Kreditorenrechnung
Eine Kreditorenrechnung erfasst eine Lieferantenrechnung aufgeschlüsselt in Dienstleistungszeilen — jede Zeile ist eine Dienstleistung aus Ihrem Katalog mit eigener Menge, eigenem Preis und Rabatt, und die MWST wird aus den Steuereinstellungen der Dienstleistungen berechnet statt eingetippt. Verwenden Sie sie, wenn die Aufschlüsselung zählt: wiederkehrende Lieferantenverträge mit Positionsabrechnung, Einkäufe, die Sie gegen den Katalog bepreisen möchten, oder Kosten, die Sie Zeile für Zeile Projekten zuordnen.
Für die meisten alltäglichen Rechnungen ist die Lieferantentransaktion die bessere Wahl — sie bucht Beträge direkt auf Aufwandkonten und trägt den ganzen Dokumenten-Workflow: KI-erstellte Entwürfe aus dem Posteingang, Freigabe über Arbeitsstationen, Abgrenzungen, benutzerdefinierte Felder und das Vormerken zur Zahlung. Nichts davon gibt es hier.
Rechnungen, die über den Posteingang eintreffen, werden immer zu Lieferantentransaktionen. Die Kreditorenrechnung ist für die manuelle, positionsweise Erfassung gedacht.
Navigieren Sie zu Lieferanten → Buchungen → Kreditorenrechnung, um eine zu erstellen (erfordert die Berechtigung Kreditorenrechnung). Das Spiegeldokument für Gutschriften, die Sie erhalten, ist die Lastschriftrechnung, beschrieben weiter unten.
Eine Rechnung erstellen
Sie benötigen einen Lieferanten und die Dienstleistungen, die Ihnen verrechnet werden — beides lässt sich auch direkt aus der Rechnung heraus anlegen.
Kopfdaten
| Feld | Hinweise |
|---|---|
| Lieferant | Tippen Sie, um nach Name oder Nummer zu suchen. Adresse, Kreditlimite und verbleibender Kredit des Lieferanten erscheinen unter dem Feld; das Stiftsymbol bearbeitet den Lieferantenstamm, ohne die Seite zu verlassen, das +-Symbol erstellt einen neuen Lieferanten. |
| Buchen in | Das Kreditoren-Sammelkonto, auf das die Rechnung gebucht wird. |
| Währung / Wechselkurs | Das Kursfeld erscheint, wenn Sie eine Fremdwährung wählen. |
| Beschreibung | Eine kurze Beschreibung der Rechnung. |
| Abteilung | Wird angezeigt, wenn Abteilungen konfiguriert sind; ordnet die Rechnung für das Reporting zu. |
| Rechnungsnummer | Tragen Sie die Nummer ein, die auf der Rechnung des Lieferanten steht, oder klicken Sie auf Neue Nummer, um die nächste Nummer aus Ihrem internen Kreditoren-Nummernkreis zu ziehen; bleibt das Feld leer, wird die nächste Nummer beim Buchen vergeben. |
| Auftragsnummer | Optionale Bestell- oder interne Referenz. |
| Rechnungsdatum / Fälligkeitsdatum | Das Fälligkeitsdatum wird aus den Zahlungsbedingungen des Lieferanten ausgefüllt, sobald Sie den Lieferanten wählen. |
| Referenzdokumente | Hängen Sie das PDF des Lieferanten und allfällige Begleitdateien an — bei Bedarf mehrere aufs Mal. Bereits angehängte Dateien sind darunter aufgeführt und können dort gelöscht werden. |
Versandstelle, Versandart und Frachtbrief sind Frachtfelder, die Sie bei Dienstleistungen ignorieren können.
Positionen
Jede Zeile ist eine Dienstleistung. Zeile hinzufügen ergänzt eine Zeile; wählen Sie die Dienstleistung in Nummer oder in Beschreibung — beide durchsuchen denselben Katalog, nehmen Sie also das Feld, dessen Wert Sie kennen. Dienstleistung erfassen legt eine fehlende Katalog-Dienstleistung an, ohne die Rechnung zu verlassen. Einheit und Preis werden aus dem Dienstleistungsstamm übernommen; passen Sie Menge, Preis und % (den Zeilenrabatt) gemäss Rechnung an — Summe zeigt den resultierenden Zeilenbetrag. Ziehen Sie am Anfasser links, um Zeilen umzuordnen.
Der Pfeil einer Zeile öffnet deren Detailfelder. Zwei davon lohnen sich für Dienstleistungen: Projekt ordnet die Zeile einem Projekt zu (angeboten werden nur Projekte, die am Rechnungsdatum gültig sind — siehe Projekte & Abteilungen), und Artikelnotizen nimmt zusätzlichen Text zu dieser Zeile auf. Die übrigen Detailfelder betreffen Fracht und Verpackung und können ignoriert werden.
Jede Zeile muss auf eine Katalog-Dienstleistung verweisen — eine Zeile mit blossem Freitext fällt beim Buchen weg. Fehlt eine Dienstleistung, legen Sie sie zuerst mit Dienstleistung erfassen an.
Notizen, Steuern und Summen
Notizen erscheinen auf dem Dokument; Interne Notizen bleiben nur für Ihr Team sichtbar.
Die Steuerzeilen werden automatisch berechnet: Ein Satz wird verrechnet, wenn er sowohl bei der Dienstleistung als auch beim Lieferanten aktiviert ist. Stimmt die MWST nicht, liegt die Korrektur in der Steuerzuordnung der Dienstleistung oder im Lieferantenstamm, nicht auf diesem Bildschirm — siehe Dienstleistungen und Steuern. Kreuzen Sie Inklusive MWST an, wenn die Beträge des Lieferanten brutto sind — die MWST wird dann aus den Summen herausgerechnet statt aufgeschlagen. Zwischensumme, jede Steuerzeile und Total aktualisieren sich, während Sie bearbeiten.
Zahlungen
Bereits bezahltes Geld lässt sich direkt auf der Rechnung erfassen: Jede Zahlungszeile umfasst das Datum, eine Quelle als Referenz, ein optionales Memo, den Betrag und das Zahlungs-Konto (plus Kurs bei Fremdwährung). Offen zeigt laufend den offenen Saldo. Sie können die Rechnung auch unbezahlt lassen und später begleichen.
Buchen
Buchen verbucht die Rechnung, und Sie bleiben auf der Seite (Speichern tut hier dasselbe). Zum Buchen braucht es einen Lieferanten, ein Konto unter Buchen in, eine Währung und mindestens eine Zeile mit gewählter Katalog-Dienstleistung. Die übrigen Aktionen:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Als neu buchen | Bucht eine Kopie als komplett neue Rechnung — klicken Sie zuerst auf Neue Nummer, damit die Kopie eine eigene Nummer erhält. |
| Neue Nummer | Zieht die nächste Nummer aus dem Kreditoren-Nummernkreis, ohne zu buchen. |
| Löschen | Entfernt die Rechnung. |
Wer eine gebuchte Rechnung wieder öffnet, bearbeitet und erneut bucht, ersetzt den ursprünglichen Eintrag. Buchen und Löschen sind für Daten innerhalb der gesperrten Periode blockiert — siehe Jahresabschluss. Die Buchungsschaltflächen erscheinen nur für Benutzer, die Kreditoren buchen dürfen; dieser Schalter — wie auch das Ausblenden einzelner Schaltflächen wie Als neu buchen — wird pro Benutzer unter Arbeitsstationen verwalten festgelegt.
Drucken und E-Mail-Versand
Sobald die Rechnung gebucht ist, erscheint die Druckleiste: Wählen Sie die Vorlage (Kreditorenrechnung) und den Ort — Bildschirm öffnet das PDF in einem neuen Tab, Herunterladen speichert es — und klicken Sie dann auf Drucken. E-Mail versendet das Dokument mit einem E-Mail-Typ von Rechnung / Lastschrift (E-Mail) oder Mahnung 1–3, vorausgefüllt aus den im Lieferantenstamm hinterlegten Nachrichten.
Letzte 5 Transaktionen am Seitenende öffnet eine kürzlich erfasste Rechnung mit einem Klick.
Lastschriftrechnung
Eine Lastschriftrechnung verringert, was Sie einem Lieferanten schulden — eine erhaltene Gutschrift, retournierte Dienstleistungen oder die Korrektur einer zu hoch gestellten Rechnung. Erstellen Sie eine unter Lieferanten → Buchungen → Lastschriftrechnung (erfordert die Berechtigung Lastschriftrechnung).
Das Formular ist dasselbe wie bei der Kreditorenrechnung, und Sie füllen es gleich aus: Erfassen Sie Mengen und Beträge als positive Zahlen, genau wie sie auf der Gutschrift des Lieferanten stehen. neoo bucht die Reduktion automatisch — geben Sie nie negative Mengen ein, um selbst zu “subtrahieren”.