Mahnungen

neoo kann Zahlungserinnerungen an Kunden mit offenen Rechnungen senden. Es gibt drei eskalierende Mahnstufen — eine freundliche erste Erinnerung, ein bestimmteres Nachfassen und eine letzte Mahnung — jede mit eigener E-Mail-Vorlage und eigenem PDF-Layout. Die Stufe steigt bei jedem Mahnungsversand per E-Mail von dieser Seite aus automatisch um eins, und Sie können sie jederzeit von Hand anpassen. Mailen oder drucken Sie Mahnungen für viele Rechnungen auf einmal.

Öffnen Sie Kunden → Stapel → Mahnung (erfordert die Berechtigung Mahnung; das Mailen und Drucken von Mahnungen erfordert zusätzlich die Berechtigung Kundenbuchung).

Rechnungen finden, die gemahnt werden müssen#

Filtern Sie nach Kunde oder Abteilung, wenn Sie nur einen Teil der Liste sehen möchten, und klicken Sie dann auf Suchen. Die Tabelle zeigt gebuchte Rechnungen und Kundenbuchungen, die unbezahlt und fällig sind — Fälligkeitsdatum heute oder früher. Eine noch nicht fällige Rechnung erscheint hier nie.

Jede Zeile zeigt Kundenname, Kundennummer, E-Mail-Adresse, aktuelle Mahnstufe, Rechnungsnummer und -datum, das Fälligkeitsdatum (Fällig am), die Anzahl Tage, die die Rechnung überfällig ist (Tage überfällig — der schnellste Anhaltspunkt dafür, welche Rechnungen hochgestuft werden sollten), sowie den offenen Betrag (Fällig). Klicken Sie auf einen Kundennamen, um dessen Datensatz zu öffnen, oder auf eine Rechnungsnummer, um die Rechnung zu öffnen.

Mahnstufen#

Jede Rechnung beginnt auf Stufe 1. Die Stufe bestimmt, welche Mahnvorlage verwendet wird — Ihre erste Mahnung kann also höflich sein, die zweite direkter und die dritte eine letzte Aufforderung.

Normalerweise stufen Sie nicht von Hand hoch: Bei jedem Mahnungsversand per E-Mail von dieser Seite aus steigt die Stufe der Rechnung automatisch um eins (bis maximal Stufe 3), sodass der nächste Lauf die bestimmtere Vorlage verwendet. Die folgenden Bedienelemente sind für Korrekturen gedacht — etwa um eine Stufe nach einer Zahlungsvereinbarung zurückzusetzen oder direkt zur letzten Mahnung zu springen.

Um die Stufe einer einzelnen Rechnung zu ändern, verwenden Sie das Dropdown in der Spalte Stufe. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Um die Stufen mehrerer Rechnungen auf einmal zu ändern, wählen Sie sie über die Kontrollkästchen aus — die Stapel-Schaltflächen erscheinen, sobald mindestens eine Zeile ausgewählt ist — und klicken dann auf:

• Eine Ebene höher — stuft alle ausgewählten Rechnungen eine Stufe hoch (maximal Stufe 3).
• Eine Ebene tiefer — stuft alle ausgewählten Rechnungen eine Stufe zurück (minimal Stufe 1).

Mahnungen versenden#

Eine einzelne Mahnung drucken#

Klicken Sie auf das Druckersymbol einer Zeile, um ein Mahnungs-PDF für diese Rechnung herunterzuladen. Das PDF verwendet die Vorlage der aktuellen Stufe der Rechnung.

Mahnungen im Stapel mailen#

Wählen Sie die Rechnungen aus, für die Sie Mahnungen senden möchten, und klicken Sie auf Stapel-E-Mail.

Hat eine ausgewählte Rechnung keine hinterlegte E-Mail-Adresse, wird der Stapel blockiert und die betroffenen Kunden und Rechnungsnummern werden aufgelistet. Ergänzen Sie zuerst eine E-Mail-Adresse im Kundendatensatz.

Im E-Mail-Dialog:

Klicken Sie auf Senden. Jede ausgewählte Rechnung wird mit der Mahnvorlage ihrer aktuellen Stufe an die Adresse des Kunden gemailt. Nach dem Versand des Stapels steigt die Stufe jeder gemailten Rechnung automatisch um eins (bis maximal Stufe 3) — Sie müssen danach nicht mehr auf Eine Ebene höher klicken. Drucken, ob pro Zeile oder über Stapeldruck, verändert die Stufen nicht.

Mahnungen im Stapel drucken#

Wählen Sie die Rechnungen aus, für die Sie Mahnungen drucken möchten, und klicken Sie auf Stapeldruck.

Klicken Sie auf Erstellen, um den Stapel in die Warteschlange zu stellen.

Die Liste exportieren#

Sobald Ergebnisse geladen sind, laden Sie mit den Schaltflächen Excel exportieren oder PDF exportieren die vollständige Liste für Reporting oder Ablage herunter.

Mahnvorlagen einrichten#

Die E-Mail zu jeder Mahnstufe schreiben Sie unter Standard-E-Mail-Nachrichten (System → Nachrichten); das Mahnschreiben selbst — der Text im PDF — wird unter Rechnungslayout & Texte festgelegt. Sie können zusätzlich eine kundenspezifische Mahnnachricht im einzelnen Kundendatensatz hinterlegen (öffnen Sie ihn über Kunden → Berichte → Kundensuche oder per Klick auf den Kundennamen in der Mahnliste); sie wird für diesen Kunden anstelle Ihrer Vorgabe verwendet.