Posteingang

Legen Sie eine Kreditorenrechnung oder ein Kundendokument im Posteingang ab, und neoo übernimmt die Datenerfassung für Sie. Die KI liest die Datei, erstellt die passende Kreditoren- oder Debitorenbuchung und verknüpft das Originaldokument, sodass es immer nur einen Klick entfernt ist. Sie prüfen das Ergebnis und buchen — kein Abtippen Feld für Feld.

Öffnen Sie die Seite über Cockpit → Posteingang.

Was Sie sehen, hängt von drei Berechtigungen ab: Lieferantendokumente hochladen zeigt den Upload-Bereich für Kreditorenrechnungen, Upload Customer Documents den Bereich für Debitorentransaktionen (AR) und Posteingang die Verarbeitungsliste. Jede einzelne davon genügt, damit die Seite verfügbar ist.

Zwei Wege, Dokumente einzuliefern#

Hochladen auf der Seite#

Die Seite hat zwei Upload-Bereiche nebeneinander:

• Kreditorenrechnungen — hochgeladene Dateien werden zu Kreditorenbuchungs-Entwürfen.
• Debitorentransaktionen (AR) — hochgeladene Dateien werden zu Debitorenbuchungs-Entwürfen.

Jeder Bereich nimmt bis zu 20 Dateien auf einmal entgegen. Ziehen Sie Dateien auf den Bereich oder klicken Sie, um sie auszuwählen. Unterstützte Formate: PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG, PNG, TIFF. Es gelten zwei Grössenlimiten: Jede Datei muss kleiner als 15 MB sein (zu grosse Dateien werden mit einer Meldung übersprungen), und ein einzelnes PDF darf höchstens 100 Seiten haben — grössere Dateien werden mit einer Meldung abgewiesen, die Sie bittet, sie in kleinere Dateien aufzuteilen und erneut hochzuladen.

Unterhalb der Dateiliste hat jeder Bereich ein optionales Textfeld Zusätzliche Anweisungen für die KI-Verarbeitung. Nutzen Sie es für einmalige Hinweise — zum Beispiel «Jede Zeile, die mit ‹Versand› beginnt, als separates Frachtkonto behandeln» —, die nur für diesen Stapel gelten.

Klicken Sie auf Lieferantendokumente hochladen (bzw. Kundentransaktionen hochladen), um den Stapel zu senden. Während der Übertragung erscheint ein Fortschrittsbalken. Danach wandern die Dateien in die Verarbeitungsliste weiter unten.

Per E-Mail senden#

Über der Verarbeitungsliste, neben dem Suchfeld, zeigt neoo die Posteingangs-E-Mail-Adresse Ihres Mandanten an. Leiten Sie eine Rechnung an diese Adresse weiter (oder lassen Sie Lieferanten ihre Rechnungen direkt dorthin senden), und sie wird genauso in die Warteschlange gestellt, als hätten Sie sie hochgeladen. Mit der Schaltfläche zum Kopieren in die Zwischenablage neben der Adresse lässt sie sich leicht weitergeben.

Neben der automatischen Mandantenadresse können Administratoren zusätzliche eigene Posteingangsadressen einrichten — zum Beispiel eine pro Lieferant oder Abteilung — auf der Karte E-Mail-Posteingangsadressen unter System → Stationen verwalten. Jede Adresse legt fest, welche Dokumentarten sie annimmt (Lieferant, Kunde, Weitere oder eine beliebige Kombination) und in welcher Arbeitsstation ihre Dokumente starten. Siehe Arbeitsstationen verwalten.

Bei per E-Mail eingegangenen Dokumenten zeigt die Verarbeitungszeile den Absender. Klicken Sie auf die Absenderadresse, um Betreff, CC-Empfänger und Text der ursprünglichen E-Mail einzusehen.

Gutschriften#

Die KI erkennt auch Gutschriften. Wenn sich ein Dokument ausdrücklich als Gutschrift ausweist — eine Überschrift «Gutschrift» oder «Credit Note», ein als «Summe - Gutschrift» bezeichneter Gesamtbetrag oder ein negativer Endbetrag —, wird es als Gutschrift statt als normale Buchung erfasst und verringert den Saldo des Lieferanten oder Kunden, statt ihn zu erhöhen.

Die Erkennung ist bewusst streng: Eine gewöhnliche Rechnung, die lediglich einen Rabatt oder eine negative Position enthält, bleibt eine gewöhnliche Rechnung. Lieferantengutschriften gelangen nie in die Warteschlange der ausgehenden Zahlungen; sie erscheinen stattdessen auf der Seite Bankzahlungen, wo Sie sie mit der nächsten Zahlung an den Lieferanten verrechnen können.

Hängengebliebene Dokumente — der Wiederherstellen-Hinweis#

Wenn Dokumente zu lange warten oder steckengeblieben sind, erscheint über der Liste ein gelber Hinweis mit der Anzahl und einer Schaltfläche Wiederherstellen. Sie öffnet einen Dialog mit drei Optionen:

Versuchen Sie es zuerst mit «Erneut versuchen». Markieren Sie ein Dokument nur dann als fehlgeschlagen oder entfernen Sie es nur dann, wenn es wirklich nicht mehr zu retten ist.

Wirkt die ganze Warteschlange blockiert, prüfen Sie zuerst die Anzeige über der Liste: Worker aktiv (grüner Punkt) ist normal; Keine Worker aktiv bedeutet, dass nichts verarbeitet wird, bis der Dienst wiederhergestellt ist — wenden Sie sich an den Support, statt es wiederholt erneut zu versuchen.

Verarbeitungsliste#

Die Tabelle unter den Upload-Bereichen zeigt die Dokumente, die der Posteingang erhalten hat, das neueste zuerst. Sie öffnet sich mit den letzten zwei Wochen — ältere Dokumente werden erst geladen, wenn Sie danach fragen, damit die Seite auch bei jahrelanger Historie schnell bleibt. Über die Filter erreichen Sie alles Ältere.

Die meisten Spalten erklären sich selbst; einige sind wissenswert:

Ein älteres Dokument finden#

Da die Liste mit den letzten zwei Wochen startet, brauchen Sie für alles Ältere einen Filter. Das Suchfeld über der Tabelle sucht in Dateiname, Absender und Betreff; die Schaltfläche Filter daneben öffnet die übrigen:

Filter zurücksetzen kehrt zur voreingestellten Zwei-Wochen-Ansicht zurück. Die Anzahl im Tabellentitel und die Seitennavigation darunter berücksichtigen immer die aktuell gesetzten Filter, sodass Sie auf einen Blick sehen, wie viele Dokumente zutreffen.

Sie suchen ein Weitere-Dokument? Setzen Sie Dokumentart auf Weitere und Periode auf Gesamte Zeit. So finden Sie Korrespondenz, Lieferscheine und reine E-Mails wieder — auch solche, die automatisch abgeschlossen wurden und daher nie in einer Warteliste erschienen sind. Siehe Weitere Dokumente automatisch abschliessen.

Enthält ein Mandant in den letzten zwei Wochen gar nichts, erweitert der Posteingang den Zeitraum von sich aus, statt eine leere Tabelle zu zeigen.

Aktionen pro Zeile#

• Erneut versuchen (kreisförmiges Wiederholungssymbol) — reiht ein Dokument neu ein, das fehlgeschlagen oder hängengeblieben ist oder auf einen erneuten Versuch wartet. Nur aktiv, wenn der Status einer dieser drei ist.
• Als AP/AR erneut verarbeiten (Neustart-Symbol) — erscheint bei Zeilen mit Sonstiges — zu prüfen und Sonstiges — abgeschlossen. Siehe Falsch eingestuftes Dokument erneut verarbeiten.
• E-Mail-Details anzeigen — öffnet die ursprüngliche E-Mail, wenn das Dokument per E-Mail eingegangen ist.

Falsch eingestuftes Dokument erneut verarbeiten#

Manchmal wird eine echte Rechnung als weiteres Dokument abgelegt — ein Scan, den die KI nicht als Rechnung lesen konnte, ein ungewöhnliches Layout oder ein Dokument, dessen Zweck sich nur mit Kontext erschliesst, den Sie haben und die KI nicht.

Das Neustart-Symbol in der Zeile schickt das Dokument als richtigen Beleg erneut durch die KI-Verarbeitung. Wählen Sie Kreditorenbeleg (AP) oder Debitorenbeleg (AR) und geben Sie der KI eine Anweisung, worum es sich handelt («das ist eine Lieferantenrechnung für die Lagermiete»). Das weitere Dokument verschwindet aus der Liste und die Datei geht auf der gewählten Seite erneut in die Verarbeitung — die Originaldatei muss nicht gesucht und neu hochgeladen werden. Das Dokument selbst bleibt erhalten und hängt am Ende an der erstellten Buchung. Für die erneute Verarbeitung brauchen Sie die passende Upload-Berechtigung — Lieferantendokumente hochladen oder Upload Customer Documents — für die gewählte Seite.

Dieselbe Aktion steht auf der Arbeitsstation zur Verfügung, auf der das Dokument liegt — siehe Weitere Dokumente. Aus dem Posteingang funktioniert sie auch für Dokumente, die automatisch abgeschlossen wurden und deshalb nie in einer Warteschlange erschienen sind.

Kann die KI das Dokument weiterhin nicht als Rechnung lesen, kommt es mit der Begründung als fehlgeschlagen zurück, statt wieder ein weiteres Dokument zu werden. Verwenden Sie Erneut versuchen oder verarbeiten Sie es mit einer klareren Anweisung nochmals.

Mögliche Duplikate#

Sieht ein eingehendes Dokument wie etwas aus, das Sie bereits verbucht haben, trägt seine Zeile den Hinweis Mögliches Duplikat. Fahren Sie mit der Maus darüber, um zu sehen, warum das Dokument markiert wurde:

• Eine identische Datei wurde bereits hochgeladen und verbucht.
• Gleiche Dokumentnummer wie eine bestehende Rechnung.
• Gleiche Partei und gleiche Zahlungsreferenz wie eine bestehende Rechnung.
• Gleiche Partei, gleicher Betrag und gleiches Buchungsdatum wie eine bestehende Rechnung.

Die Nummer der gefundenen Rechnung erscheint neben dem Hinweis und öffnet diese Rechnung in einem neuen Tab, sodass Sie beide vergleichen können, bevor Sie den neuen Entwurf buchen. Die Markierung wandert mit der Buchung in die Genehmigungswarteschlange — siehe Freigaben.

Fehlgeschlagene Dokumente aufräumen#

Zeilen mit Status fehlgeschlagen oder abgebrochen lassen sich gesammelt entfernen: Haken Sie sie an und klicken Sie auf Löschen. Das entfernt die Verarbeitungseinträge und die Quelldateien endgültig — betrachten Sie es als Aufräumarbeit und versuchen Sie ein noch benötigtes Dokument lieber erneut, statt es zu löschen.

Wohin Dokumente nach der Verarbeitung gehen#

Wenn ein Lieferantendokument fertig verarbeitet ist, verlinkt die Referenz-Zelle seiner Zeile auf den neuen Kreditorenbuchungs-Entwurf. Klicken Sie sich durch, um die extrahierten Felder zu prüfen, Referenzdokumente anzuhängen und zu buchen. Die Originaldatei bleibt an der Buchung angehängt. Siehe Kreditorenbuchung für den Prüfablauf nach der Verarbeitung.

Kundendokumente funktionieren gleich und landen auf einer Debitorenbuchung.

Mehrere Rechnungen in einer Datei#

Manchmal enthält ein einzelnes PDF mehr als eine Rechnung — ein Scanner, der einen Stapel zusammengefasst hat, oder eine Lieferantenaufstellung mit separaten Rechnungen. Sie müssen sie nicht selbst auftrennen. neoo erkennt, wenn eine hochgeladene Datei mehrere eigenständige Dokumente enthält, teilt sie auf und verarbeitet jedes als eigene Buchung.

In diesem Fall behält der ursprüngliche Upload den Status split, und jedes enthaltene Dokument erscheint als eigene Zeile in der Liste mit eigenem Buchungsentwurf. Die ursprüngliche Sammeldatei bleibt über die split-Zeile verfügbar, falls Sie sie je wieder ansehen möchten.

Tipps#

• Gemischte Stapel sind kein Problem — Sie können Rechnungen verschiedener Lieferanten in einem Durchgang hochladen. Jedes Dokument wird unabhängig verarbeitet.
• Setzen Sie das Anweisungsfeld sparsam ein — der KI muss nicht mitgeteilt werden, was Sie bereits konfiguriert haben (Kontenplan, Lieferantenstamm, Steuersätze). Nutzen Sie es für wirklich einmalige Hinweise.
• Wenn ein Dokument wiederholt fehlschlägt — öffnen Sie Details, um zu sehen, an welchem Verarbeitungsschritt es gestoppt hat und was die KI geantwortet hat. Ist das Dokument unlesbar (z. B. ein Scan mit zu geringer Auflösung), laden Sie eine bessere Kopie hoch.