdatum auf Kreditorenrechnungen automatisch berechnet. |
| Währung | Die Standardwährung für Dokumente dieses Lieferanten. |
| Rabatt (%) | Wird nur zur Referenz auf dem Datensatz gespeichert. Zeilenrabatte erfassen Sie pro Position auf jeder Rechnung — dieser Wert wird nicht vorausgefüllt. |
| Startdatum / Enddatum | Referenzdaten zur Geschäftsbeziehung. Sie werden nur auf dem Datensatz gespeichert — ein Lieferant mit Enddatum erscheint weiterhin in Auswahllisten und Berichten. |
Registerkarte Bankkonten
Ohne hinterlegtes Bankkonto können Sie den Lieferanten gar nicht über neoo bezahlen. Diese Registerkarte lohnt sich deshalb auch dann, wenn der Rest des Datensatzes warten kann.
Jedes Bankkonto erfasst die IBAN des Lieferanten (bzw. die QR-IBAN bei Schweizer Lieferanten) und den BIC/SWIFT. Diese Angaben fliessen direkt in die Zahlungen:
- Die IBAN sagt neoo, wohin das Geld gehen soll.
- Der BIC ist auf allen Zahlungswegen optional — Amnis, Konfipay, Revolut und der PAIN.001-Export. Liegt die IBAN eines Lieferanten ausserhalb der Schweiz/Liechtensteins und des SEPA-Raums, zeigt die Seite Bankzahlungen den Hinweis BIC empfohlen — ein fehlender BIC blockiert eine Zahlung aber nie.
- Eine QR-IBAN bedeutet, dass die Zahlung nach den Regeln der Schweizer QR-Rechnung läuft; diese verlangen eine gültige strukturierte Referenz (DCN). Die Bankzahlungen kennzeichnen jede Rechnung als Gültige Referenz oder Ungültige Referenz.
Die Liste zeigt zu jedem Konto den Banknamen mit der IBAN darunter — bzw. der QR-IBAN, gekennzeichnet mit einem QRIBAN-Badge — sowie die Beschriftung Default beim Standardkonto. Kreuzen Sie im Kontoformular Als Standard-Bankkonto festlegen an, um dieses Konto zu wählen; es ist dann vorausgewählt, wenn Sie eine Buchung für diesen Lieferanten erfassen. Klicken Sie auf ein Konto, um es zu bearbeiten.
Bankkonten können erst hinzugefügt werden, nachdem der Lieferant zum ersten Mal gespeichert wurde. Speichern Sie den Lieferanten und kehren Sie dann zu dieser Registerkarte zurück, um Konten zu erfassen. Wenn Sie Kreditorenrechnungen über den Posteingang importieren und neoo auf der Rechnung eine IBAN erkennt, die noch nicht hinterlegt ist, kann es diese Registerkarte im Rahmen der Verarbeitung automatisch befüllen.
Registerkarte Protokoll
Verfügbar, sobald der Lieferant gespeichert wurde. Das Protokoll listet die Änderungen an diesem Lieferantendatensatz im Zeitverlauf auf — nützlich, um nachzuvollziehen, wann ein Bankkonto oder eine Zahlungsvorgabe geändert wurde, und von wem.
Speichern
Klicken Sie auf Speichern, um den Lieferanten anzulegen oder zu aktualisieren. Der Datensatz steht sofort für Rechnungen, Buchungen und Zahlungen zur Verfügung.
Lieferanten löschen
Eine Schaltfläche Löschen erscheint bei einem gespeicherten Lieferanten nur, solange keine Rechnungen oder Buchungen auf ihn verweisen; das Löschen ist endgültig. Sobald Dokumente existieren, bleibt der Lieferant dauerhaft erhalten — halten Sie das Ende der Geschäftsbeziehung im Enddatum oder in den Notizen fest und verwenden Sie den Lieferanten auf neuen Dokumenten nicht mehr.