Offene Posten

Zwei spiegelbildliche Seiten beantworten die täglichen Liquiditätsfragen: Kunden → Übersicht zeigt, wer Ihnen Geld schuldet und wer im Verzug ist; Lieferanten → Übersicht zeigt, was Sie schulden und was demnächst fällig wird. Beide erfordern die jeweilige Übersichts-Berechtigung.

Die vier Statuskarten#

Oben fassen vier Karten die Lage zusammen. Offen und Überfällig summieren den Aussenstand, Abgeschlossen summiert den Betrag der beglichenen Transaktionen und Überbezahlt den zu viel bezahlten Betrag; jede Karte zeigt zusätzlich ihre Anzahl Transaktionen, und alle vier folgen Ihrer aktuellen Suche und Ihren Filtern:

• Offen — fakturiert, noch nicht fällig. Geld, das unterwegs ist.
• Überfällig — über dem Fälligkeitsdatum. Auf der Kundenseite gehört Ihr Nachfassen hierhin — versenden Sie die nächste Mahnstufe im Stapel über Mahnungen; auf der Lieferantenseite ist es das, was Sie schon hätten zahlen sollen.
• Abgeschlossen — vollständig bezahlt.
• Überbezahlt — mehr bezahlt als fakturiert; so oder so einen Blick wert (eine Doppelzahlung oder eine noch zu verrechnende Gutschrift).

Die Karten sind klickbare Filter zum Ein- und Ausschalten: Ein Klick auf eine Karte nimmt ihre Transaktionen in die Tabelle auf, ein erneuter Klick entfernt sie wieder — so lassen sich beliebige Status kombinieren. Die Seite öffnet standardmässig mit Offen.

Diagrammansicht#

Der Ansichtsschalter ersetzt die Karten durch Diagramm — eine «Transaktionstrends»-Liniengrafik derselben Reihen im Zeitverlauf, mit Periodenschalter Täglich / Monatlich / Vierteljährlich / Jährlich; die Transaktionstabelle bleibt unterhalb der Grafik stehen. Die Grafik zeigt immer alle Transaktionen — Suche und Filter engen sie nicht ein. Nutzen Sie sie, um die Richtung zu erkennen: Wächst der Überfällig-Berg, ist die Fakturierung saisonal, halten die Zahlungen Schritt?

Filtern und die Tabelle#

Ein Schnellsuchfeld deckt die meisten Bedürfnisse ab; die Schaltfläche Filter öffnet den vollen Satz, und alles wirkt sofort: Datumsbereich, Mehrfachauswahl von Kunden/Lieferanten, Rechnungsnummer, Dokumentnummer (die auf dem Originaldokument aufgedruckte Nummer), Auftragsnummer, Beschreibung, Betrag grösser/kleiner als — plus alle benutzerdefinierten Felder, die Sie definiert haben.

Die Tabelle zeigt einen Status-Chip, Rechnung Nr. (verlinkt auf die Rechnung), Datum, den Kunden/Lieferanten (verlinkt auf den Stammdatensatz), Beschreibung, Betrag, Bezahlt, Offen und das Fälligkeitsdatum — rot, sobald überfällig. Links respektieren die Berechtigungen: Benutzer erhalten nur Links auf Seiten, die sie öffnen dürfen.

Aktionen#

• Excel exportieren und PDF exportieren erzeugen die aktuelle gefilterte Liste — eine Offene-Posten-Liste für Ihren Treuhänder oder eine Anrufliste fürs Nachfassen, auf Knopfdruck.
• Kundenrechnung (in der Kundenübersicht) öffnet eine neue Ausgangsrechnung; Lieferantentransaktion (in der Lieferantenübersicht) eine neue Lieferantentransaktion — die Übersicht taugt damit auch als Arbeits-Startseite für Debitoren und Kreditoren.