Freigaben

Das ist Ihre Warteschlange. Alles, was an eine Arbeitsstation geleitet wird, deren Mitglied Sie sind, erscheint hier — bereit zur Prüfung und Genehmigung. Die Seite ersetzt die Frage «Wer hat das Dossier gerade?» durch eine klare, gemeinsame Liste — alle Prüfer sehen dieselbe Ansicht.

Öffnen Sie die Seite über Cockpit → Freigaben.

Wenn Sie keine Stationen sehen, obwohl Sie welche erwarten, bitten Sie Ihren Administrator, Sie einer Station hinzuzufügen — siehe Arbeitsstationen verwalten.

Was Sie sehen#

Jede Arbeitsstation, der Sie zugewiesen sind, erscheint als Karte. Die Kopfzeile zeigt:

• Den Namen der Station und Chips dafür, was sie standardmässig verarbeitet — Alles, AP, AR, Weitere (eine Station kann mehrere tragen), dazu Beleg bei einer Belegstation.
• Sobald die Station Buchungen enthält, einen zweiten Chip, der zusammenfasst, was wartet — AR, AP oder Gemischt —, sowie die Anzahl Rechnungen und weiterer Dokumente.
• Eine kurze Beschreibung, falls Ihr Administrator eine hinterlegt hat.

Unter der Kopfzeile liegt die Rechnungsliste der Station — jede Buchung, die auf einen Entscheid wartet. Die Karten öffnen sich aufgeklappt; Collapse blendet die Liste einer Station aus, wenn sie gerade nicht stören soll, Expand holt sie zurück.

Wenn die Seite «Keine Arbeitsplätze Ihnen zugewiesen» meldet, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Administratoren und Eigentümer sehen zusätzlich eine Karte Nicht zugewiesen mit Entwürfen und weiteren Dokumenten, die keiner Station zugeleitet wurden.

Wie Arbeit in Ihre Warteschlange gelangt#

Eine Buchung landet auf einem von zwei Wegen auf einer Station:

• Vom Dokumenten-Posteingang erstellt — verarbeitet die KI eine Kreditorenrechnung oder ein Kundendokument, wird der entstandene Entwurf an die Station geleitet, die zu seinem Typ passt. Siehe Posteingang.
• Von Kolleginnen und Kollegen übertragen — wer eine Debitoren- oder Kreditorenbuchung bearbeitet, kann sie über das Dropdown Verschieben nach… (bestätigt mit Verschieben) mit einer optionalen Mitteilung in den Übertragungsnotizen an eine Station leiten — oder sie mit einem Klick über die Schaltfläche Übertragen → … mit dem Namen der nächsten Station weiterreichen, wenn eine konfiguriert ist. Siehe An eine Arbeitsstation senden auf der Seite zur Debitorenbuchung; Kreditorenbuchungen funktionieren gleich.

Warteschlange filtern#

Ein Schnellsuchfeld (Rechnungen suchen…) über der Stationsliste filtert bereits während der Eingabe, und die Schaltfläche Filter klappt den vollständigen Filtersatz aus — dasselbe Muster wie auf den Berichtsseiten. Filter gelten für alle Stationen auf der Seite gleichzeitig und wirken sofort; ein Zähler zeigt, wie viele Einträge gerade sichtbar sind.

Filter zurücksetzen erscheint, sobald ein Filter aktiv ist, und setzt alles auf einmal zurück. Alle sichtbaren auswählen / Alle abwählen markieren bzw. demarkieren jede aktuell angezeigte Buchung — praktisch vor einer Massenaktion.

Massenaktionen#

Wenn viele gleichartige Buchungen in der Warteschlange liegen, können Sie sie als Gruppe bearbeiten, statt jede einzeln zu öffnen. Setzen Sie den Haken in einer beliebigen Zeile, um mit der Auswahl zu beginnen; die Auswahl funktioniert stationsübergreifend. Die Schaltflächen für Massenaktionen erscheinen nur, wenn Ihre Rolle Debitoren- oder Kreditorenbuchungen bearbeiten darf.

• Genehmigen verbucht die ausgewählten Entwürfe, ohne jedes Formular neu zu öffnen. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie Genehmigungsrechte haben, und Ihre Genehmigungslimite gilt pro Buchung — Buchungen über der Limite bleiben liegen, mit einer einzeiligen Begründung in der Ergebnismeldung.
• An Station übertragen verschiebt die ausgewählten Buchungen in einem Zug auf eine andere Arbeitsstation. Sie können eine optionale Notiz hinzufügen, die im Übertragungsverlauf jeder verschobenen Buchung festgehalten wird, damit der nächste Prüfer weiss, warum sie eingetroffen ist.
• Löschen entfernt die ausgewählten Entwürfe nach einer Bestätigung. Entwürfe in einer gesperrten Buchungsperiode sind geschützt — sie bleiben liegen, und eine Meldung listet auf, welche übersprungen wurden.

Die meisten Aktionen gelten alles-oder-nichts pro Zeile: Werden einzelne übersprungen (Limite überschritten, gesperrte Periode, bereits auf der Zielstation, …), gehen die übrigen trotzdem durch, und die Meldung erklärt, warum die übersprungenen nicht dabei waren.

Die Warteschlange lesen#

Die Liste jeder Station zeigt alle Buchungen, die ihr aktuell zugewiesen sind. Klicken Sie auf eine Rechnungsnummer, um die Buchung in der Vorschau zu öffnen; von dort können Sie genehmigen und buchen. Ein PDF-Symbol rechts neben der Rechnungsnummer öffnet das angehängte Dokument in einem neuen Tab.

Beträge sind eingefärbt, damit Sie AR (positiv — Geldeingang) auf einen Blick von AP (Geldausgang) unterscheiden können.

Die Spalte MWST-Konten zeigt, welche Steuerkonten auf der Buchung bebucht werden, aufgelistet nach Kontonummer. Die meisten Buchungen haben ein einziges MWST-Konto, eine Buchung kann aber mehrere tragen, wenn ihre Positionen unterschiedliche Steuersätze verwenden. Eine rote Markierung Keine MWST bedeutet, dass die Buchung keine Steuer bucht — prüfen Sie vor der Genehmigung, ob das beabsichtigt ist.

Bei AP-Zeilen zeigt die Spalte IBAN den Stand der Bankverbindung des Lieferanten auf einen Blick: Ein positiver Chip QR-IBAN oder IBAN ok bedeutet, dass alles Nötige für die Zahlung hinterlegt ist. Ein rotes Fehlende IBAN bedeutet, dass die Buchung erst bezahlt werden kann, wenn das Bankkonto des Lieferanten erfasst ist. BIC fehlt ist nur ein Hinweis — keine Zahlungsmethode setzt einen BIC des Lieferanten voraus; empfohlen ist er für grenzüberschreitende Zahlungen ausserhalb der Schweiz und des SEPA-Raums. Siehe Zahlungen.

Zeilen können ausserdem den Hinweis Mögliches Duplikat tragen, wenn das Dokument wie ein bereits verbuchtes aussieht — dieselbe Datei doppelt hochgeladen, dieselbe Dokumentnummer, dieselbe Partei und Zahlungsreferenz, oder dieselbe Partei, derselbe Betrag und dasselbe Buchungsdatum. Der Hinweis verlinkt (in einem neuen Tab) auf die gefundene Rechnung, damit Sie vor der Genehmigung vergleichen können. Ist es falscher Alarm, kann jede Person, die Debitoren- oder Kreditorenbuchungen bearbeiten darf, die Markierung über das × des Hinweises entfernen (Kein Duplikat).

Ein Chip MWST prüfen warnt, dass die auf dem Dokument ausgewiesenen MWST-Beträge nicht mit der berechneten Steuer übereinstimmen — oder sich nicht zum Dokumenttotal aufsummieren; in diesem Fall wurde der Beleg als einzelne Zeile verbucht. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Chip, um die genaue Abweichung zu sehen, und prüfen Sie die Steuer auf der Buchung, bevor Sie genehmigen.

Eine Buchung genehmigen#

Es gibt zwei Wege zu genehmigen. Unkomplizierte Buchungen verbuchen Sie als Massenaktion direkt aus der Warteschlange — siehe Massenaktionen. Alles, was Sie zuerst kontrollieren möchten, öffnen und prüfen Sie:

1. Klicken Sie in der Zeile auf die Rechnungsnummer.
2. Prüfen Sie die Buchung (Kopf, Positionen, Summen, angehängte Dokumente).
3. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Genehmigen. Die Buchung wird verbucht.

Danach bringt Sie der Link zurück auf die Seite Freigaben, damit Sie die nächste übernehmen können.

Beim Genehmigen greifen auch die Regeln der Arbeitsstation: Hat die Station für die betreffende Seite (AP oder AR) eine Genehmigungsregel, die den maximal genehmigbaren Betrag begrenzt, werden Buchungen über dieser Limite nicht verbucht — sie brauchen jemanden mit höherer (oder ohne) Limite. Eine Seite ohne konfigurierte Regel hat keine Limite. Administratoren konfigurieren diese Regeln pro Seite unter Arbeitsstationen verwalten. Bei einer Kreditorenbuchung, die Sie nicht genehmigen dürfen, wird die Schaltfläche Genehmigen nicht angezeigt; bei einer Debitorenbuchung bleibt sie sichtbar, und die Genehmigung wird mit einem Hinweis auf die überschrittene Limite verweigert.

An die nächste Station übertragen#

Hat ein Administrator dieser Station eine Nächste Station zugewiesen (ein fester Schritt in einer Prüfkette), erscheint neben Genehmigen eine Schaltfläche Übertragen. Ein Klick leitet die Buchung direkt an diese nächste Station weiter — kein Ziel auswählen nötig. Dieselbe Abkürzung gibt es in der Warteschlange: Wählen Sie die Buchungen einer Station aus und verwenden Sie deren Schaltfläche Übertragen an …. Um eine Buchung an ein anderes Ziel als die konfigurierte nächste Station zu senden, verwenden Sie stattdessen die normale Übertragungsfunktion.

Wenn das Buchen für Sie deaktiviert ist#

Ist auf Ihrem Konto Kreditor buchen oder Debitor buchen deaktiviert (durch einen Administrator unter Arbeitsstationen verwalten), sind die Schaltflächen Buchen, Als neu buchen, Neue Nummer und Stornierung für diese Seite der Bücher ausgeblendet, und das Buchen wird serverseitig verweigert. Löschen bleibt verfügbar — es ist vom Buchungsschalter nicht betroffen. Sie können weiterhin auf Ihrer Arbeitsstation wartende Entwürfe genehmigen und übertragen — nur das eigenständige Erstellen und Stornieren von Buchungen ist gesperrt.

Weitere Dokumente#

Nicht alles, was den Posteingang erreicht, ist eine Rechnung — Bankbriefe, Verträge, Auszüge, amtliche Mitteilungen. Die KI klassifiziert diese als weitere Dokumente und leitet sie an die Station, deren Einstellung Standard für den Typ Weitere einschliesst (konfiguriert unter Arbeitsstationen verwalten). Auf der Karte dieser Station erscheinen sie in einer eigenen Tabelle Weitere Dokumente, getrennt von den Rechnungen, mit den Spalten Erhalten, Quelle (E-Mail oder Upload), Von, Betreff / Datei und Dokumenttyp.

Klicken Sie auf Ansehen, um das Dokument zu lesen und seinen Übertragungsverlauf zu sehen. Aus dem Dialog können Sie:

• Übertragen (unter An Station übertragen) — das Dokument mit einer optionalen Notiz an die Station einer Kollegin oder eines Kollegen weitergeben.
• Als AP/AR erneut verarbeiten — für eine Rechnung, die versehentlich hier gelandet ist. Wählen Sie Kreditorenbeleg (AP) oder Debitorenbeleg (AR), geben Sie der KI eine Anweisung, worum es sich tatsächlich handelt, und das Dokument durchläuft die KI-Verarbeitung erneut auf dieser Seite (dafür brauchen Sie die passende Upload-Berechtigung — Lieferantendokumente hochladen bzw. Upload Customer Documents). Das weitere Dokument verschwindet von der Station, die Datei wird übernommen — es muss nichts erneut hochgeladen werden — und hängt am Ende an der neu erstellten Buchung, die wieder auf dieser Station landet. Kann die KI das Dokument weiterhin nicht als Rechnung lesen, erscheint es mit der Begründung als fehlgeschlagenes Dokument im Posteingang, statt wieder hier zu landen.
• Als erledigt markieren — abschliessen, sobald es erledigt ist; es wird nichts verbucht, das Dokument wird einfach abgelegt.

Ein Massen-Als erledigt markieren räumt mehrere auf einmal ab, wenn Sie einen Stapel durchgearbeitet haben.