Audit-Protokoll
Früher oder später stellt sich eine Frage, die die Bücher selbst nicht beantworten können: Wer hat diese Rechnung gelöscht? Wann wurde die Periodensperre verschoben, und von wem? Was genau hat der Import letzte Nacht geändert? Im Audit-Protokoll stehen diese Antworten — ein einziger Strom über den ganzen Mandanten, mit jeder Änderung, die irgendjemand oder irgendetwas vorgenommen hat.
Sie öffnen es unter Hauptbuch → Audit-Protokoll (erfordert die Revisions-Berechtigung). Einzuschalten gibt es nichts: Protokolliert wird immer, für alle Benutzer, vom ersten Tag an.
Zwei Dinge vorweg:
- Es liegt neben einer anderen Seite. Hauptbuch → Revision ist die Einstellungsseite für die Periodensperre und die Löschregel — sie ist unter Bücher abschliessen beschrieben. Auf dieser Seite geht es um das Protokoll.
- Es ergänzt den Verlauf des einzelnen Datensatzes. Journalbuchungen, Ausgangsrechnungen, Debitoren-/Kreditorenbuchungen sowie Kunden- und Lieferantenstammdaten zeigen auf ihrer Bearbeitungsmaske jeweils ihre eigene Chronik. Das Audit-Protokoll zeigt sie alle an einem Ort — und es ist der einzige Ort, der noch zeigt, was mit einem Datensatz geschah, nachdem der Datensatz selbst gelöscht wurde.
Das Protokoll lesen
Die Einträge stehen neueste zuerst, fünfzig pro Seite, mit der Gesamtzahl über der Liste und einer Schaltfläche Aktualisieren zum Neuladen.
Jeder Eintrag ist eine Zeile: was getan wurde, an welchem Datensatz, von wem und wann. Das Verb ist so konkret wie möglich — Als neu verbucht, Zahlung hinzugefügt, Aus Bankabgleich erstellt, Sammelaktualisiert (KI-Assistent) —, sodass Sie meist nicht nur sehen, dass sich etwas geändert hat, sondern auch, auf welchem Weg.
Einträge zu Rechnungen, Buchungen, Journalbuchungen sowie Kunden- und Lieferantenstammdaten verlinken direkt auf den Datensatz. Konfigurations- und Systemeinträge sind reiner Text, ebenso gelöschte Datensätze — da ist nichts mehr zu öffnen —, doch der Eintrag behält den im Moment des Löschens festgehaltenen Namen oder die Nummer; die Zeile sagt Ihnen also weiterhin, was entfernt wurde.
Einträge mit Änderungsdetails klappen per Klick zu einem Feld-für-Feld-Vergleich auf: der alte Wert durchgestrichen, ein Pfeil, der neue Wert, gruppiert nach Abschnitt (Kopffelder, Positionen, Zahlungen, angehängte Dokumente). Dieser Vorher-Nachher-Blick ist der eigentliche Wert des Protokolls — nicht nur, dass sich das Fälligkeitsdatum geändert hat, sondern von welchem Wert auf welchen.
Eingrenzen
Vier Filter stehen über der Liste, jeder wirkt, sobald Sie ihn setzen:
| Filter | Wonach er eingrenzt |
|---|---|
| Typ | Die Art des Datensatzes — Verkauf / Debitorenrechnung, Lieferant / Kreditoren, Hauptbuchbuchung, Kunde, Lieferant, Banktransaktion und so weiter, bis hin zu Konfigurationsdatensätzen wie Steuersätze, Währung und Bankkonto. |
| Aktion | Was getan wurde — Erstellt, Verbucht, Aktualisiert, Gelöscht, Storniert, Gemailt, zahlungsbezogene Aktionen wie Zahlung exportiert und mehr. |
| Durchgeführt von | Wer — oder was — die Änderung vorgenommen hat. Siehe unten. |
| E-Mail / Zusammenfassung suchen | Freitextsuche über die E-Mail-Adresse der handelnden Person und die Zusammenfassung des Eintrags. Ein gelöschter Datensatz lässt sich über seine Nummer finden, weil die Nummer in der Zusammenfassung festgehalten ist. |
Durchgeführt von unterscheidet vier Arten von Akteuren und ist der Filter der Wahl, wenn Sie Automatik statt Personen nachverfolgen:
- Benutzer — eine Person, die in der App arbeitet.
- API-Schlüssel — eine Anfrage über einen Ihrer API-Schlüssel, festgehalten unter dem Benutzer, dem der Schlüssel gehört, und markiert mit über API-Schlüssel.
- Hintergrundauftrag — geplante und automatische Verarbeitung: Bankimporte, Sammel-E-Mails, per Upload oder E-Mail eintreffende Dokumente.
- System — interne Aktionen, die neoo selbst ausführt.
«Was hat der Bankimport über Nacht gemacht?» ist also Durchgeführt von: Hintergrundauftrag, und «welche Änderungen kamen über die Integration herein?» ist Durchgeführt von: API-Schlüssel — kein Raten anhand von Zeitstempeln.
Was das Protokoll garantiert
Das Protokoll ist schreibgeschützt. Niemand — kein Administrator, auch nicht, wer die Änderung vorgenommen hat — kann es bearbeiten oder leeren. Genau das ist der Zweck: Es ist die eine Aufzeichnung in Ihren Büchern, die sich nachträglich nicht aufräumen lässt.
Am meisten zählt das beim Löschen. Löschen ist in neoo endgültig — wie die Sammelaktualisierung ausführt, gibt es keinen Papierkorb — und der Eintrag im Audit-Protokoll, mit dem im Moment des Löschens festgehaltenen Namen und Betrag, ist die einzige Spur, die bleibt.
Die Revisions-Berechtigung zeigt jede Änderung im ganzen Mandanten, einschliesslich der Beträge auf jedem Beleg — und dieselbe Berechtigung steuert die Periodensperre. Vergeben Sie sie so eng, wie es Bücher abschliessen ohnehin empfiehlt.