Sammelaktualisierung

Manche Korrekturen sind dieselbe Korrektur, fünfhundert Mal. Ein Jahr Buchungen auf dem falschen Aufwandskonto. Eine Abteilung, die nie gesetzt wurde. Ein Projekt, das auf jeder Position eines Mandats hätte stehen sollen. Jeden Beleg einzeln zu öffnen und von Hand zu korrigieren, kostet einen Tag — und bietet jedes Mal neu die Gelegenheit für einen Tippfehler.

Die Sammelaktualisierung erledigt das in einem Durchgang: genau die Buchungen herausfiltern, die Sie meinen, anhaken, das Feld einmal setzen.

Es gibt zwei davon — Hauptbuch → Sammelaktualisierung für Buchungssätze und Lieferanten → Sammelaktualisierung für Lieferantenbelege. Sie funktionieren gleich; die Kreditorenseite bietet nur mehr Filter. Jede braucht ihre eigene Berechtigung, und diese Berechtigung wiegt schwerer, als ihr Name vermuten lässt — siehe was die Berechtigung wirklich erlaubt.

Diese Maske bearbeitet gebuchte Transaktionen direkt. Was noch auf Freigabe wartet, erscheint hier nie. Ein geändertes Datum oder Konto verschiebt echtes Geld zwischen Perioden oder Konten in Ihrem Hauptbuch — ohne Stornobuchung, die davon zeugt. Für eine echte Korrektur ist das richtig, für einen Versuch auf gut Glück nicht.

Die Buchungen finden#

Die Maske sucht sofort beim Öffnen, und sie startet mit den letzten 30 Tagen. Wenn Sie etwas aus dem Vorjahr korrigieren, ist das der Grund für die kurze Liste — setzen Sie die Daten, bevor Sie irgendetwas schliessen.

Den Rest finden Sie im Bereich Filter. Im Hauptbuch schränken Sie ein über Beschreibung, Referenz, Konto und Abteilung sowie über drei verschiedene Datumsbereiche: wann die Buchung datiert ist, wann sie erstellt und wann sie zuletzt geändert wurde. Die Kreditorenseite ergänzt Rechnungsnummer, Lieferant, Fällig ab / Fällig bis und Betragsfilter — grösser als, kleiner als, gleich.

Positionsdaten ist der Schalter, der ändert, woran Sie arbeiten. Aus: Jede Zeile ist eine ganze Buchung. Ein: Jede Zeile ist eine einzelne Hauptbuchzeile innerhalb einer Buchung — was Sie brauchen, wenn nur ein Konto auf einer Position falsch ist und nicht der Beleg als Ganzes. Der Schalter ändert die Spalten, die Felder, die Sie setzen dürfen, und die Filter: Positionsdaten ergänzt im Hauptbuch Projekt, Quelle und Memo, auf der Kreditorenseite Konto, Aufwandskonto Position, Steuerkonto, Projekt und Steuerbetragsfilter.

Buchungen in einer gesperrten Periode werden nie aufgelistet. Sie werden herausgefiltert, bevor Sie sie sehen, und nichts auf dem Bildschirm sagt das — ein Filter, der fünfzig Zeilen treffen sollte, liefert also womöglich stillschweigend dreissig. Sieht die Anzahl falsch aus, prüfen Sie erst Ihre Periodensperre, bevor Sie einen Fehler suchen.

Auswählen#

Haken Sie Zeilen einzeln an oder nutzen Sie das Kästchen in der Kopfzeile. Dieses Kästchen sollten Sie richtig verstehen:

Alle auswählen meint jede Zeile, die Ihrem Filter entspricht — nicht nur die sichtbaren. Die Tabelle hat keine Seiten; sie lädt das ganze Ergebnis und scrollt. Ein Klick kann also mehrere tausend Buchungen auswählen, und der Zähler über der Tabelle (Total Buchungen und Buchungen ausgewählt — im Positionsdaten-Modus Total Zeilen / Zeilen ausgewählt) ist das Einzige, was Ihnen sagt, wie viele es sind. Lesen Sie ihn, bevor Sie handeln.

Felder ändern#

Sind Zeilen angehakt, öffnet Buchungen sammelaktualisieren (bzw. Zeilen sammelaktualisieren) den Dialog. Setzen Sie ein oder mehrere Felder, dann schreibt Aktualisierung anwenden denselben Wert in jede ausgewählte Zeile.

Die Regel, die der Dialog nennt, ist die wichtige: Nur was Sie eintragen, wird gesendet — ein leeres Feld heisst «unverändert lassen». Sie können also auf vierhundert Buchungen die Abteilung ändern, ohne sonst irgendetwas anzurühren.

Welche Felder Sie erhalten, hängt vom Bereich ab und davon, ob Positionsdaten eingeschaltet ist:

Zwei Dinge, über die man stolpert:

• Eine Auswahl zu leeren bewirkt nichts. Leer heisst «unverändert» — um eine Abteilung oder ein Projekt tatsächlich zu entfernen, müssen Sie Abteilung leeren bzw. Projekt leeren anhaken. Das ist mit Abstand das häufigste «Ich habe es geändert und es ist nichts passiert».
• Nur Buchungsjahr setzen (Monat und Tag je Zeile beibehalten) schreibt allein das Jahr um und behält Monat und Tag jeder Zeile. Genau das wollen Sie, wenn ein Stapel im falschen Jahr gebucht wurde — Sie plätten nicht fünfhundert Buchungen auf ein einziges Datum. (Ein 29. Februar in einem Nicht-Schaltjahr wird zum 28. Februar.)

Ein Stapel kann teilweise gelingen. Sie erfahren, wie viele funktioniert haben und wie viele nicht, mit dem Grund für jede — eine Zeile in gesperrter Periode oder anderweitig gesperrt wird für sich abgelehnt, ohne den Rest des Stapels mitzureissen. Jede Änderung wird im Audit-Protokoll festgehalten, vorher und nachher.

Sammellöschung#

Auf derselben Maske sitzt die Schaltfläche Sammellöschung, und sie tut mit allem Angehakten genau das, was sie sagt.

Das ist die zerstörerischste Aktion in neoo — seien Sie sich über die Reichweite im Klaren. Einen Lieferantenbeleg zu löschen, entfernt nicht nur diesen Beleg, sondern auch die dazu erfassten Zahlungen, den Buchungssatz, den diese Zahlungen erzeugt haben, und die angehängten Dateien. Es ist eine harte Löschung. Kein Rückgängig, kein Papierkorb, nichts zum Stornieren. Übrig bleibt allein der Audit-Eintrag, dass es geschehen ist.

Die Bestätigung ist ein einziger Dialog — Buchungen löschen?, mit der Anzahl Zeilen und dem Hinweis, dass es nicht rückgängig gemacht werden kann — und dann ist es getan. Kein zweiter Schritt, kein Abtippen der Anzahl.

Was Sie schützt:

• Die Periodensperre. Was auf oder vor Ihrem Datum unter Bücher abschliessen bis liegt, lässt sich hier nicht löschen.
• Stornierung für alle Daten erzwingen. Ist das aktiv, wird die Sammellöschung gar nicht erst angeboten — genau wie auf den einzelnen Belegmasken, wo die Einstellung die Löschschaltfläche entfernt. Gilt bei Ihnen, dass Fehler storniert und nicht getilgt werden, deckt die Einstellung auch diese Maske ab. Beides finden Sie auf der Revisionsmaske.
• Der Positionsdaten-Modus. Dort verschwindet die Löschung — man kann keine halbe Buchung löschen, nur eine ganze.
• Ein Buchungssatz hinter einer Abgrenzung oder einer, den eine offene Auslage sperrt, wird einzeln abgelehnt. Ein Lieferantenbeleg, der zu einer Auslage gehört, ist nicht geschützt — die Auslage wird mit ihm gelöscht.

Die Berechtigung erlaubt auch das Löschen#

Es gibt keine separate Löschberechtigung. Dieselbe Berechtigung, die jemandem die Sammelaktualisierung erlaubt, erlaubt ihm auch die Sammellöschung: ledger.batchupdate fürs Hauptbuch, vendor.batchupdate für die Kreditoren.

Das verdient beim Einrichten der Rollen einen Moment. «Sammelaktualisierung» klingt nach einer Erleichterung für Massenbearbeitung — nach etwas, das man einer Buchhalterin gibt, damit sie ein Quartal umbuchen kann, ohne jemanden zu fragen. Es gibt ihr zugleich die Möglichkeit, Lieferantenbelege samt Zahlungen und Anhängen mit einem Klick dauerhaft zu vernichten, für jede offene Periode.

Vergeben Sie die Sammelaktualisierung sparsam und nur an Personen, denen Sie das Löschen zutrauen — denn genau das vergeben Sie. Wollen Sie die Massenbearbeitung ohne das Risiko, aktivieren Sie Stornierung für alle Daten erzwingen: Die Aktualisierung bleibt, die Löschung verschwindet.

Welche Masken es gibt#

Hauptbuch → Sammelaktualisierung und Lieferanten → Sammelaktualisierung sind die beiden. Für Debitorenrechnungen gibt es keine Sammelaktualisierung — Korrekturen auf der Debitorenseite nehmen Sie am Beleg selbst vor oder über eine Debitorenbuchung.