Bücher abschliessen

Eine Periode, über die Sie bereits abgerechnet haben, darf sich nicht mehr bewegen. Ist die MWST-Abrechnung eingereicht und sind die Zahlen beim Treuhänder, bedeutet eine im Juni geänderte Buchung vom März, dass Ihre Bücher nicht mehr zu dem passen, was Sie eingereicht haben — und niemand merkt es, bis Monate später jemand die beiden abstimmt.

Dafür gibt es zwei Werkzeuge, und sie leisten Unterschiedliches:

• Die Periodensperre — ein einziges Stichdatum. Alles an oder vor diesem Datum ist eingefroren. Sie ist eine Einstellung und lässt sich zurücksetzen.
• Der Jahresabschluss — die Abschlussbuchung, die Aufwand und Ertrag ins Eigenkapital überführt, damit das neue Jahr bei null beginnt.

«Revision» und «Audit-Protokoll» sind zwei verschiedene Seiten#

Das sei vorweg geklärt: Die beiden stehen im Menü nebeneinander, teilen sich dieselbe Berechtigung und werden leicht verwechselt.

• Hauptbuch → Revision ist die Einstellungsseite, um die es hier geht: die Periodensperre und die Löschregel. Zwei Einstellungen und Speichern.
• Hauptbuch → Audit-Protokoll ist die durchsuchbare Historie über den ganzen Mandanten — wer hat was geändert, filterbar nach Typ, Aktion, Person oder Freitext. Es hat eine eigene Seite.

Beide erfordern die Revisions-Berechtigung. Davon unabhängig führen einzelne Datensätze — Journalbuchungen, Ausgangsrechnungen, Debitoren- und Kreditorenbuchungen, Kunden- und Lieferantenstammdaten — ihren eigenen Abschnitt Verlauf mit den Änderungen genau dieses Datensatzes. Auch die Seite Revision hat unten einen solchen Verlauf: Er hält die auf dieser Seite vorgenommenen Änderungen fest; Sperrverschiebungen durch den Jahresabschluss oder durch Periode sperren stehen stattdessen im Audit-Protokoll bei der Abschlussbuchung bzw. der MWST-Periode.

Eine Periode sperren#

Bücher abschliessen bis nimmt ein Datum entgegen und friert alles an oder vor diesem Datum ein. Speichern setzt es in Kraft.

Das Datum selbst ist eingeschlossen. Schliessen Sie die Bücher bis 31.12.2025, ist der 31.12.2025 gesperrt; der erste offene Tag ist der 01.01.2026.

Es gibt genau ein Sperrdatum pro Mandant, und drei Stellen schreiben darauf: diese Seite, Periode sperren im MWST-Bericht und der Jahresabschluss. Das sind keine getrennten Sperren — es gilt immer diejenige, die zuletzt gesetzt wurde.

Was die Sperre bewirkt — und woran Sie sie erkennen#

Hier lohnt sich Genauigkeit, denn das Symptom ist unauffällig genug, um einen halben Tag zu kosten.

Öffnen Sie eine Journalbuchung, eine Ausgangsrechnung, eine Kreditorenrechnung oder eine Debitoren-/Kreditorenbuchung mit einem Datum in der gesperrten Periode, sind die Schaltflächen Buchen und Löschen schlicht nicht vorhanden. Nicht ausgegraut mit einem Hinweis — sie fehlen. Den Beleg können Sie öffnen und lesen; nur zurückbuchen können Sie ihn nicht.

Das ist die Antwort auf nahezu jedes «Warum kann ich das nicht buchen?». Schwer zu erkennen ist es, weil mit der Buchung nichts nicht stimmt — es liegt am Datum. Wenn also eine Buchung nicht durchgeht und das Formular tadellos aussieht: zuerst das Buchungsdatum gegen die Sperre prüfen, alles andere danach.

Dieselbe Regel greift bei neuen Buchungen, mit einem bewusst offen gelassenen Ausweg:

• Eine neue Buchung mit Datum in der gesperrten Periode lässt sich nicht buchen.
• Der Ausweg ist Als neu buchen — ändern Sie das Datum auf einen offenen Tag, und die Schaltfläche erscheint (auch sie fehlt, solange das Datum in der gesperrten Periode liegt). Als neu buchen erstellt einen neuen Beleg auf dem offenen Datum, und das ist der schnellste Weg, etwas hinter der Sperre zu retten.
• Eine Auslage mit Datum in einer gesperrten Periode wird direkt abgewiesen: «Dieses Datum liegt in einer abgeschlossenen Buchungsperiode.»
• Massenänderungen und KI-gestützte Änderungen lassen Buchungen der gesperrten Periode unangetastet, statt den ganzen Lauf scheitern zu lassen — eine KI-gestützte Änderung meldet Ihnen die Anzahl der übersprungenen Buchungen und lässt sich anweisen, sie einzubeziehen.

Wieder öffnen#

Datum löschen oder vorverlegen, dann Speichern. Die Sperre führt keine eigene Geschichte mit — eine wieder geöffnete Periode ist genau so, wie sie war, und die Änderung steht im Verlauf derselben Seite.

Ein vorverlegtes Sperrdatum öffnet alles zwischen dem neuen und dem alten Datum wieder, auch bereits eingereichte Perioden. Das ist der beabsichtigte Ausweg, wenn eine Korrektur wirklich sein muss — es heisst aber auch, dass jede Person mit der Revisions-Berechtigung eine eingereichte MWST-Periode wieder öffnen kann. Vergeben Sie diese Berechtigung entsprechend eng.

Stornierung für alle Daten erzwingen#

Der Grundsatz dahinter: Aus Ihren Büchern soll keine Buchung verschwinden. Ein Fehler wird durch eine zweite Buchung korrigiert, die die erste aufhebt — beide bleiben sichtbar und die Spur bleibt lesbar. Genau das erwartet eine Revisionsstelle.

Ist die Option gesetzt, verschwindet Löschen bei Journalbuchungen, Ausgangsrechnungen, Kreditorenrechnungen, Debitoren-/Kreditorenbuchungen und Aufträgen — ebenso die Sammellöschung in der Sammelaktualisierung — unabhängig vom Datum, ob offene Periode oder nicht. Nehmen Sie das Häkchen weg, ist Löschen wieder da.

Die Option ist enger gefasst, als ihr Name vermuten lässt. Was Sie bekommen:

• Löschen fällt weg. Nichts kann mehr verschwinden, an keinem Datum.
• Eingefroren wird nichts. Eine Buchung in einer offenen Periode lässt sich weiterhin bearbeiten und neu buchen. Wenn Daten stillstehen sollen, ist dafür die Periodensperre zuständig — diese Einstellung ersetzt sie nicht.
• Die Stornierung schreibt sie nicht für Sie. Bei Journalbuchungen, Ausgangsrechnungen und Debitoren-/Kreditorenbuchungen bereitet die Schaltfläche Stornierung den Gegeneintrag vor — datiert auf heute, zum Prüfen und Buchen durch Sie; Kreditorenrechnungen haben keine —, und die gibt es ohnehin, mit oder ohne diese Einstellung.
• Sie ist eine Einstellung, kein Zustand. Bereits gebuchte Belege sind vom Umschalten in keiner Richtung betroffen.

Schalten Sie sie ein, wenn Löschen dauerhaft ausser Frage stehen soll — und zwar zusätzlich zur Periodensperre, nicht an ihrer Stelle.

Jahresabschluss#

Der Jahresabschluss bucht das, was man nicht von Hand bauen möchte: Er leert sämtliche Aufwand- und Ertragskonten ins Eigenkapital, damit das Ergebnis des abgeschlossenen Jahres dort landet, wo die Bilanz es erwartet, und das neue Jahr bei null beginnt.

Sie finden ihn unter Hauptbuch → Jahresabschluss (erfordert die Jahresabschluss-Berechtigung).

Jahresabschluss durchführen bucht ihn. Jahresabschlussdatum und Gewinnvortragskonto sind beide zwingend.

Was gebucht wird#

Eine einzige Journalbuchung, datiert auf das Jahresabschlussdatum:

• Jedes Ertragskonto wird mit seinem Saldo belastet und damit auf null gestellt
• Jedes Aufwandkonto wird mit seinem Saldo entlastet und damit auf null gestellt
• Die Differenz — Ihr Gewinn oder Verlust — geht auf das Gewinnvortragskonto: im Haben bei Gewinn, im Soll bei Verlust

Es ist eine gewöhnliche Journalbuchung und erscheint entsprechend im Hauptbuch-Journal. Frühere Abschlüsse sind unten auf der Seite Jahresabschluss aufgeführt; jede Referenz führt direkt zur Buchung.

Gerechnet wird vom Beginn Ihrer Bücher bis zum Jahresabschlussdatum, wobei frühere Abschlüsse berücksichtigt werden — so schliesst jedes Jahr sein eigenes Ergebnis ab und nicht die aufgelaufene Summe, sofern Sie die Jahre der Reihe nach abschliessen.

Bar / Vereinnahmt oder Abgrenzung#

Abgrenzung schliesst ab, was gebucht ist: Jede gebuchte Rechnung zählt, bezahlt oder nicht. Das ist der Normalfall, und darauf steht die Seite bei jedem Öffnen.

Bar / Vereinnahmt schliesst ab, was tatsächlich geflossen ist: Eine Ausgangs- oder Kreditorenrechnung zählt erst, wenn sie bezahlt ist. Manuelle Journalbuchungen zählen in beiden Fällen.

Wählen Sie die Methode, nach der Ihre Abschlüsse tatsächlich erstellt werden. Wenn Sie es nicht sicher wissen, ist es Abgrenzung — und eine kurze Rückfrage beim Treuhänder ist hier besser als eine Vermutung, denn die falsche Methode schliesst die falschen Zahlen ab.

Der Jahresabschluss setzt die Sperre#

Ein durchgeführter Jahresabschluss setzt Bücher abschliessen bis auf das Jahresabschlussdatum. Das eben abgeschlossene Jahr ist damit sofort geschützt, ohne zweiten Schritt.

Die Sperre bewegt sich dabei ausschliesslich vorwärts. Steht sie bereits später als das Jahr, das Sie abschliessen — etwa auf dem 30.06.2026, während Sie 2025 nachträglich abschliessen —, bleibt sie, wo sie ist. Der Abschluss eines älteren Jahres kann eine bereits eingereichte Periode also nie wieder öffnen.

Einen Abschluss korrigieren#

Ein Jahresabschluss ist keine einmalige Aktion. Führen Sie ihn für dasselbe Datum erneut durch, wird der bisherige Abschluss dieses Datums entfernt und durch einen neu gerechneten ersetzt — eine verspätet eingetroffene Dezemberrechnung oder ein falsches Gewinnvortragskonto sind damit schlicht durch nochmaliges Durchführen erledigt.

Zwei Dinge sollten Sie vorher wissen:

• Ein früheres Jahr abzuschliessen entfernt auch die späteren Abschlüsse. Führen Sie 2024 erneut durch, während 2025 bereits abgeschlossen ist, verschwindet der Abschluss 2025 mit. Schliessen Sie die Folgejahre danach wieder ab, der Reihe nach.
• Einen Abschluss ganz entfernen — statt ihn zu ersetzen — heisst, ihn im Journal zu öffnen und zu löschen. Dazu muss zuerst die Sperre hinter ihn zurückverlegt werden, denn der Abschluss liegt genau auf dem Sperrdatum.

Beides ist nicht schwierig, aber beides macht man besser bewusst als im Nachhinein. Prüfen Sie Gewinnvortragskonto und Methode vor dem Durchführen — der Rest ist Routine.

Wie die Berichte ein abgeschlossenes Jahr lesen#

Nach dem Abschluss stehen die Aufwand- und Ertragskonten des Jahres auf null — die Erfolgsrechnung dieses Jahres zeigt aber weiterhin das echte Ergebnis. Abschlussbuchungen bleiben dort bewusst aussen vor, damit ein abgeschlossenes 2025 sich genau so liest wie vor dem Abschluss, statt auf null zusammenzufallen.

Die Bilanz hält es für frühere Jahre umgekehrt: Deren Abschlussbuchungen sind enthalten, sodass das Ergebnis jedes abgeschlossenen Jahres im Eigenkapital steht, wo es hingehört. Eine Bilanz genau per Abschlussdatum lässt den Abschluss dieses Tages allerdings noch aussen vor. Ihr Dashboard folgt derselben Aufteilung.

Eine Erfolgsrechnung, die nach dem Abschluss noch den Gewinn des Vorjahres zeigt, ist also kein Fehler — sondern beide Berichte tun genau das, wofür sie da sind.