Standard-E-Mail-Nachrichten

Jede Rechnung, die Sie per E-Mail versenden, braucht einen Begleittext — und irgendjemand muss ihn schreiben. Überlässt man das dem Zufall, tippt ihn die Person, die gerade versendet: jedes Mal anders, in irgendeiner Sprache und im Ton eines Dienstagnachmittags.

Formulieren Sie ihn stattdessen einmal hier. Ihre Rechnungs-E-Mail und Ihre drei Mahnstufen erhalten je einen eigenen Text, in jeder Sprache, in der Sie fakturieren. Von da an ist jede E-Mail bereits vorausgefüllt: der richtige Text, die richtige Sprache, die Rechnungsnummer schon drin. Niemand tippt mehr etwas ab — und eine Mahnung, die deutlich sein muss, klingt genau so deutlich, wie Sie es in Ruhe entschieden haben.

Sie finden das unter System → Nachrichten (erfordert die Nachrichten-Berechtigung).

Was Sie hier schreiben#

Die Nachricht — den Text der E-Mail selbst — und bei Rechnungen und Mahnungen einen optionalen Betreff. Lassen Sie den Betreff leer, stellt neoo ihn aus dem Beleg zusammen (Rechnung 10042, Mahnung 1 — 10042); er bleibt bei jedem Versand editierbar.

Es sind Vorgaben, keine Vorschriften. Sie greifen, wenn nichts Spezifischeres vorliegt, und alles Nachgelagerte kann sie weiterhin übersteuern — siehe Welchen Text ein Kunde tatsächlich erhält.

Die Nachrichtentypen#

Die Registerkarten oben sind die E-Mails, die neoo versendet:

Wichtig zu unterscheiden: Hier geht es um die E-Mail, nicht um das angehängte Mahnschreiben. Den Mahntext, den Ihr Kunde im PDF liest, bearbeiten Sie unter Rechnungslayout & Texte. Die Trennung ist gewollt — so bleibt die Begleit-E-Mail kurz, während das angehängte Dokument die formelle Arbeit übernimmt.

Ein Text je Sprache#

Wählen Sie eine Sprache, schreiben Sie den Text, wählen Sie die nächste. Jede der fünf Sprachen, in denen neoo Belege ausstellt — Deutsch (Schweiz), Deutsch (Deutschland), English, Français, Italiano — hält ihren eigenen Text für den gewählten Typ. Die Sprache mit der Markierung Mandant-Standard ist die unter Einstellungen → Einstellungen als Standardsprache gesetzte — und sie fängt alles Übrige auf.

Sie müssen nicht alle fünf ausfüllen. Eine leer gelassene Sprache greift auf Ihre Standardsprache zurück, und meist ist genau das erwünscht: Schreiben Sie Deutsch und Englisch, lassen Sie Italienisch leer — dann erhalten Ihre italienischsprachigen Kunden den deutschen Text statt einer leeren E-Mail. Italienisch füllen Sie an dem Tag aus, an dem Ihnen das nicht mehr passt.

Speichern sichert alle Sprachen des Nachrichtentyps, auf dem Sie gerade sind — Sie können also alle fünf durcharbeiten und einmal speichern. Ein Wechsel auf eine andere Registerkarte lädt diesen Typ jedoch neu: Speichern Sie, bevor Sie eine Registerkarte verlassen, sonst ist der eben geschriebene Text ohne Warnung weg. Der Wechsel der Sprache innerhalb einer Registerkarte ist unkritisch, der Wechsel des Typs nicht.

Welchen Text ein Kunde tatsächlich erhält#

Das ist der Teil, der sich zu verstehen lohnt — denn er beantwortet die Frage, die früher oder später kommt: Warum hat dieser Kunde diesen Text bekommen?

Kurz bevor eine E-Mail rausgeht, arbeitet neoo diese Liste ab und nimmt das Erste, was es findet:

1. Was im Versandfenster steht. Der Text ist dort für Sie vorausgefüllt — wird er vor dem Senden bearbeitet, geht diese Fassung raus, und zwar nur für diese eine E-Mail. Hier ändert sich dadurch nichts. Die Bearbeitung zählt allerdings nur, wenn Text übrig bleibt: Löschen Sie die Nachricht vollständig, greifen wieder die Vorgaben weiter unten — das Entfernen des vorausgefüllten Texts führt also nicht zu einer E-Mail ohne Begleittext.
2. Der eigene Text des Kunden, aus seiner Registerkarte Kommunikation. Hat ein Kunde für diesen Nachrichtentyp einen eigenen Text, erhält er ihn immer — unabhängig von der Sprache. Er hat genau einen Text pro Typ, in der Sprache, in der Sie ihn verfasst haben. Der optionale Betreff auf derselben Registerkarte funktioniert gleich.
3. Ihre Vorgabe in der Sprache des Kunden. Die Sprache auf dem Kundenstamm — aus derselben Registerkarte — entscheidet, welcher Ihrer fünf Texte genommen wird.
4. Ihre Vorgabe in der Standardsprache des Mandanten. Das Auffangnetz, solange die Sprache dieses Kunden noch nicht erfasst ist.
5. Nichts. Enthält keiner der obigen Punkte Text, geht die E-Mail mit leerem Textkörper raus. Das ist das ehrliche Signal, dass dieser Nachrichtentyp nie eingerichtet wurde.

Bei unerwartetem Wortlaut prüfen Sie deshalb zwei Dinge, in dieser Reihenfolge: Hat dieser Kunde einen eigenen Text? (seiner schlägt Ihren, immer) und welche Sprache steht auf seinem Stamm? — denn ein auf Français gesetzter Kunde bekommt Ihren französischen Text, nicht den, den Sie beim Schreiben vor Augen hatten. Kundeneigene Texte entstehen übrigens oft direkt im Versandfenster: Wer den Text vor dem Senden bearbeitet, bekommt von neoo Standard speichern angeboten — ein Klick, und diese Fassung ist ab dann als eigener Text des Kunden hinterlegt.

Für Lieferanten gilt dasselbe. Ihre Registerkarte Kommunikation übersteuert diese Vorgaben für den jeweiligen Lieferanten, und die Reihenfolge ist identisch.

Am schnellsten sehen Sie den tatsächlichen Text, indem Sie das Versandfenster einer Rechnung dieses Kunden öffnen. Was dort steht, ist das aufgelöste Ergebnis der ganzen Kette — keine Vorlage, sondern der Text, der versendet wird.

Variablen#

Tippen Sie an beliebiger Stelle in der Nachricht — oder im Betreff — { und wählen Sie aus der Liste einen Wert, der sich beim Versand selbst einsetzt: Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Betrag, Name der Kontaktperson, Ihre IBAN. Alle Nachrichtentypen bieten denselben Satz.

Welche Variablen es gibt und was sie einsetzen, steht vollständig unter Variablen in Nachrichten verwenden.

Nicht zu verwechseln mit der Registerkarte «E-Mail»#

Zwei Einstellungen, ähnliche Namen, völlig verschiedene Aufgaben — und es lohnt sich, zu wissen, welche Sie meinen:

• System → Nachrichten — diese Seite. Was die E-Mail sagt.
• System → Einstellungen → E-Mail — wie die E-Mail das Haus verlässt: Ihr Mailserver, die Absenderadresse. Beschrieben unter Einstellungen.

Erhalten Ihre Kunden den falschen Wortlaut, sind Sie hier richtig. Erhalten sie gar nichts, beginnen Sie bei der Registerkarte «E-Mail».